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Unplugged-Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Unplugged-Konzert wirkt unkompliziert, braucht aber genaue Vorbereitung: Akustikgitarren, Mikrofone, DI-Boxen und Bühnenlicht müssen zusammenpassen. Kläre zuerst Datum, Ort und Künstler, danach folgen Reservierungen, Genehmigungen und Einladungen. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Technik und Catering feststehen. Am Veranstaltungstag zählen ein früher Bühnenaufbau, gekühlte Getränke und ein kurzer Soundcheck, bevor die Gäste eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Künstler festlegen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm veröffentlichen

  • Künstlerinformationen versenden

  • Technik abstimmen

    2 Personen

  • Catering-Mengen festlegen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Fehlende Materialien ausleihen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Arbeitsbereiche absperren

    2 Personen

  • Bühnenboden aufbauen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    3 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Programme auslegen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Eröffnungsauftritt begleiten

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet sauber halten

    2 Personen

  • Künstler betreuen

  • Auftritte ankündigen

  • Pause betreuen

    2 Personen

  • Mikrofone wechseln

    2 Personen

  • Publikum informieren

  • Hauptauftritt begleiten

    3 Personen

  • Beleuchtung bedienen

  • Lautstärke überwachen

  • Abschluss ankündigen

  • Verabschiedung der Gäste

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Instrumente sicher einpacken

    3 Personen

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Geräte abbauen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Verpflegung kühlen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Künstler auszahlen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • BiertischeAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 4
  • UmkleidetischeAnz. 2
  • HockerAnz. 8
  • BühnenelementeAnz. 6

Ausstattung

  • AkustikgitarrenAnz. 4
  • GitarrenständerAnz. 4
  • MikrofoneAnz. 5
  • MikrofonständerAnz. 5
  • Mischpult
  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • MonitorlautsprecherAnz. 2
  • DI-BoxenAnz. 4
  • XLR-KabelAnz. 8
  • JackkabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 10
  • TischmikrofoneAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-BühnenlichterAnz. 6
  • StimmungsleuchtenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 70
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • BühnentücherAnz. 4
  • MenükartenAnz. 4
  • Künstler-SchilderAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • WegweiserAnz. 8
  • UmkleidebügelAnz. 12

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • PutztücherAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane für den Technikaufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass ein. Prüfe dabei Mikrofone, Mischpult, Monitorlautsprecher, XLR-Kabel und DI-Boxen gemeinsam mit den Künstlern.
  • Lege die Sitzordnung vor dem Aufbau fest: Stühle für das Publikum, Hocker für die Musiker sowie Buffet- und Umkleidetische brauchen freie Wege und dürfen keine Kabelausgänge blockieren.
  • Schicke Künstlerinformationen, Wegbeschreibung und Programm spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Bitte zugleich um eine verbindliche Rückmeldung zu Ankunftszeit, Instrumenten und technischen Anforderungen.
  • Rechne Getränke und Geschirr anhand der Anmeldungen plus 10 Prozent Reserve. Stelle Wassergläser direkt an die Bühne und bereite Weingläser, Kaffeetassen, Teller, Gabeln und Messer getrennt für das Catering vor.
  • Kontrolliere die Location am Vortag und am Veranstaltungstag erneut: Schlüssel, Zugang, Bühnenboden, Kabelkanäle, LED-Bühnenlichter, Ersatzbatterien und abgesperrte Arbeitsbereiche werden sonst leicht zu spät bemerkt.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Unplugged-Konzert organisieren?
Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Künstlern. Genehmigungen, Reservierungen und Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
Wann sollte der Soundcheck bei einem Unplugged-Konzert stattfinden?
Setze den Soundcheck 90 bis 120 Minuten vor dem Einlass an. So bleibt Zeit, Mikrofone, DI-Boxen, Monitorlautsprecher und Akustikgitarren einzustellen und ein defektes Kabel zu ersetzen.
Wie viele Getränke braucht man für ein Unplugged-Konzert?
Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach 1 bis 2 pro weiterer Stunde. Ergänze mindestens 10 Prozent Reserve, besonders bei warmem Wetter oder längeren Pausen.
Wann müssen Einladungen und Wegbeschreibung verschickt werden?
Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vorher und die konkrete Wegbeschreibung spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Eine kurze Erinnerung mit Einlasszeit und Programm ist 24 bis 48 Stunden vorher sinnvoll.

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