Boodschappenlijst voor een trouwringenbeurs

Voor een trouwringenbeurs heb je meer nodig dan alleen tafels voor standhouders. Bezoekers moeten zich vlot kunnen registreren, hun weg vinden en rustig informatie bekijken. Denk daarom aan een informatiebalie, standwanden, folderrekken en naamkaartjes, maar ook aan koffie, thee, water en servies. Met deze boodschappenlijst houd je rekening met de inrichting, catering, techniek en materialen die op de beursdag vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebalie
Registratietafel
Standtafelsaantal 24
Bezoekerstafelsaantal 6
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Presentatietafel
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Tafelkledenaantal 32
Standwandenaantal 16
Folderrekkenaantal 12
Paraplubakkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanaantal 8
Suikerkommenaantal 6
Melkkannetjesaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Beamer
Beamerdoek
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Ducttapeaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Decoratie

Entreebord
Standnummerbordenaantal 24
Welkomstbord
Bloemstukkenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 12
Slingersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Fotowand
Krijtbordenaantal 8
Tafelnummersaantal 6
Lintenaantal 12

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Licht slingersaantal 8
Tafellampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Koelcontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Voorraadbakkenaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekhoudersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Groene thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Bruiswater - 12 flessen
- Plat water - 18 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Gemberbier - 4 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Pilsener - 72 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rosé - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- Bitter lemon - 4 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Mineraalwater voor personeel - 12 flessen
- Mini croissants - 100 stuks
- Mini chocoladebroodjes - 80 stuks
- Roomboter - 2 pakken
- Aardbeienjam - 2 potten
- Honing - 2 potten
- Mini broodjes - 120 stuks
- Jonge kaas - 3 kilo
- Brie - 2 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Ham - 2 kilo
- Gerookte kipfilet - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Eiersalade - 2 kilo
- Komkommer - 12 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Paprika - 2 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 40 stuks
- Peren - 30 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Aardbeien - 3 kilo
- Blauwe bessen - 2 kilo
- Notenmix - 3 kilo
- Naturelchips - 8 zakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoute sticks - 5 zakken
- Olijven - 3 potten
- Augurken - 2 potten
- Cocktailtomaten - 3 kilo
- Mini mozzarella - 2 kilo
- Pesto - 4 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Knoflooksaus - 2 flessen
- Balsamicosaus - 2 flessen
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Italiaanse kruiden - 1 pot
- Olijfolie - 2 flessen
- Baguettes - 20 stuks
- Crackers - 8 pakken
- Mini quiches - 100 stuks
- Groentefritters - 80 stuks
- Mini gehaktballetjes - 100 stuks
- Vegetarische hapjes - 100 stuks
- Veganistische hapjes - 60 stuks
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Lactosevrije roomkaas - 4 kuipjes
- Veganistische kaas - 1 kilo
- Mini muffins - 100 stuks
- Brownies - 80 stuks
- Macarons - 100 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Servetten - 500 stuks
- Papieren rietjes - 200 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Vaatwastabletten - 40 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectiegel - 6 flessen

Tips

Stem het aantal standtafels, standwanden en stoelen af op de definitieve standindeling. Reserveer ook enkele extra stoelen en minstens één extra tafel voor registratie of onverwachte wijzigingen.
Zet voor de catering aparte aantallen klaar voor koffie, thee en water. Reken per bezoeker op minimaal 2 kopjes of glazen tijdens een beursbezoek en houd extra voorraad achter de hand voor standhouders.
Leg plattegronden, naamkaartjes, bewegwijzering en folders vóór opening per zone klaar. Neem minstens 10 procent extra printmateriaal mee voor last-minute bezoekers en verkeerd ingevulde naamkaartjes.
Controleer techniek minstens 24 uur vooraf: microfoons, luidsprekers, koffiezetapparaten, waterkokers en koelboxen moeten aanwezig zijn en werken. Test het geluid nogmaals zodra de standwanden en meubels op hun plek staan.
Vul cadeautasjes pas nadat de voorraad is geteld en de aanmeldingen zijn verwerkt. Maak 5 tot 10 procent extra tasjes voor bezoekers die zich op de dag zelf aanmelden en bewaar ze bij de registratietafel.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een trouwringenbeurs?: Voor een trouwringenbeurs heb je onder meer standtafels, standwanden, stoelen, een registratietafel, folderrekken, bewegwijzering en naamkaartjes nodig. Voor ontvangst en catering horen ook koffie- en theeservies, waterglazen, dranken, koelboxen en afvalbakken op de lijst. Voor presentaties kunnen microfoons en luidsprekers nodig zijn.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een trouwringenbeurs?: Reken per verwachte bezoeker op minimaal 2 kopjes of glazen als de beurs enkele uren duurt. Tel daar het servies voor standhouders en medewerkers bij op en houd ongeveer 10 procent reserve aan voor breuk, extra gebruik en onverwachte bezoekers.
Wanneer moet ik de spullen voor een trouwringenbeurs regelen?: Reserveer meubilair, catering en techniek zodra de datum, locatie en standindeling bekend zijn, bij voorkeur minimaal 4 weken vooraf. Controleer de volledige voorraad uiterlijk 1 week voor de beurs en test de apparatuur opnieuw binnen 24 uur voor opening.
Hoeveel extra cadeautasjes en drukwerk moet ik meenemen?: Maak 5 tot 10 procent extra cadeautasjes boven op het aantal bevestigde bezoekers. Neem voor plattegronden, folders en naamkaartjes minstens 10 procent reserve mee, omdat zich op de dag zelf nog bezoekers kunnen aanmelden of materiaal zoekraakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.