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Hochzeitsmesse organisieren: die Checkliste für die Planung

Eine Hochzeitsmesse braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin und Ort stehen am Anfang, danach folgen Aussteller, Messeplan und Einladungen. Plane genug Zeit für Anmeldungen, Ernährungswünsche und Lieferanteninformationen ein, bevor Catering, Möbel und Technik endgültig reserviert werden. In den letzten Tagen zählen Namensschilder, Standnummern, Parkinformationen und gekühlte Getränke. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt bis zur geöffneten Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmende Lieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Lieferanten anmelden

    2 Personen

  • Messeplan erstellen

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Anmeldeformular öffnen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Flyer verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferanteninformationen prüfen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Möbel reservieren

  • Beleuchtung reservieren

  • Drucksachen anfertigen lassen

  • Parkinformationen versenden

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Standnummern drucken

  • Messematerialien einsammeln

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferung prüfen

    2 Personen

  • Böden und Eingang reinigen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standnummern anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung installieren

    2 Personen

  • Präsentationsraum vorbereiten

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Lieferanten empfangen

    3 Personen

  • Lieferanten zu den Ständen begleiten

    2 Personen

  • Standaufbauten prüfen

    2 Personen

  • Briefing für das Serviceteam geben

    2 Personen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Programm verteilen

  • Lieferanten unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet ordentlich halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Präsentationen ankündigen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Fotoecke betreuen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fundgegenstände aufbewahren

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Lieferanten auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Mobiliar zusammensuchen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien einpacken

    3 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Lieferanten nachtelefonieren

  • Übrig gebliebene Materialien lagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MesseständeAnz. 2
  • KlappischeAnz. 24
  • CocktailtischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • LoungebänkeAnz. 4
  • Lounge-SesselAnz. 8
  • LoungetischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 100
  • TellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierbesteckAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 24
  • LäuferAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonbögenAnz. 2
  • Fotowand
  • FotopropsAnz. 20
  • KreidetafelnAnz. 8
  • SchildhalterAnz. 30
  • NamensschildhalterAnz. 100

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • LadestationenAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 8
  • StehlampenAnz. 4

Catering

  • PräsentiertellerAnz. 12
  • GetränkespenderAnz. 4
  • TischnummernAnz. 24
  • KaffeelöffelAnz. 120
  • Einkäufe

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • Reinigungswagen
  • HandseifenspenderAnz. 4

Tipps

  • Lege Datum und Ort zuerst fest und kontaktiere teilnehmende Lieferanten direkt danach. Für Rückmeldungen und Anmeldungen solltest du mindestens 2 bis 3 Wochen Bearbeitungszeit einplanen.
  • Erstelle den Messeplan, bevor du Standplätze endgültig zuweist. Halte Standnummern schriftlich fest und drucke zusätzlich Namensschilder für die erwarteten Gäste und Lieferanten.
  • Öffne das Online-Anmeldeformular früh und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Messe. Diese Frist lässt dem Catering Zeit, Mengen und Sonderkost anzupassen.
  • Verschicke Parkinformationen zusammen mit den letzten Veranstaltungsdetails, nicht erst am Messetag. Prüfe die endgültige Gästeliste 2 bis 3 Tage vorher und lege die Drucksachen bereit.
  • Plane den Aufbau rückwärts von der Öffnung der Location: Möbel, Beleuchtung, Messestände, Beschilderung und Technik müssen vor dem Einlass stehen. Getränke kühlst du am besten am Vorabend, damit am Morgen keine Zeit verloren geht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hochzeitsmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort und den ersten Lieferantenkontakten. Einladungen und Werbung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vorher starten.
Wann sollte ich die Aussteller für eine Hochzeitsmesse anmelden?
Melde die Lieferanten an, sobald Standplätze und Messeplan abgestimmt sind, am besten 4 bis 6 Wochen vor der Messe. So bleibt Zeit, Informationen zu prüfen und fehlende Angaben nachzufassen.
Wann muss die Gästeliste für eine Hochzeitsmesse final sein?
Erstelle die endgültige Gästeliste 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung. Ernährungswünsche solltest du bereits 7 Tage vorher abgeschlossen haben, damit das Catering planen kann.
Was muss am Tag vor der Hochzeitsmesse vorbereitet werden?
Sammle Messematerialien ein, prüfe Namensschilder und Standnummern und kühle die Getränke am Vorabend. Rechne außerdem mindestens 2 Stunden vor dem Einlass für Aufbau, Beleuchtung und Technik ein.

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