Tuinbeurs organiseren: checklist en planning

Een tuinbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen standhouders en tafels verzamelen. Leg eerst datum, openingstijden, voorwaarden en vergunningseisen vast; daarna volgen inschrijvingen, promotie en de standindeling. In de laatste week controleer je materialen, stroompunten, regendekking, routeborden en de weersverwachting. Deze checklist helpt je de 67 taken in de juiste volgorde af te werken, van eerste uitnodiging tot koffieapparaat en bezoekersroute op de beursdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Vergunningseisen controleren
Standhouders benaderen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Affiches ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
Reserveringen maken
Standindeling tekenen
2 personen
Bezoekersroute bepalen
2 personen
Stroompunten controleren
Weersverwachting controleren
Regendekking aanvullen
2 personen
Standhouderslijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Routeborden voorbereiden
2 personen
Prijslijsten afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Koffieapparatuur testen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Locatie vrijmaken
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen en banken plaatsen
3 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standmaterialen uitdelen
3 personen
Beplanting op presentatietafels zetten
4 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Toiletten controleren

Event

Entreebalie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Demonstraties aankondigen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Voorraad hapjes aanvullen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
4 personen
Planten en materialen verzamelen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tenten afbreken
6 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
Materialen drogen en sorteren
2 personen
Voorraad opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Bankenaantal 8
Tafelkledenaantal 18
Presentatierekkenaantal 10
Krukkenaantal 12
Kledingrek
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Kassaboxenaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kabelgotenaantal 6
Handmegafon
Handwagensaantal 2

Tuinmateriaal

Gieteraantal 6
Plantentraysaantal 30
Kweekpottenaantal 50
Plantenbakkenaantal 20
Werktafelsaantal 4
Tuinhandschoenenaantal 12
Handscheppenaantal 8
Snoeischarenaantal 6
Emmersaantal 8
Plantlabelsaantal 200
Touwaantal 4
Haringenaantal 48
Rubberhamersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Tuinbeursbanneraantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Marktkraambordenaantal 18
Naamkaartjeshoudersaantal 30
Prijshoudersaantal 60
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12
Bloempotten voor decoratieaantal 20
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledbouwlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Drankdispensersaantal 3
Serveerplateausaantal 8
Koelelementenaantal 24
Boodschappen

Tips

Begin 8 tot 10 weken vooraf met deelnemersvoorwaarden, vergunningseisen en het benaderen van standhouders. Geef inschrijvers een duidelijke uiterste aanmelddatum, zodat je minstens 2 weken voor de beurs de lijst kunt sluiten.
Teken de standindeling zodra de aanmeldingen binnen zijn. Reserveer per stand de benodigde ruimte en controleer meteen of presentatierekken, werktafels, plantentrays en plantenbakken passen zonder de bezoekersroute te blokkeren.
Plan stroom per zone en test koffiezetapparaten, waterkokers en betaalterminals uiterlijk 2 dagen vooraf. Gebruik verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten alleen nadat je hebt gecontroleerd waar de stroompunten werkelijk zitten.
Bereid slecht weer minimaal 3 dagen vooraf voor. Controleer partytenten en regendekking, bescherm prijslijsten en naamkaartjes tegen vocht en plan een droge plek voor planten, gereedschap en kassaboxen.
Maak voor de beursdag één uitvoermap met de standhouderslijst, route, contactgegevens, dieetwensen en een korte opbouwplanning. Zet tafels, stoelen, afzetpalen en routeborden vóór opening klaar en houd handwagens beschikbaar voor zwaar materiaal.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een tuinbeurs organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 10 weken voor de beurs. Gebruik de eerste 2 weken voor datum, openingstijden, deelnemersvoorwaarden en vergunningseisen; sluit de inschrijvingen ongeveer 2 weken voor de opening.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een tuinbeurs?: Reken op minimaal 3 uur voor het plaatsen van partytenten, tafels, stoelen, stands, bewegwijzering en stroomvoorziening. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor het testen van koffieapparatuur en betaalterminals.
Wanneer moet ik de standindeling van een tuinbeurs maken?: Maak de eerste indeling zodra de aanmeldingen binnen zijn en werk haar uiterlijk 2 weken vooraf definitief uit. Zo kun je standhouders tijdig hun plek, aanrijroute en benodigde voorzieningen doorgeven.
Wat moet ik regelen als het regent op een tuinbeurs?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zorg vóór de opbouw voor extra regendekking, droge opslag voor papierwerk en een aangepaste bezoekersroute die kabels en gladde plekken vermijdt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.