Trauerfeier organisieren: Checkliste für die Vorbereitung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Kirche oder Saal möglichst früh und kläre gleichzeitig, ob ein eigener Raum für die Kondolenz zur Verfügung steht. Prüfe außerdem, ob Sitzplätze, Empfangstisch und Rednertisch passend aufgestellt werden können.
• Sammle Rückmeldungen zu Teilnahme, Ernährungswünschen und besonderem Unterstützungsbedarf bis zu einem festen Stichtag. Gib die endgültige Personenzahl anschließend rechtzeitig an das Catering weiter.
• Bestätige Sprecher, Trauerredner, Musik und Vortragstexte spätestens einige Tage vor der Feier. Lege das Gottesdienstprogramm danach fest und prüfe die Programmhefte, bevor sie ausgelegt werden.
• Teste Mikrofone, Lautsprecher, Audiomischpult, Laptop, HDMI-Adapter und Verlängerungskabel vor Beginn der Feier gemeinsam mit der zuständigen Person. Ein kurzer Test spart Verzögerungen bei Musik, Bildern und Reden.
• Bereite Kondolenzbuch, Schreibstifte, Erinnerungsfoto und Fotorahmen am Empfang vor. Bestätige den Transport der Familie frühzeitig und plane Blumenarrangements sowie Kaffee, Wasser und Geschirr nicht erst am Veranstaltungstag.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Trauerfeier organisieren?

Beginne idealerweise 2 bis 4 Wochen vor dem gewünschten Termin mit Ort, Kirche oder Saal und der Trauerkarte. Catering, Blumen und Technik sollten spätestens 7 Tage vorher bestätigt werden.

Wann verschickt man Einladungen zu einer Trauerfeier?

Verschicke gedruckte oder digitale Einladungen möglichst 10 bis 14 Tage vor der Feier. Setze eine Rückmeldefrist etwa 5 Tage vor dem Termin, damit Catering und Sitzordnung angepasst werden können.

Wie viele Cateringportionen braucht man für eine Trauerfeier?

Melde die endgültige Zahl der erwarteten Gäste etwa 5 bis 7 Tage vorher an das Catering. Plane zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein, wenn die Rückmeldungen nicht vollständig sind.

Was muss man bei der Technik für eine Trauerfeier prüfen?

Teste Mikrofone, Lautsprecher, Laptop, HDMI-Verbindung und Verlängerungskabel mindestens 60 Minuten vor Beginn. Lege Musik und Präsentationen zusätzlich auf einem zweiten Gerät oder Datenträger bereit.

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