Probekonzert organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Probekonzert braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnlicher Abend mit Musik: Künstler, Repertoire, Technik und Besucherliste müssen zusammenpassen. Bestätige Datum und Ort frühzeitig und kläre technische Anforderungen, Reservierungen sowie Ernährungswünsche, bevor du einkaufst. In den letzten Stunden vor Beginn zählen ein freier Bühnenbereich, sicher verlegte Kabel und ein vollständiger Soundcheck. Die Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Künstlerbriefing und dem fertigen Cateringbuffet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Künstler und Repertoire festhalten
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
Besucherliste aktualisieren
Künstlerinformationen sammeln
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Equipment abholen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
2 Personen
Location reinigen
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Licht anschließen
2 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Cateringbuffet einrichten
2 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
Programm und Künstlerbriefing
3 Personen
Event
Besucher empfangen
2 Personen
Garderobe verwalten
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Ersten Auftritt begleiten
3 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pause ankündigen
Publikumsfragen sammeln
Zweiten Auftritt betreuen
3 Personen
Abendprogramm ankündigen
Hauptauftritt begleiten
3 Personen
Pausengetränke servieren
2 Personen
Abschluss organisieren
Besucher verabschieden
2 Personen
Garderobe abschließen
Nachbereitung
Tonanlage abbauen
3 Personen
Lichttechnik abbauen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Ausstattung inventarisieren
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Lieferantenrechnungen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 6
- UmkleidetischeAnz. 2
- BühnenelementeAnz. 6
- UmkleidestühleAnz. 8
Ausstattung
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- LautsprecherstativeAnz. 2
- BühnenmonitorAnz. 2
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 3
- InstrumentenkabelAnz. 8
- MikrofonkabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 2
- KabelkanäleAnz. 6
- NotenpulteAnz. 6
- ErsatzbatterienAnz. 12
- NotenständerleuchtenAnz. 4
- Gaffer TapeAnz. 6
- KabelbinderAnz. 100
Beleuchtung
- BühnenbeleuchtungAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 2
- LichtstativeAnz. 2
Geschirr
- WassergläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- SchälchenAnz. 12
- AufbewahrungsboxenAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- Bühnenhintergrund
- ProgrammständerAnz. 4
- NamensschilderAnz. 10
- StifteAnz. 12
- ProgrammflyerAnz. 80
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- MülleimerAnz. 6
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- BesensetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Tipps
- Kläre die technischen Anforderungen mindestens 7 Tage vor dem Konzert. Prüfe dann Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel, Bühnenmonitor und Ersatzbatterien gemeinsam mit den Künstlern.
- Aktualisiere die Besucherliste 2 bis 3 Tage vor dem Termin und übertrage Ernährungswünsche direkt auf die Einkaufsliste. So kaufst du Snacks und Getränke nicht nach einer veralteten Anmeldung ein.
- Plane den Technikaufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. Für Lautsprecher, Mikrofone, Licht, Kabelkanäle und den anschließenden Soundcheck brauchst du mehr Zeit als für das reine Aufstellen der Stühle.
- Kühle Getränke spätestens 4 Stunden vor Beginn. Stelle Wassergläser, Weingläser, Kaffeetassen, Teller und Besteck vor dem Einrichten des Cateringbuffets bereit, damit der Einlass nicht durch Nacharbeiten verzögert wird.
- Reserviere 30 Minuten vor dem Einlass für das Künstlerbriefing. Kläre Programmablauf, Garderobe, Umkleidetische, Notenpulte und den Zugang zur Bühne, bevor die ersten Besucher eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Probekonzert organisieren?
- Bestätige Datum und Ort mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. Einladungen und Anmeldungen folgen frühzeitig; technische Anforderungen und Künstlerinformationen sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin vollständig sein.
- Wann muss die Technik beim Probekonzert aufgebaut sein?
- Beginne den Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. Plane zusätzlich 45 bis 60 Minuten für Mikrofonanschlüsse, Licht, sichere Kabelwege und den Soundcheck ein.
- Wie viele Getränke brauche ich für ein Probekonzert?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Für Künstler und Helfer solltest du zusätzlich Wasser für den gesamten Aufbau und das Programm einplanen.
- Wann sollte ich die Einkaufsliste für das Probekonzert prüfen?
- Prüfe sie 3 bis 5 Tage vor dem Konzert, nachdem die Besucherliste und Ernährungswünsche aktualisiert wurden. Getränke, Snacks und Geschirr sollten spätestens am Vortag vorhanden sein.
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