Ukuleleworkshop organiseren: complete checklist

Een ukuleleworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een begeleider en een stapel instrumenten. Je moet vooraf het niveau en programma bepalen, deelnemers en dieetwensen bijhouden en controleren of iedereen een bespeelbare ukulele heeft. Op de dag zelf komen daar stemmen, labelen, zaalopstelling, geluidsapparatuur en registratie bij. Met deze checklist werk je van reservering en uitnodiging naar een soepel ontvangst en een duidelijke start van de workshop.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zaal reserveren
Workshopbegeleider vastleggen
Programma en niveau bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bevestigen
Ukuleles en accessoires inventariseren
2 personen
Reserveringen controleren
Werkbladen en songteksten maken
2 personen
Werkbladen en songteksten printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Ukuleles stemmen en labelen
2 personen
Catering voorbereiden
2 personen
Zaal openen en ventileren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Workshopmateriaal klaarleggen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Registratietafel inrichten
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Ukuleles uitdelen
2 personen
Workshop en veiligheidsafspraken openen
Basishouding en stemwijze uitleggen
Akkoorden oefenen
2 personen
Ritmes en aanslag oefenen
2 personen
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Liedjes in groepen oefenen
3 personen
Buffet en avondeten serveren
3 personen
Servies en buffet bijhouden
2 personen
Samenspel begeleiden
2 personen
Open podium en verzoeknummers begeleiden
2 personen
Slotnummer en afsluiting verzorgen
2 personen
Ukuleles en materialen innemen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Zaal schoonmaken
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
Materialen veilig opbergen
2 personen
Ukuleles controleren en terugbrengen
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 36
Tafelsaantal 6
Registratietafel
Buffettafelaantal 2

Apparatuur

Ukulelesaantal 30
Reserveukulelesaantal 3
Ukuleletassenaantal 33
Clip-on stemapparatenaantal 10
Muziekstandaardsaantal 6
Actieve speaker
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Workshopmateriaal

Muziekmappenaantal 36
Akkoordkaartenaantal 36
Geprinte songtekstenaantal 36
Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 40
Potloodslijpersaantal 4
Reserve snarenaantal 10
Stemfluitjesaantal 2

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 6
Serveerbestekaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 8
Vloermop
Emmersaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 40
Papiertafelkledenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Inventariseer ukuleles minstens twee weken vooraf en tel reserveukuleles, tassen en clip-on stemapparaten mee. Zo ontdek je op tijd of er voor iedere deelnemer een instrument en werkende stemhulp is.
Maak het programma en niveau vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld bijvoorbeeld of beginners welkom zijn en reserveer voldoende tijd voor basishouding, stemwijze en het oefenen met akkoordkaarten.
Print werkbladen, akkoordkaarten en songteksten uiterlijk één dag vooraf. Leg ook muziekstandaards, muziek mappen, notitieblokken en balpennen per werkplek klaar; printen op de workshopdag kost onnodig voorbereidingstijd.
Test speaker, microfoon, microfoonstandaard, verlengkabels en stekkerdozen vóór deelnemers binnenkomen. Zet de zaal minimaal 30 minuten eerder open om te ventileren en de opstelling rustig te controleren.
Koel dranken en zet koffie, thee, mokken, glazen en catering vooraf klaar. Houd de deelnemerslijst en verzamelde dieetwensen bij de registratietafel, zodat ontvangst en catering niet door elkaar lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ukuleleworkshop organiseren?: Leg de locatie en workshopbegeleider bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen minimaal 4 weken voor de workshop, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en instrumenten op tijd kunt verwerken.
Hoeveel ukuleles heb ik nodig voor een workshop?: Reken op 1 ukulele per deelnemer en houd daarnaast minimaal 1 reserveukulele achter de hand. Tel ook een tas, stemapparaat en eventueel een muziekstandaard per werkplek mee.
Wanneer moet ik de ukuleles stemmen en labelen?: Stem en label alle ukuleles op de workshopdag vóór de deelnemers binnenkomen, bij voorkeur 30 tot 60 minuten vooraf. Controleer tijdens het uitdelen nog één keer of elke deelnemer het juiste instrument krijgt.
Wat moet ik klaarzetten voor een ukuleleworkshop?: Zet per deelnemer een ukulele, muziekmap of werkblad, akkoordkaarten, songteksten, notitieblok en balpen klaar. Controleer daarnaast de speaker, microfoon, stroomvoorziening en catering uiterlijk 30 minuten voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.