Trouwbeurs organiseren: een checklist in de juiste volgorde

Een trouwbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen leveranciers uitnodigen. Je legt eerst datum, locatie en indeling vast, waarna inschrijvingen, promotie en bezoekersregistratie op elkaar moeten aansluiten. Denk ook op tijd aan standnummers, naamkaartjes, catering, parkeerinformatie en techniek. Met deze checklist werk je van de eerste afspraken naar een beursdag waarop leveranciers en bezoekers direct hun weg vinden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Deelnemende leveranciers benaderen
2 personen
Leveranciers inschrijven
2 personen
Plattegrond van de beurs maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldformulier openen
Promotie op sociale media plaatsen
Flyers verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciersinformatie controleren
2 personen
Catering reserveren
Meubilair reserveren
Verlichting reserveren
Drukwerk laten maken
Parkeerinformatie versturen
Definitieve gastenlijst maken
Naamkaartjes printen
2 personen
Standnummers printen
Beursmaterialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Levering controleren
2 personen
Vloeren en entree schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standnummers plaatsen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting installeren
2 personen
Presentatieruimte klaarzetten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Leveranciers ontvangen
3 personen
Leveranciers naar stands begeleiden
2 personen
Standopstellingen controleren
2 personen
Briefing serviceteam geven
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma uitdelen
Leveranciers ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Presentaties aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Fotohoek begeleiden
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen bewaren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Leveranciers uitchecken
2 personen

Nazorg

Catering afbouwen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inpakken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Leveranciers nabellen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursbaliesaantal 2
Klaptafelsaantal 24
Cocktailtafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Loungebankenaantal 4
Loungefauteuilsaantal 8
Loungetafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerbestekaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Lopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Krijtbordenaantal 8
Bordhoudersaantal 30
Naamkaartjeshoudersaantal 100

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadstationsaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Staande lampenaantal 4

Catering

Presentatieschalenaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Tafelnummertjesaantal 24
Koffielepeltjesaantal 120
Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakkarren
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Leg de plattegrond en standplaatsen uiterlijk 4 weken vooraf vast. Zo kunnen leveranciers hun presentatie aanpassen en kun je standnummers tijdig laten drukken.
Open het online aanmeldformulier zodra de uitnodigingen zijn verstuurd en verwerk aanmeldingen wekelijks. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de beurs, zodat catering niet hoeft te gokken.
Stuur parkeerinformatie samen met de praktische bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld ook waar de ingang is en wanneer bezoekers binnen kunnen.
Controleer leveranciersinformatie 1 week voor de beurs en maak daarna de definitieve gastenlijst. Print naamkaartjes en standnummers niet pas op de ochtend zelf, maar minimaal 2 dagen vooraf.
Plan het klaarzetten van balies, tafels, stoelen, verlichting en presentatiemateriaal op de dag vóór de beurs. Koel dranken vooraf en controleer laptop, beamer en projectiescherm voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een trouwbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie en deelnemende leveranciers. Trek daarna minimaal 6 weken uit voor uitnodigingen, promotie en aanmeldingen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een trouwbeurs?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken voor de beurs. Stuur 7 tot 10 dagen vooraf een herinnering met parkeerinformatie en praktische details.
Hoeveel tijd heb je nodig om een trouwbeurs op te bouwen?: Reken op 3 tot 5 uur voor het plaatsen van meubilair, stands, decoratie en techniek, afhankelijk van de grootte van de beurs. Plan de opbouw bij voorkeur de dag ervoor.
Wanneer maak je de definitieve gastenlijst en naamkaartjes?: Maak de definitieve gastenlijst 2 tot 3 dagen voor de beurs. Print naamkaartjes en standnummers uiterlijk 1 dag vooraf, nadat leveranciersinformatie en aanmeldingen zijn gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.