Organiser un salon du jardin sans rien oublier

Un salon du jardin demande de coordonner les exposants, les visiteurs et toute l’installation extérieure. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la fixation des horaires au contrôle du matériel le jour J. Prévoyez notamment les inscriptions, le plan des stands, les besoins alimentaires et la solution de repli en cas de pluie. Les derniers contrôles portent sur l’électricité, les paiements, le café et la signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Vérifier les exigences de permis
Contacter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
Faire les réservations
Dessiner le plan du stand
2 personnes
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
Vérifier les prévisions météo
Compléter la protection contre la pluie
2 personnes
Imprimer la liste des exposants
Préparer les badges nominatifs
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Imprimer les listes de prix
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Tester le matériel à café
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Dégager le lieu
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises et les bancs
3 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les supports de stand
3 personnes
Installer des plantes sur les tables de présentation
4 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Annoncer les démonstrations
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Réapprovisionner les amuse-bouches
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
4 personnes
Rassembler les plantes et le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
Sécher et trier le matériel
2 personnes
Ranger les stocks
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses non utilisées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Bancsqté 8
Nappesqté 18
Supports de présentationqté 10
Tabouretsqté 12
Portant à vêtements
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Goulottes de câblesqté 6
Mégaphone à main
Diablesqté 2

Matériel de jardinage

Arrosoirqté 6
Plateaux pour plantesqté 30
Pots de cultureqté 50
Bacs à plantesqté 20
Tables de travailqté 4
Gants de jardinageqté 12
Pelles à mainqté 8
Sécateursqté 6
Seauxqté 8
Étiquettes pour plantesqté 200
Cordeqté 4
Piquetsqté 48
Marteaux en caoutchoucqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Décoration

Bannière du salon du jardinqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux de stand de marchéqté 18
Porte-nomsqté 30
Porte-prixqté 60
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Pots de fleurs pour la décorationqté 20
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Distributeurs de boissonsqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pains de glaceqté 24
Courses

Conseils

Fixez la date et les horaires avant de contacter les exposants : les invitations, le formulaire d’inscription et la communication dépendent de ces informations.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez-les quelques jours avant le salon. Cela évite de découvrir trop tard qu’il manque une option ou une quantité.
Dessinez le plan des stands avant de réserver ou d’installer les tables. Prévoyez un parcours lisible entre les tentes, les zones de présentation, les caisses et les espaces de repos.
Vérifiez la météo plusieurs jours avant l’ouverture, puis à nouveau la veille. Les tentes ne suffisent pas toujours : préparez aussi une protection complémentaire contre la pluie et sécurisez les câbles.
Testez les machines à café, bouilloires, terminaux de paiement et multiprises avant l’arrivée du public. Imprimez également les listes d’exposants, badges, panneaux de direction et listes de prix avant l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du jardin ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de fixer les conditions de participation, contacter les exposants, ouvrir les inscriptions et organiser la communication.
Quand confirmer les exposants d’un salon du jardin ?: Confirmez les exposants environ 2 à 3 semaines avant l’événement. Vous pourrez alors finaliser le plan des stands, les badges, la liste publique et les besoins en tables, chaises ou supports de présentation.
Combien de temps prévoir pour installer un salon du jardin ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 heures pour installer les tentes, tables, chaises, stands, câbles et panneaux. Ajoutez une heure pour tester l’électricité, le matériel à café, les paiements et le parcours des visiteurs.
Que prévoir en cas de pluie pour un salon du jardin ?: Contrôlez les prévisions 48 heures avant, puis la veille et le matin même. Préparez des protections supplémentaires, vérifiez l’ancrage des tentes et gardez une solution claire pour déplacer les stands ou les visiteurs si nécessaire.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.