Autobeurs organiseren: checklist en planning
Een autobeurs organiseren vraagt meer dan auto’s en stands regelen. Je moet exposanten op tijd bevestigen, auto-informatie verzamelen en bezoekersstromen plannen voordat de eerste auto arriveert. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde uit te voeren, van datum en aanmeldingen tot registratie, parkeerplaatsen en catering. Vooral ontvangsttijden, stroompunten en duidelijke bewegwijzering worden snel onderschat. Werk de lijst stap voor stap af en plan de opbouw ruim vóór de opening.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Beursdatum en tijden vastleggen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanten bevestigen
2 personen
Auto-informatie verzamelen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Standnummers toewijzen
Opbouwinstructies versturen
Parkeerplan opstellen
Bewegwijzering ontwerpen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Infoborden printen
Polsbandjes en tickets sorteren
2 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Auto's ontvangsttijd bevestigen
Dranken koud zetten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Standvloeren markeren
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Verlengkabels wegwerken
2 personen
Infoborden ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Auto's naar stands begeleiden
4 personen
Auto's op stands plaatsen
4 personen
Auto's veilig afsluiten
2 personen
Auto-informatie bijwerken
2 personen
Folders per stand klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Testverlichting uitvoeren
2 personen
Toiletten controleren
Entree en route controleren
2 personen
Event
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Routevragen beantwoorden
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Verlichting tussentijds controleren
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Dranken en hapjes opruimen
3 personen
Promotiemateriaal verzamelen
3 personen
Auto's van stands begeleiden
4 personen
Standwanden afbreken
4 personen
Tafels en stoelen stapelen
3 personen
Verlichting en kabels verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Vloeren vegen
2 personen
Vloeren dweilen
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
Locatie-eigendommen terugplaatsen
2 personen
Exposanten informeren over vertrek
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Expositietafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 40
- Registratiebaliesaantal 2
- Barkrukkenaantal 6
- Standwandenaantal 12
- Afzetpalenaantal 24
- Afzetlintaantal 6
- Kleedjes voor tafelsaantal 12
- Parkeerbordenaantal 10
- Vloermattenaantal 12
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 3
- Pinapparatenaantal 2
- Labelprinter
- Printer
- Laptopslotenaantal 2
- Mobiele opladersaantal 6
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- LED-schijnwerpersaantal 8
- Handmegafoon
- Portofoonsaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Tafelmicrofoonsaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 150
- Bordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Theelepelsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
- Koffielepelsaantal 12
Decoratie
- Beursbanierenaantal 6
- Vlaggenaantal 12
- Tafeldecoratieaantal 12
- Standbordhoudersaantal 12
- Naamkaarthoudersaantal 30
- Prikkabelsaantal 4
Catering
- Koffieaantal 2
- Thee
- Boodschappen
Papierwaren
- Programmafoldersaantal 150
- Standkaartenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 30
- Toegangskaartenaantal 200
- Exposantenbadgesaantal 30
- Pijlbordenaantal 20
- Autofichesaantal 20
- Enveloppenaantal 100
- Kleefetikettenaantal 200
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Vuilnisbakken voor standsaantal 12
- Stofzuiger
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 4
- Rubberen handschoenenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Serveertangenaantal 6
- Koelplatenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Drankdispensersaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 3
- Voorraadbakkenaantal 12
- Koelelementenaantal 24
Veiligheid
- Kabelmattenaantal 12
- Waarschuwingsbordenaantal 8
- Werkhandschoenenaantal 12
- Zaklampenaantal 4
- Brandblussersaantal 4
Overig
- Gereedschapskistenaantal 2
- Kabelbindersaantal 100
- Schaaraantal 6
- Nietmachinesaantal 3
- Nietjesaantal 6
- Klembordenaantal 6
- Rolcontainersaantal 4
- Transportkarrenaantal 4
Tips
- Verzamel auto-informatie uiterlijk twee weken voor de beurs. Noteer per auto minimaal merk, model, afmetingen en de naam van de exposant; die gegevens heb je nodig voor de standindeling en infoborden.
- Bevestig de ontvangsttijd van iedere auto apart en plan minstens 30 minuten speling per aankomstblok. Zo voorkom je dat auto’s tegelijk moeten lossen op een terrein waar bezoekers al parkeren.
- Maak de standindeling op schaal en markeer de standvloeren vóór de tafels en stoelen worden geplaatst. Houd looppaden vrij en reserveer ruimte voor afzetpalen, afzetlint en eventuele brede voertuigen.
- Richt de registratiebalie minimaal 60 minuten voor opening in. Leg naamkaartjes, polsbandjes en tickets gesorteerd klaar en test laptop, tablets, labelprinter en pinapparaten voordat de eerste bezoeker zich meldt.
- Zet dranken pas op het laatste moment koud en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per aanwezige volwassene. Controleer dieetwensen en bestel catering uiterlijk 5 werkdagen vooraf, zodat ontbrekende opties nog kunnen worden aangevuld.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een autobeurs organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met de datum, locatie, exposanten en aanmeldingen. Plan de definitieve standindeling en parkeerindeling uiterlijk 2 weken voor de beurs, wanneer de meeste aanmeldingen binnen zijn.
- Wanneer moet ik exposanten voor een autobeurs bevestigen?
- Stuur de definitieve bevestiging uiterlijk 14 dagen voor de beurs. Vermeld daarin het standnummer, de ontvangsttijd, opbouwinstructies, parkeerroute en wat de exposant zelf moet meenemen.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een autobeurs?
- Reken op minimaal 3 uur voor standvloeren markeren, standwanden, tafels, stoelen, registratie en bewegwijzering. Voeg extra tijd toe als meerdere auto’s tegelijk moeten worden binnengebracht of als er veel stroomaansluitingen zijn.
- Hoeveel drank en catering heb ik nodig voor een autobeurs?
- Voor het eerste uur kun je 2 tot 3 drankjes per persoon rekenen, plus koffie en thee voor de verwachte bezoekers en exposanten. Bestel de catering uiterlijk 5 werkdagen vooraf en geef dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de beurs door.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!