Try-outconcert organiseren: checklist en planning

Een try-outconcert vraagt om meer dan artiesten en een podium. Je regelt vooraf de datum, locatie, bezetting, repertoire en bezoekers, en controleert daarna techniek, catering en ontvangst. Plan de opbouw ruim vóór de soundcheck: tafels en stoelen staan dan al goed, kabels zijn veilig weggewerkt en microfoons, licht en monitoren kunnen rustig worden getest. Met deze checklist houd je ook kleine zaken bij, zoals dieetwensen, artiesteninformatie, waterglazen en reservebatterijen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Artiesten en repertoire vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Bezoekerslijst bijwerken
Artiënteninformatie verzamelen
Technische wensen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Licht aansluiten
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Cateringbuffet inrichten
2 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Programma en artiestenbriefing
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
2 personen
Garderobe beheren
Koffie en thee serveren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste optreden begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Publieksvragen verzamelen
Tweede optreden begeleiden
3 personen
Avondprogramma aankondigen
Hoofdoptreden begeleiden
3 personen
Pauzedrankjes serveren
2 personen
Afsluiting verzorgen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Garderobe afronden

Nazorg

Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Lichtapparatuur afbouwen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur inventariseren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Leveranciersfacturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6
Kleedtafelsaantal 2
Podiumdelenaantal 6
Kleedkamerstoelenaantal 8

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 2
Luidsprekerstatievenaantal 2
Podiummonitoraantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 3
Instrumentkabelsaantal 8
Microfoonkabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 2
Kabelgotenaantal 6
Muzieklessenaarsaantal 6
Reservebatterijenaantal 12
Muziekstandaardlampjesaantal 4
Gaffer tapeaantal 6
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

Podiumlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 2
Lichtstatievenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Opslagbakkenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Podiumachterdoek
Programmastandaardsaantal 4
Naamkaartjesaantal 10
Pennenaantal 12
Programmaflyersaantal 80

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Plan de technische opbouw vóór de soundcheck. Houd tijd vrij om de mengtafel, luidsprekers, microfoons, DI-boxen en podiummonitor afzonderlijk te controleren; een losse kabel of ontbrekende stekkerdoos ontdek je liever niet tijdens het optreden.
Maak de podiumzone vrij voordat tafels en stoelen worden geplaatst. Leg instrument- en microfoonkabels vast met kabelgoten of tape en houd kabelhaspels en verlengkabels uit de looproute.
Verzamel artiesteninformatie en technische wensen uiterlijk enkele dagen voor het concert. Controleer daarna of muzieklessenaars, microfoonstatieven, instrumentkabels en reservebatterijen daadwerkelijk beschikbaar zijn.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één actuele bezoekerslijst. Richt de entree en garderobe in voordat het publiek komt en zet waterglazen, wijnglazen, borden en bestek klaar bij het buffet.
Koel dranken en bereid hapjes pas nadat de boodschappen en reserveringen zijn gecontroleerd. Zet koffiezetapparaten en waterkokers op een plek met voldoende stroom, zonder de kabels van de geluidsinstallatie te kruisen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een try-outconcert organiseren?: Leg datum, locatie, artiesten en repertoire bij voorkeur vier tot zes weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en reserveringen tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet de soundcheck van een try-outconcert plaatsvinden?: Plan de soundcheck nadat de geluidsapparatuur, microfoons, licht en podiumzone zijn opgebouwd, maar minimaal 60 minuten vóór de ontvangst van bezoekers. Zo blijft er tijd over voor aanpassingen en een korte artiestenbriefing.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een try-outconcert?: Reken op minimaal twee uur voor tafels, stoelen, podiumzone, geluid, licht, kabels en catering. Voeg extra tijd toe als apparatuur moet worden opgehaald of als meerdere artiesten met verschillende technische wensen optreden.
Wat moet ik voor artiesten klaarzetten bij een try-outconcert?: Controleer vóór de opbouw hun technische wensen en zet waterglazen, kleedtafels, krukken of stoelen en eventuele muzieklessenaars klaar. Doe dit uiterlijk tijdens de laatste controle vóór de soundcheck, zodat ontbrekende spullen nog kunnen worden geregeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.