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Gartenmesse organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Bei einer Gartenmesse müssen Aussteller, Besucherführung und praktische Ausstattung zusammenpassen. Beginne mit Datum, Öffnungszeiten, Teilnahmebedingungen und möglichen Genehmigungen, bevor du Einladungen und Anmeldungen veröffentlichst. Plane anschließend Standflächen, Strom, Möbel und die Versorgung für Aussteller und Besucher. In den letzten Tagen zählen Wetterkontrolle, Beschilderung, Namensschilder und ein Test der Kaffeeausstattung, damit am Veranstaltungstag nichts improvisiert werden muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Teilnahmebedingungen erstellen

    2 Personen

  • Genehmigungsanforderungen prüfen

  • Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Plakate aufhängen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber bestätigen

  • Reservierungen vornehmen

  • Standaufteilung zeichnen

    2 Personen

  • Besucherroute festlegen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Regenschutz ergänzen

    2 Personen

  • Liste der Standbetreiber drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Preisliste drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    3 Personen

  • Kaffeeausrüstung testen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort räumen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle und Bänke aufstellen

    3 Personen

  • Standplätze markieren

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standmaterialien verteilen

    3 Personen

  • Bepflanzung auf Präsentationstischen platzieren

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Mülleimer aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Eingangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Vorführungen ankündigen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Tische zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Snackvorrat auffüllen

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Pflanzen und Materialien sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Den Veranstaltungsort gründlich reinigen

    3 Personen

  • Materialien trocknen und sortieren

    2 Personen

  • Vorräte einlagern

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Nicht verwendete Einkäufe aufräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 6
  • KlappischeAnz. 18
  • KlappstühleAnz. 80
  • BiertischeAnz. 8
  • BänkeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 18
  • PräsentationsregaleAnz. 10
  • HockerAnz. 12
  • Kleiderständer
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KartenterminalsAnz. 2
  • KassenboxenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 6
  • Handmegafon
  • TransportwagenAnz. 2

Gartenmaterial

  • GießkanneAnz. 6
  • PflanzschalenAnz. 30
  • Anzucht-TöpfeAnz. 50
  • PflanzkübelAnz. 20
  • ArbeitstischeAnz. 4
  • GartenhandschuheAnz. 12
  • HandschaufelnAnz. 8
  • GartenscherenAnz. 6
  • EimerAnz. 8
  • PflanzenschilderAnz. 200
  • SeilAnz. 4
  • HeringeAnz. 48
  • GummihämmerAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaraffenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

  • Gartenmesse-BannerAnz. 2
  • WimpelkettenAnz. 8
  • Marktstand-SchilderAnz. 18
  • NamensschildhalterAnz. 30
  • PreishalterAnz. 60
  • KreidetafelnAnz. 6
  • KreidestifteAnz. 12
  • Blumentöpfe zur DekorationAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-BaustrahlerAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • BesenAnz. 3
  • WischsetsAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 20

Catering

  • GetränkespenderAnz. 3
  • ServierplattenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 24
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Öffnungszeiten mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei frühzeitig, ob für Verkaufsstände, Zelte oder die Nutzung des Geländes eine Genehmigung erforderlich ist.
  • Versende die erste Einladung an potenzielle Standbetreiber 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Setze eine Anmeldefrist und bestätige jeden Stand schriftlich, sobald Fläche, Strombedarf und besondere Wünsche erfasst sind.
  • Zeichne den Standplan spätestens 2 Wochen vorher. Berücksichtige dabei Besucherroute, Absperrpfosten, Präsentationsregale, Arbeitstische sowie ausreichend breite Wege für Transportwagen und Besucher.
  • Kontrolliere Stromanschlüsse, Verlängerungskabel und Kabelkanäle 3 bis 5 Tage vor dem Aufbau. Teste außerdem Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kartenterminals und Kassenboxen mit dem tatsächlich vorgesehenen Zubehör.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und ergänze bei Regenrisiko Partyzelte, Regenschutz und trockene Aufbewahrung für Pflanzenmaterial. Drucke am Vortag Standbetreiberliste, Routenschilder, Namensschilder und Preisliste aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gartenmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Datum, Genehmigungen, Ausstelleransprache, Anmeldeformular und Werbung noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann muss die Anmeldung für Standbetreiber enden?
Setze die Anmeldefrist etwa 3 Wochen vor der Gartenmesse. So bleiben ungefähr 14 Tage, um Standflächen zu zeichnen, Stromanschlüsse zu planen, Reservierungen vorzunehmen und die Teilnahme zu bestätigen.
Wie viele Tische und Stühle braucht eine Gartenmesse?
Das hängt von den bestätigten Standbetreibern und dem vorgesehenen Standmaß ab. Lege den Bedarf spätestens 2 Wochen vorher aus dem Standplan fest und reserviere zusätzlich einige Sitzplätze für Kaffee- und Wartebereiche.
Wann sollte man das Wetter für eine Gartenmesse prüfen?
Prüfe die Vorhersage erstmals 5 bis 7 Tage vorher und verbindlich 48 Stunden vor Beginn. Bei Regenrisiko solltest du dann Partyzelte, Regenschutz, Kabelkanäle und eine trockene Lagerung für Pflanzen und Unterlagen ergänzen.

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