Ukulele-Workshop organisieren: die praktische Checkliste
Ein Ukulele-Workshop braucht mehr Vorbereitung als nur Instrumente und Noten. Du musst Raum, Kursniveau, Anmeldung und Material so planen, dass Anfänger sofort mitspielen können und der Ablauf nicht durch fehlendes Zubehör stockt. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung bis zum Empfang der Teilnehmenden. Besonders leicht vergessen werden gestimmte Ersatzinstrumente, gut sichtbare Arbeitsblätter und ein Techniktest vor dem Einlass.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Workshopleiter festlegen
Programm und Niveau festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste bestätigen
Ukulelen und Zubehör inventarisieren
2 Personen
Reservierungen prüfen
Arbeitsblätter und Songtexte erstellen
2 Personen
Arbeitsblätter und Songtexte drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
Ukulelen stimmen und beschriften
2 Personen
Catering vorbereiten
2 Personen
Saal öffnen und lüften
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Workshop-Material bereitlegen
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Ukulelen verteilen
2 Personen
Workshop und Sicherheitsabsprachen eröffnen
Grundhaltung und Sprechweise erklären
Akkorde üben
2 Personen
Rhythmen und Anschlag üben
2 Personen
Kaffeepause servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Lieder in Gruppen üben
3 Personen
Buffet und Abendessen servieren
3 Personen
Geschirr und Buffet im Blick behalten
2 Personen
Ensemble begleiten
2 Personen
Offene Bühne und Musikwünsche moderieren
2 Personen
Slotnummer und Abschluss organisieren
2 Personen
Ukulelen und Materialien einsammeln
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Saal reinigen
2 Personen
Tonanlage ausschalten
Materialien sicher verstauen
2 Personen
Ukulelen überprüfen und zurückbringen
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 36
- TischeAnz. 6
- Registrierungstisch
- Buffet-TischAnz. 2
Ausstattung
- UkulelenAnz. 30
- Ersatz-UkulelenAnz. 3
- Ukulelen-TaschenAnz. 33
- KlemmstimmgeräteAnz. 10
- NotenständerAnz. 6
- Aktiver Sprecher
- Mikrofon
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
Workshopmaterial
- NotenmappenAnz. 36
- AkkordkartenAnz. 36
- Gedruckte SongtexteAnz. 36
- NotizblöckeAnz. 36
- KugelschreiberAnz. 40
- BleistiftspitzerAnz. 4
- ErsatzsaitenAnz. 10
- StimmgabelnAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 40
- TrinkgläserAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
Küche
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 6
- ServierbesteckAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- PutzlappenAnz. 8
- Bodenwischer
- EimerAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 40
- PapiertischdeckenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Niveau und das Programm spätestens 3 Wochen vorher fest. So kannst du Einladungen, Anmeldungen, Akkordkarten und Songtexte auf die tatsächlichen Vorkenntnisse abstimmen.
- Prüfe eine Woche vor dem Workshop jede Ukulele und jedes Zubehörteil. Stimme die Instrumente am Veranstaltungstag erneut, beschrifte sie und halte Ersatz-Ukulelen, Saiten und Klemmstimmgeräte bereit.
- Plane für Registrierung und Instrumentenausgabe mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Ein eigener Registrierungstisch verhindert, dass Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Verteilung der Ukulelen gleichzeitig am Eingang stattfinden.
- Teste Aktiven Lautsprecher, Mikrofon, Mikrofonständer und Verlängerungskabel 60 Minuten vor dem Start. Stelle die Notenständer so auf, dass alle die Arbeitsblätter sehen, ohne ihre Sitznachbarn zu verdecken.
- Kühle Getränke und stelle Kaffee, Tee sowie wiederverwendbare Becher vor dem Einlass bereit. Rechne für das erste Workshop-Stundenfenster mit etwa 0,5 Litern Wasser pro Person und kläre Sonderwünsche spätestens 5 Tage vorher.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Ukulele-Workshop organisieren?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit der Raumreservierung und der Festlegung der Workshopleitung. Verschicke die Einladungen spätestens 3 Wochen vor dem Termin, damit du Teilnehmerzahl und Material rechtzeitig planen kannst.
- Wie viele Ukulelen braucht man für einen Workshop?
- Plane eine Ukulele pro angemeldeter Person plus mindestens 10 Prozent Ersatzinstrumente. Bei 20 Teilnehmenden sind das 22 Ukulelen; zusätzlich brauchst du Taschen, Klemmstimmgeräte und Ersatzsaiten.
- Was muss man für einen Ukulele-Anfängerworkshop ausdrucken?
- Drucke für jede Person ein Arbeitsblatt und die verwendeten Songtexte, am besten plus 2 bis 3 Ersatzexemplare. Ergänze Akkordkarten und Notizblöcke, damit die Teilnehmenden während der Übungen eigene Hinweise festhalten können.
- Wann soll der Raum für den Ukulele-Workshop geöffnet werden?
- Öffne den Saal mindestens 60 Minuten vor Beginn. In dieser Zeit kannst du lüften, Tische und Stühle aufstellen, Instrumente verteilen, Kaffee und Tee bereitstellen und die Tonanlage testen.
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