Checklist para organizar una feria de jardinería

Organizar una feria de jardinería requiere coordinar expositores, puestos, visitantes y materiales de trabajo sin dejar cabos sueltos. Empieza por fijar la fecha, el horario y las condiciones de participación; después gestiona permisos, inscripciones y reservas. Durante la última semana, confirma la distribución de los stands, la electricidad y la previsión meteorológica. El día anterior, prepara la señalización, las listas, los materiales de jardinería y el equipo de café para que el montaje avance sin improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Comprobar los requisitos de permiso
Contactar con los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Colgar carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
Hacer reservas
Dibujar la distribución de los stands
2 personas
Definir la ruta de visitantes
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
Comprobar el pronóstico del tiempo
Reforzar la protección contra la lluvia
2 personas
Imprimir la lista de expositores
Preparar tarjetas de nombre
Preparar señales de ruta
2 personas
Imprimir listas de precios
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Montar mesas y sillas
3 personas
Probar el equipo de café
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Despejar el lugar
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas y bancos
3 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Repartir materiales del stand
3 personas
Colocar plantas en las mesas de presentación
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Comprobar los baños

Evento

Atender la entrada
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Anunciar las demostraciones
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Recopilar plantas y materiales
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar a fondo el lugar
3 personas
Secar y clasificar los materiales
2 personas
Guardar el inventario
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los productos no utilizados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Bancoscant. 8
Mantelescant. 18
Expositores de presentacióncant. 10
Taburetescant. 12
Perchero
Postes separadorescant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Terminales de pagocant. 2
Cajas de cajacant. 2
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Canaletas para cablescant. 6
Megáfono de mano
Carretillascant. 2

Material de jardín

Regaderacant. 6
Bandejas para plantascant. 30
Macetas de cultivocant. 50
Jardinerascant. 20
Mesas de trabajocant. 4
Guantes de jardineríacant. 12
Pala de manocant. 8
Tijeras de podarcant. 6
Cuboscant. 8
Etiquetas para plantascant. 200
Cuerdacant. 4
Estacascant. 48
Martillos de gomacant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 6
Termoscant. 6

Decoración

Banderola de la feria de jardineríacant. 2
Guirnaldascant. 8
Carteles de los puestos del mercadocant. 18
Portanombrescant. 30
Portaprecioscant. 60
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12
Macetas para decoracióncant. 20
Carteles direccionalescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LED de montajecant. 6
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 3
Escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 3
Paños de microfibracant. 20

Catering

Dispensadores de bebidascant. 3
Bandejas para servircant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Compras

Consejos

Cierra las inscripciones con al menos 7 días de margen. Así puedes confirmar expositores, recoger preferencias dietéticas, imprimir tarjetas identificativas y preparar una lista actualizada.
Dibuja la distribución de los stands antes de reservar mesas y sillas. Deja una ruta de visitantes clara y comprueba que cada puesto tenga acceso a electricidad si utiliza equipos.
Revisa la previsión del tiempo 72 horas antes y vuelve a comprobarla la víspera. Si hay riesgo de lluvia, refuerza las carpas y protege las zonas de exposición antes de empezar el montaje.
Prepara por separado el material de jardinería de uso común: bandejas, macetas, jardineras, etiquetas, guantes, palas y tijeras de podar. Etiquetar las cajas evita perder tiempo buscando piezas durante la feria.
Prueba las máquinas de café y los hervidores el día anterior, y comprueba regletas, alargadores y canaletas. Lleva también una solución para los pagos en efectivo y con tarjeta para no bloquear las ventas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de jardinería?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes, sobre todo si participan varios expositores o necesitas comprobar permisos. Deja los últimos 7 días para confirmar inscripciones, materiales, distribución y previsión meteorológica.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los expositores?: Ciérralas al menos 7 días antes de la feria. Ese plazo permite fijar los puestos, dibujar la ruta de visitantes, preparar las tarjetas de nombre y calcular mesas, sillas y soportes.
¿Qué hay que revisar si la feria de jardinería es al aire libre?: Comprueba el pronóstico 72 horas antes y otra vez el día anterior. Revisa las carpas, los puntos de electricidad y la protección contra la lluvia antes de montar mesas, expositores y material de jardinería.
¿Cuándo hay que preparar la señalización y las listas?: Imprime la lista de expositores, las señales de ruta y las listas de precios como máximo el día anterior. Lleva algunas copias adicionales para sustituir hojas dañadas o cubrir cambios de última hora.

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