Checklist uitvaartdienst organiseren

Een uitvaartdienst vraagt in korte tijd om veel beslissingen. Leg eerst datum, kerk of zaal en de condoleanceruimte vast; daarna volgen rouwkaarten, gastenlijst en het programma. Controleer vervolgens sprekers, muziek, foto’s, bloemen, catering en techniek. Deze checklist helpt je de 65 taken in een logische volgorde af te werken, inclusief zaken die vaak pas op het laatste moment worden ontdekt, zoals dieetwensen, toegankelijkheid, vervoer en de opstelling van ontvangst- en spreektafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Kerk of zaal reserveren
Condoleanceruimte reserveren
Rouwkaarttekst controleren
2 personen
Rouwkaarten laten drukken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online uitnodiging versturen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Bijzondere toegankelijkheid inventariseren
Programma van de dienst opstellen
2 personen
Sprekers en voorganger bevestigen
Muziek en liederen selecteren
2 personen
Teksten voor voordrachten verzamelen
2 personen
Foto voor herdenking selecteren
2 personen
Bloemstukken bestellen
Catering reserveren
Technische apparatuur reserveren
Vervoer voor familie bevestigen
Definitieve gastenlijst maken
Aantal cateringporties doorgeven
Programmaboekjes controleren
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Condoleanceregister voorbereiden
Herinneringsfoto afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Bloemstukken ophalen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Spreektafel en lessenaar plaatsen
2 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Herinneringstafel inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Muziek en microfoons testen
2 personen
Programmaboekjes neerleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Familie en sprekers ontvangen
3 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Condoleances begeleiden
3 personen
Uitvaartdienst begeleiden
3 personen
Muziek tijdens dienst afspelen
Sprekers assisteren
Gasten naar condoleanceruimte begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Condoleanceregister begeleiden
Dieetwensen controleren
Familie naar afscheidsmoment begeleiden
2 personen
Laatste gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Bloemstukken veilig verpakken
2 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Sleutels en locatie opleveren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Condoleanceregister veilig overdragen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Spreektafel
Kapstokkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Theelepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 6
Melk- en suikerkommenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Laptop
HDMI-adapter
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 4
Fotolijst
Elektrische kaarsenaantal 6
Witte tafellopersaantal 8

Papierwaren

Programmaboekjesaantal 90
Condoleanceregister
Schrijfpennenaantal 12
Naamkaartjesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Vuilniszakhoudersaantal 4

Overig

Paraplubakkenaantal 2
Kabelbindersaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma pas definitief nadat alle sprekers, teksten, muziek en liederen zijn bevestigd. Houd per spreker ook een reservekopie van de tekst bij en test vooraf wie de volgende bijdrage aankondigt.
Geef het definitieve aantal cateringporties niet eerder door dan nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Vraag dieetwensen en toegankelijkheid meteen mee uit; wijzigingen op de laatste dag zijn vaak moeilijk uitvoerbaar.
Controleer techniek minimaal één keer vóór de dienst: test draadloze microfoons, luidsprekers, laptop, HDMI-adapter en audiomixer samen. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar op de plek waar ze nodig zijn.
Richt de ontvangst in voordat de eerste gasten arriveren. Zet het condoleanceregister met meerdere schrijfpennen op de ontvangsttafel en controleer of kapstokken, stoelen en bewegingsruimte beschikbaar zijn.
Leg programmaboekjes, de herinneringsfoto en de fotolijst uiterlijk de dag ervoor klaar. Tel de boekjes na de laatste gastenlijstcontrole en spreek af wie bloemstukken, foto en eventuele elektrische kaarsen plaatst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een uitvaartdienst organiseren?: Leg datum, locatie en reserveringen zo snel mogelijk vast, bij voorkeur binnen de eerste 1 à 2 dagen. Plan rouwkaarten en uitnodigingen daarna direct, zodat gasten tijd hebben om te reageren.
Hoeveel programmaboekjes heb ik nodig voor een uitvaartdienst?: Tel alle bevestigde aanwezigen en leg daarnaast ongeveer 5 tot 10 extra programmaboekjes klaar. Zo vang je onverwachte gasten en beschadigde exemplaren op zonder een grote overvoorraad.
Wanneer moet ik het definitieve aantal cateringporties doorgeven?: Geef het aantal door zodra de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd, meestal 2 tot 3 dagen vóór de dienst. Meld daarna alleen nog wijzigingen die echt noodzakelijk zijn.
Wat moet ik de dag voor een uitvaartdienst controleren?: Controleer locatie, opstelling, vervoer, bloemstukken, foto, programmaboekjes, condoleanceregister en catering. Test alle apparatuur uiterlijk 24 uur vooraf en leg reservepennen, kabels en adapters klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.