Organiser un atelier d’ukulélé sans rien oublier

Un atelier d’ukulélé demande plus qu’une salle et quelques instruments. Il faut cadrer le niveau, confirmer les participants, préparer les supports de musique et vérifier que chaque personne aura un instrument accordé. Cette checklist regroupe les 46 tâches et 40 fournitures du plan, dans l’ordre où les préparer. Elle couvre aussi l’accueil, la sonorisation, le café et la mise en place de la salle le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu et la salle
Réserver l’animateur de l’atelier
Déterminer le programme et le niveau
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la liste des participants
Inventorier les ukulélés et les accessoires
2 personnes
Vérifier les réservations
Créer les fiches et les paroles
2 personnes
Imprimer les fiches et les paroles
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Accorder et étiqueter les ukulélés
2 personnes
Préparer le service traiteur
2 personnes
Ouvrir et aérer la salle
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer le matériel d'atelier
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Installer la table d'inscription
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Distribuer les ukulélés
2 personnes
Ouvrir l’atelier et les consignes de sécurité
Expliquer la posture de base et l’accordage
S’entraîner aux accords
2 personnes
S'exercer aux rythmes et à l'attaque
2 personnes
Servir la pause-café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Répéter les chansons en groupe
3 personnes
Servir le buffet et le dîner
3 personnes
Suivre la vaisselle et le buffet
2 personnes
Animer l'ensemble
2 personnes
Animer la scène ouverte et les demandes de chansons
2 personnes
Assurer le numéro final et la clôture
2 personnes
Récupérer les ukulélés et le matériel
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer la salle
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
Ranger le matériel en toute sécurité
2 personnes
Vérifier et rapporter les ukulélés
2 personnes
Ranger le stock restant
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 36
Tablesqté 6
Table d'inscription
Table de buffetqté 2

Équipement

Ukulélésqté 30
Réserver des ukulélésqté 3
Sacs pour ukulélésqté 33
Accordeurs à pinceqté 10
Pieds de microqté 6
Haut-parleur actif
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 4

Matériel d'atelier

Pochettes de musiqueqté 36
Cartes d’accordqté 36
Paroles impriméesqté 36
Blocs-notesqté 36
Stylos à billeqté 40
Tailleurs de crayonsqté 4
Cordes de rechangeqté 10
Sifflets d’accordageqté 2

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 40
Verres à boireqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Couverts de serviceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 3
Chiffons de nettoyageqté 8
Serpillière
Seauxqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 40
Nappes en papierqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le niveau et le programme avant d’envoyer les invitations : les participants doivent savoir s’ils viennent pour une initiation ou une séance plus avancée. Prévoyez aussi une date limite d’inscription pour pouvoir confirmer les besoins alimentaires et le nombre d’instruments.
Comptez un ukulélé par participant, puis vérifiez les réservations quelques jours avant l’atelier. Étiquetez les instruments et préparez les accordeurs à pince avant l’accueil pour éviter de perdre les premières minutes à les distribuer.
Imprimez les fiches, les paroles et les cartes d’accords avant le jour J, avec un exemplaire par participant et quelques copies de secours. Rangez-les dans des pochettes de musique afin qu’elles restent lisibles pendant les exercices.
Testez le microphone, le haut-parleur actif, les pieds, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du groupe. Faites un essai depuis la position de l’animateur : une installation qui fonctionne près de la prise peut être gênante une fois les tables et les chaises en place.
Ouvrez et aérez la salle suffisamment tôt pour installer les tables, les chaises, l’inscription et le buffet. Refroidissez les boissons à l’avance et préparez le café, le thé et le service traiteur avant l’accueil, afin de ne pas interrompre l’explication de la posture et de l’accordage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier d’ukulélé ?: Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour réserver la salle et l’animateur, définir le programme et envoyer les invitations. Gardez les 2 derniers jours pour confirmer les participants, les instruments, les impressions et les achats.
Combien d’ukulélés faut-il prévoir par participant ?: Comptez 1 ukulélé par participant confirmé, avec quelques instruments de réserve si possible. Vérifiez aussi les sacs, les accordeurs à pince, les cordes de rechange et les sifflets d’accordage avant la séance.
Quand faut-il imprimer les partitions et les paroles ?: Imprimez-les au plus tard la veille, après la validation du programme et du nombre de participants. Préparez 1 exemplaire par personne et quelques copies supplémentaires pour les oublis ou les inscriptions de dernière minute.
Quand installer la salle pour un atelier d’ukulélé ?: Commencez l’installation au moins 60 à 90 minutes avant l’accueil. Ce délai permet d’aérer la salle, placer les tables et les chaises, préparer l’inscription, installer le matériel sonore et tester le microphone sans précipitation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.