Checklist para organizar un taller de ukelele

Un taller de ukelele necesita más preparación que reservar una sala y reunir instrumentos. Hay que cerrar el nivel y el programa, controlar las inscripciones, comprobar cada ukelele y dejar listos los materiales de trabajo. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden, desde la contratación del facilitador hasta la recepción de participantes. También incluye los detalles que suelen retrasarse: afinar y etiquetar los instrumentos, probar el sonido y preparar café, té y catering.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la sede y la sala
Contratar al facilitador del taller
Definir el programa y el nivel
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la lista de participantes
Inventariar ukeleles y accesorios
2 personas
Comprobar las reservas
Crear hojas de trabajo y letras de canciones
2 personas
Imprimir hojas de trabajo y letras de canciones
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Afinar y etiquetar los ukuleles
2 personas
Preparar el catering
2 personas
Abrir y ventilar la sala
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar el material del taller
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Montar la mesa de registro
Preparar café y té
2 personas

Evento

Recepción de participantes
2 personas
Repartir ukeleles
2 personas
Abrir el taller y las normas de seguridad
Explicar la postura básica y la técnica vocal
Practicar los acordes
2 personas
Practicar ritmos y ataque
2 personas
Servir la pausa para el café
2 personas
Rellenar las bebidas
Ensayar canciones en grupos
3 personas
Servir el bufé y la cena
3 personas
Controlar la vajilla y el buffet
2 personas
Guiar la interacción
2 personas
Coordinar el escenario abierto y las peticiones musicales
2 personas
Organizar el número final y el cierre
2 personas
Recoger ukeleles y materiales
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar la sala
2 personas
Apagar el equipo de sonido
Guardar los materiales de forma segura
2 personas
Comprobar y devolver los ukeleles
2 personas
Guardar el stock sobrante
Devolver el material alquilado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 36
Mesascant. 6
Mesa de registro
Mesa del bufécant. 2

Equipo

Ukelelescant. 30
Ukuleles de reservacant. 3
Fundas para ukulelescant. 33
Afinadores de pinzacant. 10
Atrilescant. 6
Altavoz activo
Micrófono
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 4

Material del taller

Carpetas de músicacant. 36
Tarjetas de aprobacióncant. 36
Letras de canciones impresascant. 36
Bloc de notascant. 36
Bolígrafoscant. 40
Sacapuntascant. 4
Cuerdas de repuestocant. 10
Silbatos de tonocant. 2

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 40
Vasoscant. 40
Platoscant. 40
Cubiertoscant. 40

Cocina

Cafetera
Teterascant. 2
Termoscant. 3
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de cocinacant. 3
Bandejas de servircant. 6
Cubiertos de serviciocant. 6

Limpieza

Papeleracant. 3
Paños de limpiezacant. 8
Fregona
Cuboscant. 2

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 40
Manteles de papelcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la sala, el facilitador y el programa al menos 4 semanas antes. Define entonces el nivel del grupo y la duración de cada bloque para que las invitaciones incluyan información precisa.
Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del taller. Confirma la lista de participantes y recopila las preferencias dietéticas antes de hacer la compra y encargar el catering.
Haz un inventario de ukeleles, fundas, afinadores, atriles y accesorios 5 días antes. Reserva varios ukeleles de repuesto y comprueba las cuerdas, porque conseguir sustituciones el mismo día puede ser difícil.
Prepara e imprime las carpetas, hojas de trabajo y letras de canciones como mínimo 3 días antes. Lleva algunas copias adicionales, además de bolígrafos, blocs y sacapuntas para las personas que lleguen sin material.
El día del taller, abre y ventila la sala 60 minutos antes. Monta registro, mesas y sillas, prueba altavoz, micrófono y cables, afina y etiqueta los ukeleles, y deja listo el café y el té antes de recibir al grupo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de ukelele?: Empieza 4 semanas antes para reservar la sala, contratar al facilitador y definir el programa. Deja cerradas las inscripciones y las necesidades dietéticas entre 7 y 10 días antes.
¿Cuántos ukeleles de reserva necesito para un taller?: Prepara al menos 1 ukelele de reserva por cada 10 participantes, además de comprobar los instrumentos asignados. Para un grupo de 20 personas, lleva 2 unidades de repuesto como mínimo.
¿Cuándo hay que imprimir las partituras y letras?: Imprime las hojas de trabajo y las letras de canciones al menos 3 días antes. Calcula un juego por participante y añade entre 2 y 3 copias extra para cubrir errores o inscripciones de última hora.
¿A qué hora hay que preparar la sala del taller?: Llega 60 minutos antes del comienzo para ventilar, colocar mesas y sillas, montar el registro y preparar los instrumentos. Reserva otros 15 minutos dentro de ese margen para probar el micrófono, el altavoz y los cables.

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