Checklist voor een goed georganiseerde bloembollenplantdag

Een bloembollenplantdag vraagt meer voorbereiding dan alleen bollen en scheppen klaarzetten. Reserveer de plantlocatie op tijd, controleer of een vergunning nodig is en deel vrijwilligers per plantvak in. Regel daarnaast instructies, routeborden, gereedschap en een plan voor regen of vroeg invallende duisternis. Op deze pagina staat de volledige checklist in een praktische volgorde, van de eerste reserveringen en bestellingen tot de inrichting van de locatie en de ontvangst van deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Plantlocatie reserveren
Vergunning controleren
Plantvakken uitzetten
2 personen
Bloembollen bestellen
Vrijwilligers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers informeren
Boodschappen doen
2 personen
Gereedschap controleren
2 personen
Gereedschap per vak verdelen
2 personen
Plantinstructies afdrukken
Route- en informatieborden maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Eerstehulpset controleren
Bloembollen naar locatie brengen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en lunch voorbereiden
3 personen
Plantvakken markeren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Gereedschap uitdelen
3 personen
Bloembollen verdelen
4 personen
Bloembollen planten
12 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzes begeleiden
2 personen
Lunch en hapjes serveren
3 personen
Geplant gebied controleren
3 personen
Gereedschap innemen
3 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Avondverlichting inschakelen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Gereedschap schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afvalcontainers legen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Plantlocatie eindcontroleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Tuinmateriaal

Tulpenbollenaantal 600
Narcissenbollenaantal 600
Krokusbollenaantal 400
Hyacintenbollenaantal 200
Plantscheppenaantal 25
Handharkenaantal 10
Werkhandschoenenaantal 70
Kniekussensaantal 20
Emmersaantal 12
Touwaantal 4
Houten markeerpalenaantal 40

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Klapbankenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Soeplepelsaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Decoratie

Routebordenaantal 8
Informatiebordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 80

Veiligheid

Eerstehulpset
Veiligheidsvestenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bestel tulpen-, narcissen-, krokus- en hyacintenbollen vroeg genoeg om aantallen en soorten nog te kunnen bijstellen. Houd bij de bestelling rekening met het aantal plantvakken en de gewenste plantdichtheid.
Maak per plantvak één set met plantscheppen, handharken, werkhandschoenen, kniekussens, emmers en touw. Zo hoeven vrijwilligers niet telkens naar een centrale tafel terug te lopen.
Druk de plantinstructies vooraf af en hang ze ook op informatieborden. Zet per vak duidelijk uit waar geplant wordt met houten markeerpalen en touw; dat voorkomt discussie op de dag zelf.
Plan de ontvangst apart van het planten. Richt de aanmeldtafel in met naamkaartjes, plaats routeborden vanaf de ingang en deel vrijwilligers vooraf per vak in, inclusief iemand die nieuwe deelnemers uitleg geeft.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en richt de locatie daarop in. Partytenten, warme dranken in thermoskannen, verlichting en een gecontroleerde eerstehulpset worden vaak pas gemist als het koud, nat of donker wordt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bloembollenplantdag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, vergunning en bestelling van de bloembollen. Nodig vrijwilligers uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf uit, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een bloembollenplantdag?: Reken naast een coördinator op minimaal 2 vrijwilligers per plantvak en één persoon voor ontvangst en vragen. Voeg bij meerdere plantvakken een aparte materiaalbeheerder toe, zodat gereedschap en bollen aangevuld kunnen worden.
Wanneer controleer ik het weer voor een bloembollenplantdag?: Controleer de weersverwachting een week vooraf voor de grote planning en opnieuw 48 uur en 24 uur voor de start. Beslis dan of partytenten, extra verlichting, warme dranken of een aangepast programma nodig zijn.
Wat moet ik op de ochtend van een bloembollenplantdag klaarzetten?: Zet minstens 60 tot 90 minuten voor de ontvangst de tafels, stoelen, partytenten, informatieborden en aanmeldtafel klaar. Verdeel daarna per plantvak de bollen en het gereedschap en zet dranken koud of warm voordat deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.