Zo organiseer je een bloembollenplantdag

Begin minstens vier weken vooraf met de plantlocatie, vergunning en bestelling van de bloembollen. Zet daarna de plantvakken uit en werk met een duidelijke indeling voor vrijwilligers, gereedschap en plantinstructies. Op de dag zelf regel je eerst de ontvangst, routeborden en materialen per vak; pas daarna start het planten. Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en informeer deelnemers op tijd over kleding, route en programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Plantlocatie reserveren
2
Vergunning controleren
3
Plantvakken uitzetten
2 personen
4
Bloembollen bestellen
5
Vrijwilligers uitnodigen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Weersverwachting controleren
10
Deelnemers informeren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Gereedschap controleren
2 personen
13
Gereedschap per vak verdelen
2 personen
14
Plantinstructies afdrukken
15
Route- en informatieborden maken
2 personen
16
Naamkaartjes voorbereiden
17
Eerstehulpset controleren
18
Bloembollen naar locatie brengen
3 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Verlichting ophangen
2 personen
22
Informatieborden plaatsen
2 personen
23
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Hapjes en lunch voorbereiden
3 personen
26
Plantvakken markeren
3 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
29
Gereedschap uitdelen
3 personen
30
Bloembollen verdelen
4 personen
31
Bloembollen planten
12 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Pauzes begeleiden
2 personen
34
Lunch en hapjes serveren
3 personen
35
Geplant gebied controleren
3 personen
36
Gereedschap innemen
3 personen
37
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
38
Avondverlichting inschakelen
39
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Partytenten afbreken
4 personen
42
Gereedschap schoonmaken
3 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Terrein schoonmaken
4 personen
45
Afvalcontainers legen
2 personen
46
Materialen terugbrengen
3 personen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Plantlocatie eindcontroleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Tuinmateriaal

Tulpenbollenaantal 600
Narcissenbollenaantal 600
Krokusbollenaantal 400
Hyacintenbollenaantal 200
Plantscheppenaantal 25
Handharkenaantal 10
Werkhandschoenenaantal 70
Kniekussensaantal 20
Emmersaantal 12
Touwaantal 4
Houten markeerpalenaantal 40

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Klapbankenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Soeplepelsaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Decoratie

Routebordenaantal 8
Informatiebordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 80

Veiligheid

Eerstehulpset
Veiligheidsvestenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bestel tulpen-, narcissen-, krokus- en hyacintenbollen zodra de locatie vaststaat. Controleer bij levering of de soorten en aantallen kloppen; een tekort ontdek je op de plantdag te laat.
Maak plantvakken met touw en houten markeerpalen en verdeel het gereedschap vooraf per vak. Zo hoeven deelnemers niet allemaal tegelijk plantscheppen, handharken en emmers te zoeken.
Plan vrijwilligers in kleine groepen en geef elk vak één aanspreekpunt. Leg de plantinstructies geprint klaar, zodat niemand tijdens het werk hoeft te wachten op uitleg.
Richt de ontvangsttafel in vóór de eerste deelnemers komen, met naamkaartjes, routeborden en informatieborden. Zet ook de eerstehulpset op een vaste, herkenbare plek en wijs aan wie die beheert.
Bereid soep, lunch en drinken eerder voor dan je denkt en gebruik koelboxen en thermoskannen. Controleer de weersverwachting de dag ervoor en zet partytenten, verlichting en extra zitplaatsen klaar als regen of vroeg invallende duisternis wordt verwacht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bloembollenplantdag organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met de locatie, vergunning, bollen en vrijwilligers. Rond 1 week vooraf de deelnemersindeling en materialen af en controleer het weer 1 dag tevoren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bloembollenplantdag?: Dat hangt af van het aantal plantvakken en deelnemers, maar deel vrijwilligers altijd per vak in met minstens 1 aanspreekpunt per groep. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf, zodat open plekken nog kunnen worden aangevuld.
Wanneer moet je de bloembollen en het gereedschap regelen?: Bestel de bloembollen zodra de plantlocatie en het plan voor de plantvakken vaststaan, bij voorkeur minimaal 3 weken vooraf. Controleer plantscheppen, handharken, handschoenen, kniekussens en emmers uiterlijk 1 week voor de plantdag.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een bloembollenplantdag?: Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en communiceer dan of de plantdag doorgaat. Zorg voor partytenten, warme dranken, verlichting en een aangepast programma; bij onveilige omstandigheden stel je de activiteit uit en informeer je deelnemers direct.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.