Organiser un concert unplugged sans rien oublier
Un concert unplugged demande moins de volume, mais davantage de précision : les voix, les guitares et les échanges avec le public restent très exposés. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre, de la confirmation du lieu jusqu’à l’installation des micros, des chaises et de la scène. Elle aide aussi à anticiper les oublis fréquents : autorisations, besoins alimentaires, câbles de rechange, accès des artistes et refroidissement des boissons. Utilise-la pour répartir les 73 tâches et vérifier le matériel avant l’ouverture des portes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Réserver les artistes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
Envoyer les informations sur les artistes
Coordonner la technique
2 personnes
Déterminer les quantités pour la restauration
2 personnes
Répartir les bénévoles
Envoyer les indications d'accès
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Louer les matériels manquants
Imprimer le déroulé
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Balisier les zones de travail
2 personnes
Monter le plancher de scène
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Déposer les programmes
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Événement
Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
Encadrer la représentation d’ouverture
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Accompagner les artistes
Annoncer les spectacles
Encadrer la pause
2 personnes
Changer les microphones
2 personnes
Informer le public
Encadrer la prestation principale
3 personnes
Gérer l’éclairage
Surveiller le niveau sonore
Annoncer la clôture
Dire au revoir aux visiteurs
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Suivi
Emballer les instruments en toute sécurité
3 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Démonter l’équipement
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Payer les artistes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 90
- Tables de bièreqté 8
- Tables de buffetqté 4
- Tables de logeqté 2
- Tabouretsqté 8
- Éléments de podiumqté 6
Équipement
- Guitares acoustiquesqté 4
- Supports de guitareqté 4
- Microphonesqté 5
- Pieds de microqté 5
- Table de mixage
- Intervenants actifsqté 2
- Surveiller les enceintesqté 2
- Boîtiers DIqté 4
- Câbles XLRqté 8
- Câbles jackqté 6
- Multiprisesqté 6
- Rallongesqté 8
- Goulottes de câblesqté 10
- Microphones de tableqté 2
Éclairage
- Projecteurs LED de scèneqté 6
- Lampes d'ambianceqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Piles de rechangeqté 24
Vaisselle
- Verres à eauqté 100
- Verres à vinqté 80
- Tasses à caféqté 70
- Assiettesqté 100
- Fourchettesqté 100
- Couteauxqté 100
- Cuillèresqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Couverts de serviceqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Pincesqté 6
- Verres doseursqté 2
- Thermosqté 4
- Poubellesqté 6
Décoration
- Nappesqté 12
- Tentures de scèneqté 4
- Panneaux de menuqté 4
- Panneaux d'artisteqté 6
- Compositions floralesqté 8
- Panneaux de directionqté 8
- Cintres pour vestiaireqté 12
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque la date, le lieu et les artistes avant d’envoyer les invitations. Vérifie ensuite les autorisations nécessaires et publie un programme avec les horaires d’accès, de balance et de représentation.
- Pour un format acoustique, teste chaque guitare, microphone, boîtier DI et câble avec la table de mixage. Prévois des rallonges, multiprises et piles de rechange : une panne de câble se remarque immédiatement dans une salle silencieuse.
- Ne limite pas la préparation au matériel musical. Compte aussi les chaises, tables, tabourets, verres, assiettes et couverts selon les inscriptions confirmées, puis ajoute une petite marge pour les invités de dernière minute.
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmets-les à la personne qui gère le buffet. Prépare les en-cas, mets les boissons au frais suffisamment tôt et sépare clairement l’espace artistes de l’espace public.
- Le jour J, inspecte le lieu avant l’arrivée du public : accès et clés, zones de travail, câbles protégés, éclairage, scène et signalétique. Imprime le déroulé et les badges, puis confie chaque zone à un bénévole identifié.
Questions fréquentes
- Quand réserver les artistes pour un concert unplugged ?
- Réserve les artistes avant d’annoncer la date au public, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Confirme par écrit les horaires, la durée du concert, les besoins techniques et les conditions d’accès au lieu.
- Combien de temps prévoir pour installer un concert unplugged ?
- Prévois au moins 3 heures avant l’ouverture des portes pour monter la scène, installer les chaises, brancher les microphones et régler la diffusion. Ajoute un temps séparé pour la balance des artistes et un contrôle final 30 minutes avant l’accueil.
- Combien de câbles et de matériel de secours faut-il prévoir ?
- Prévois au minimum un câble XLR et un câble jack de rechange par type utilisé, ainsi que des piles supplémentaires pour l’éclairage. Vérifie aussi plusieurs rallonges et multiprises avant le montage, plutôt que de chercher du matériel le jour même.
- Quand envoyer les informations pratiques aux invités ?
- Envoie les indications d’accès, les horaires et le programme au moins 5 à 7 jours avant le concert. Rappelle ensuite l’adresse, l’heure d’ouverture et les éventuelles consignes particulières la veille.
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