Checklist pour organiser un service funèbre

Un service funèbre demande de coordonner la cérémonie, l’accueil des proches et les détails pratiques dans un délai souvent court. Cette checklist de 65 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’aux derniers contrôles. Elle couvre aussi les points facilement oubliés : accessibilité, besoins alimentaires, transport de la famille, livret de programme et registre de condoléances. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier que rien ne reste à régler la veille.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver une église ou une salle
Réserver la salle de condoléances
Vérifier le texte de la carte de condoléances
2 personnes
Faire imprimer les cartes de deuil
Envoyer les invitations
2 personnes
Envoyer l’invitation en ligne
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Inventorier l’accessibilité particulière
Élaborer le programme de la cérémonie
2 personnes
Confirmer les intervenants et le célébrant
Sélectionner la musique et les chants
2 personnes
Rassembler les textes pour les discours
2 personnes
Sélectionner une photo pour le souvenir
2 personnes
Commander des compositions florales
Réserver le catering
Réserver le matériel technique
Confirmer le transport pour la famille
Établir la liste définitive des invités
Communiquer le nombre de portions de catering
Vérifier les livrets de programme
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Préparer le registre de condoléances
Imprimer la photo souvenir
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les compositions florales
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table de prise de parole et le pupitre
2 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Mettre en place la table du souvenir
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester la musique et les micros
2 personnes
Déposer les livrets du programme
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Accueillir la famille et les intervenants
3 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Coordonner les condoléances
3 personnes
Accompagner la cérémonie funèbre
3 personnes
Jouer la musique pendant le service
Assister les intervenants
Accompagner les invités vers la salle de condoléances
2 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le registre de condoléances
Vérifier les demandes alimentaires
Accompagner la famille au moment d’adieu
2 personnes
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Emballer les compositions florales en toute sécurité
2 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
Remettre les clés et le lieu
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remettre le livre de condoléances en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 8
Table d’accueil
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 80
Cuillères à caféqté 80
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6
Pots pour le lait et le sucreqté 6

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Ordinateur portable
Adaptateur HDMI
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Compositions floralesqté 4
Cadre photo
Bougies électriquesqté 6
Chemins de table blancsqté 8

Papeterie

Brochures du programmeqté 90
Registre de condoléances
Stylosqté 12
Badges nominatifsqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Porte-sacs-poubelleqté 4

Autre

Porte-parapluiesqté 2
Serre-câblesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Réservez d’abord le lieu de cérémonie et la salle de condoléances, puis confirmez les horaires avec les intervenants. Gardez au moins 30 minutes entre deux moments qui se déroulent dans des lieux différents.
Demandez les besoins alimentaires et les besoins d’accessibilité au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre définitif de portions au traiteur au plus tard 3 jours avant la cérémonie.
Préparez le programme dès que les textes, la musique et les prises de parole sont confirmés. Faites relire le livret et la carte de condoléances avant impression, idéalement 5 jours à l’avance.
Testez le son, les microphones, les haut-parleurs, l’ordinateur et l’adaptateur HDMI sur place la veille. Prévoyez aussi les rallonges, multiprises et câbles nécessaires : ils sont souvent oubliés lors de la réservation du matériel.
Installez la table d’accueil, le registre de condoléances, les stylos et la photo souvenir avant l’arrivée des invités. Comptez au moins 45 minutes pour disposer les chaises, les fleurs, les livrets et l’espace café.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un service funèbre ?: Commencez les réservations dès que la date est connue, même si la cérémonie a lieu dans moins de deux semaines. Les intervenants, le lieu, le traiteur et le matériel technique doivent idéalement être confirmés au moins 5 jours avant.
Quand envoyer les invitations pour un service funèbre ?: Envoyez les invitations dès que la date, le lieu et l’horaire sont définitifs. Pour une cérémonie prévue dans les 7 jours, utilisez aussi une invitation en ligne ou contactez directement les proches qui doivent organiser leur transport.
Combien de livrets de programme faut-il imprimer ?: Préparez un livret par invité attendu, puis ajoutez une réserve de 10 à 15 %. Pour 80 personnes, imprimez donc environ 88 à 92 exemplaires, afin de couvrir les oublis et les exemplaires destinés aux intervenants.
Quand confirmer le nombre de portions au traiteur ?: Transmettez le nombre définitif de portions 3 jours avant le service funèbre, après avoir clôturé les inscriptions. Vérifiez à ce moment les régimes particuliers, l’horaire de livraison et l’espace disponible pour le café et les boissons.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.