Zo organiseer je een plantenruilmarkt

Een plantenruilmarkt staat of valt met duidelijke ruilregels en een overzichtelijke indeling. Begin met de locatie, controleer stroom en bepaal hoe deelnemers hun planten aanmelden en ruilen. Regel daarna tafels, vrijwilligers en materialen, zodat de opbouw op de dag zelf vlot verloopt. Vooral plantlabels, ruilkaartjes, bewegwijzering en een bijgewerkte deelnemerslijst worden vaak te laat voorbereid. Met een vaste volgorde voorkom je wachtrijen bij de ruilbalie en beschadigde planten op drukke tafels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en stroom controleren
2
Ruilregels vastleggen
3
Deelnemersformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Tafels en stoelen reserveren
8
Vrijwilligers inplannen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Herinnering versturen
11
Plattegrond maken
12
Naambordjes voorbereiden
13
Ruilkaartjes sorteren
14
Bewegwijzering printen
15
Voorraad controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Plantenlabels klaarleggen
19
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
20
Locatie vrijmaken
2 personen
21
Tenten opzetten
3 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Plantenstands inrichten
3 personen
24
Bewegwijzering ophangen
2 personen
25
Ruilbalie klaarzetten
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
2 personen
28
Planten en stekken registreren
2 personen
29
Ruilregels toelichten
30
Planten sorteren
3 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Ruilbalie bemannen
2 personen
34
Planten verzorgd houden
35
Hapjes aanvullen
36
Laatste ruilen afronden
2 personen
37
Overgebleven planten labelen
2 personen

Nazorg

38
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
39
Planten en materialen inpakken
3 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Locatie schoonmaken
2 personen
43
Tenten en verlichting afbreken
3 personen
44
Geleende spullen retourneren
45
Overgebleven planten verdelen
2 personen
46
Deelnemers informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Tafelkledenaantal 6
Kunststof krattenaantal 12
Plantentafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Koffiemokkenaantal 30
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerbladenaantal 6
Schenkkannenaantal 4

Tuinmateriaal

Plantenschalenaantal 20
Handschepjesaantal 6
Tuinhandschoenenaantal 8
Gieteraantal 3
Plantenspuitenaantal 3
Potgrondbakkenaantal 2

Decoratie

Naambordjesaantal 80
Plantlabelsaantal 200
Permanente markersaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Vlaggenlijnaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Tips

Leg de ruilregels uiterlijk twee weken vooraf vast. Beschrijf bijvoorbeeld hoeveel planten iemand mag meenemen, of stekjes en potplanten apart worden geruild en wat er met overgebleven planten gebeurt.
Vraag bij de aanmelding meteen om het aantal planten, het type planten en eventuele dieetwensen voor de koffie- en theepauze. Werk de deelnemerslijst daarna minimaal één keer per week bij.
Plan minstens één vrijwilliger bij de ruilbalie en één bij de plantenstands. Bij meer dan 30 deelnemers is een extra persoon voor ontvangst, labels of vragen meestal nodig.
Maak de plattegrond vóór je tafels reserveert. Houd de ruilbalie bij de ingang, zet plantentafels niet in smalle doorgangen en gebruik kunststof kratten om kwetsbare potten tijdelijk van de grond te houden.
Zet plantlabels, permanente markers, ruilkaartjes en bewegwijzering de dag ervoor klaar. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, waterkokers en koffiezetapparaten voordat je de locatie opbouwt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een plantenruilmarkt?: Reken op minimaal 2 vrijwilligers voor een kleine markt tot 20 deelnemers: één voor ontvangst en één voor de ruilbalie. Vanaf ongeveer 30 deelnemers plan je 3 tot 4 vrijwilligers in, zodat uitleg, labels en doorstroom tegelijk kunnen worden geregeld.
Hoe ver van tevoren moet je een plantenruilmarkt organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, ruilregels en het deelnemersformulier. Verstuur een herinnering ongeveer 7 dagen voor de markt en controleer de definitieve deelnemerslijst nog 1 tot 2 dagen vooraf.
Hoe richt je de tafels in voor een plantenruilmarkt?: Maak aparte plantstands per categorie of formaat en houd een vrije looproute naar de ruilbalie. Plaats tafels bij voorkeur minimaal 1 meter uit elkaar, zodat bezoekers planten kunnen bekijken zonder andere potten om te stoten.
Wat moet je op de dag zelf niet vergeten bij een plantenruilmarkt?: Leg vóór de opening plantlabels, markers, ruilkaartjes, naambordjes en bewegwijzering klaar. Controleer daarnaast stroom, koffie en thee, afvalbakken en water voor planten; plan hiervoor minstens 45 minuten vóór de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.