Organiser un concert d’essai sans rien oublier
Un concert d’essai demande de coordonner les artistes, le public et la technique dans un temps souvent court. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’au briefing avant l’ouverture. Les points qui posent le plus souvent problème sont les besoins techniques non vérifiés, les câbles installés trop tard et les inscriptions mal suivies. Prévoyez aussi un responsable clairement identifié pour l’accueil et un autre pour la régie.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Définir les artistes et le répertoire
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Mettre à jour la liste des visiteurs
Collecter les informations des artistes
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Programme et briefing des artistes
3 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Gérer le vestiaire
Servir le café et le thé
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer la première prestation
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer la pause
Recueillir les questions du public
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
Annoncer le programme du soir
Encadrer la prestation principale
3 personnes
Servir les boissons de la pause
2 personnes
Assurer la clôture
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Finaliser le vestiaire
Suivi
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier l’équipement
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Rassembler les factures des fournisseurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Portantsqté 2
- Tabouretsqté 6
- Tables de maquillageqté 2
- Éléments de podiumqté 6
- Chaises des vestiairesqté 8
Équipement
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Pieds de haut-parleurqté 2
- Moniteur de scèneqté 2
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Boîtiers DIqté 3
- Câbles d'instrumentsqté 8
- Câbles de microqté 8
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Rallonges à enrouleurqté 2
- Goulottes de câblesqté 6
- Pupitres de musiqueqté 6
- Piles de rechangeqté 12
- Lampes de pupitreqté 4
- Ruban gafferqté 6
- Serre-câblesqté 100
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 2
- Pieds d’éclairageqté 2
Vaisselle
- Verres à eauqté 80
- Verres à vinqté 50
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 6
- Petits bolsqté 12
- Bacs de rangementqté 8
Décoration
- Nappesqté 8
- Fond de scène
- Pupitres de programmeqté 4
- Badges nominatifsqté 10
- Stylosqté 12
- Flyers du programmeqté 80
Catering
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Sets de balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Conseils
- Confirmez la date et le lieu avant d’annoncer le concert, puis envoyez les invitations seulement quand les artistes, le répertoire et les horaires sont arrêtés. Gardez une liste des visiteurs mise à jour jusqu’au jour J.
- Demandez aux artistes leurs besoins techniques au moins 7 jours avant le concert. Vérifiez notamment les microphones, boîtiers DI, retours de scène, pieds, câbles et prises disponibles.
- Réservez 2 à 3 heures avant l’arrivée du public pour nettoyer la salle, installer les tables et chaises, dégager la zone du podium et effectuer les réglages sonores. Les tests de son ne doivent pas être repoussés après l’ouverture des portes.
- Refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas avant l’installation du matériel sonore. Prévoyez une zone séparée pour le buffet afin d’éviter les verres renversés près de la table de mixage et des rallonges.
- Fixez chaque câble au sol avec du ruban adhésif adapté ou une goulotte avant le passage du public. Gardez des piles de rechange, des multiprises et au moins une rallonge disponible pour résoudre rapidement un oubli technique.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un concert d’essai ?
- Envoyez-les dès que la date, le lieu, les artistes et le répertoire sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant le concert. Relancez les invités 5 à 7 jours avant et clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement.
- Combien de temps prévoir pour installer le son d’un concert ?
- Prévoyez au moins 2 heures pour installer les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones, les câbles et l’éclairage. Ajoutez 30 à 45 minutes pour les réglages sonores et la vérification de chaque entrée.
- Quand faire les courses et refroidir les boissons ?
- Faites les courses 1 à 2 jours avant le concert, puis vérifiez la liste juste avant le départ. Mettez les boissons au frais la veille pour avoir plusieurs heures de refroidissement avant l’arrivée des invités.
- Que faut-il vérifier avec les artistes avant le concert ?
- Collectez leurs informations et leurs besoins techniques au moins 7 jours à l’avance. Confirmez ensuite le programme, l’ordre de passage, les horaires d’arrivée et le briefing final le jour même, avant l’ouverture des portes.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !