Checklist pour organiser un salon du mariage

Un salon du mariage demande une coordination précise entre le lieu, les exposants et les visiteurs. Commencez par fixer la date et l’espace disponible, puis construisez le plan des stands avant d’ouvrir les inscriptions. Les invitations, la promotion et le suivi des fournisseurs doivent avancer en parallèle. À l’approche du jour J, concentrez-vous sur les badges, la signalétique, le mobilier, le catering et l’ouverture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les fournisseurs participants
2 personnes
Inscrire les fournisseurs
2 personnes
Créer le plan du salon
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les flyers
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les informations du fournisseur
2 personnes
Réserver le catering
Réserver le mobilier
Réserver l’éclairage
Faire réaliser les imprimés
Envoyer les infos de parking
Établir la liste définitive des invités
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les numéros de stand
Rassembler le matériel du salon
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la livraison
2 personnes
Nettoyer les sols et l’entrée
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Préparer l’espace de présentation
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Accueillir les fournisseurs
3 personnes
Accompagner les fournisseurs jusqu’aux stands
2 personnes
Vérifier les installations du stand
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe de service
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
Soutenir les prestataires
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer les présentations
Animer les présentations
2 personnes
Animer le coin photo
Vérifier les toilettes
Conserver les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le départ des prestataires
2 personnes

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Relancer les fournisseurs
Stocker le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 2
Tables pliantesqté 24
Tables cocktailqté 8
Chaisesqté 80
Canapés de salonqté 4
Fauteuils loungeqté 8
Tables loungeqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Couverts de serviceqté 12

Décoration

Nappesqté 24
Tapisqté 12
Compositions floralesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Panneaux en ardoiseqté 8
Porte-affichesqté 30
Porte-nomsqté 100

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 12
Stations de rechargeqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampadairesqté 4

Catering

Plateaux de présentationqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Petites cartes de tableqté 24
Petites cuillères à caféqté 120
Courses

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Chariots de ménage
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 3 à 6 mois à l’avance : le plan des stands dépendra des accès, des réserves et de la capacité d’accueil.
Finalisez le plan du salon avant d’attribuer les emplacements. Prévoyez une circulation dégagée entre les stands et indiquez clairement les numéros sur place.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que les fournisseurs participants sont confirmés. Demandez leurs coordonnées, leurs besoins alimentaires et leurs contraintes d’installation.
Envoyez les informations de parking au moins 7 jours avant le salon. Ce détail est souvent oublié et évite les appels de dernière minute le matin de l’événement.
La veille, rassemblez les badges, numéros de stand, imprimés, boissons et accessoires. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et vérifiez le mobilier livré.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du mariage ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les fournisseurs, le catering, le mobilier et la promotion.
Quand envoyer les invitations pour un salon du mariage ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant le salon, puis faites un rappel 7 à 10 jours avant. Vous pourrez ainsi établir une liste définitive des invités et préparer les badges.
Combien de temps avant ouvrir les inscriptions en ligne ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu et les premiers fournisseurs sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fermez ou vérifiez les inscriptions 3 à 5 jours avant pour finaliser l’accueil.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon du mariage ?: Contrôlez le plan, les numéros de stand, les badges, le mobilier, l’éclairage, les imprimés et le matériel audiovisuel. Prévoyez une vérification complète 2 à 3 heures avant l’ouverture du lieu.

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