Checklist para organizar una feria de bodas sin olvidos
Una feria de bodas necesita más que reservar un espacio y reunir proveedores. Primero se fijan la fecha y el lugar, se distribuyen los stands y se confirma quién participa; después se abren las inscripciones y empieza la promoción. En los últimos días hay que cerrar la lista de invitados, revisar las preferencias dietéticas, preparar etiquetas y números de stand, y coordinar catering, mobiliario e iluminación. Esta checklist reúne el orden de trabajo hasta abrir el recinto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Contactar a los proveedores participantes
2 personas
Registrar proveedores
2 personas
Crear el plano de la feria
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción online
Publicar promoción en redes sociales
Repartir flyers
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la información de los proveedores
2 personas
Reservar el catering
Reservar mobiliario
Reservar la iluminación
Encargar material impreso
Enviar la información de aparcamiento
Hacer la lista definitiva de invitados
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
Imprimir números de stand
Recopilar material de feria
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la entrega
2 personas
Limpiar los suelos y la entrada
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar números de stand
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Preparar la sala de presentaciones
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Recibir a los proveedores
3 personas
Guiar a los proveedores a los stands
2 personas
Comprobar la disposición de los puestos
2 personas
Dar la briefing al equipo de servicio
2 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
Apoyar a los proveedores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar presentaciones
Coordinar presentaciones
2 personas
Atender el rincón fotográfico
Comprobar los baños
Guardar los objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Controlar a los proveedores
2 personas
Seguimiento
Desmontar el catering
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Llamar de nuevo a los proveedores
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mostradores de feriacant. 2
- Mesas plegablescant. 24
- Mesas altascant. 8
- Sillascant. 80
- Sofás loungecant. 4
- Butacas loungecant. 8
- Mesas de loungecant. 4
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 150
- Copas de vinocant. 100
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
- Cubiertos de serviciocant. 12
Decoración
- Mantelescant. 24
- Corredorescant. 12
- Arreglos floralescant. 12
- Guirnaldascant. 8
- Arcos de globoscant. 2
- Photowall
- Accesorios para fotoscant. 20
- Pizarrascant. 8
- Porta-cartelescant. 30
- Portanombrescant. 100
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 12
- Estaciones de cargacant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzascant. 8
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas de piecant. 4
Catering
- Bandejas de presentacióncant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Números de mesacant. 24
- Cucharillas de cafécant. 120
- Compras
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Carros de limpieza
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Consejos
- Cierra el plano de la feria antes de encargar material impreso. Así los números de stand, los carteles y la información para proveedores coinciden con la distribución final.
- Abre el formulario de inscripción con antelación suficiente para gestionar cambios. Recoge las preferencias dietéticas junto con los datos de contacto, no por mensajes separados la última semana.
- Confirma por escrito la información de cada proveedor antes de publicar invitaciones y planos. Un nombre o teléfono incorrecto obliga a reimprimir etiquetas y señalización.
- Calcula el mobiliario por zonas, no solo por proveedor: mostradores y mesas plegables para los stands, mesas altas para las bebidas y una zona lounge con sofás, butacas y mesas bajas.
- Deja para el último día únicamente lo que no pueda hacerse antes: enfriar las bebidas, recoger la compra, imprimir la lista definitiva y abrir la ubicación. La iluminación, el catering y el material impreso deben estar reservados con anterioridad.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de bodas?
- Empieza al menos 8 semanas antes de la fecha. Ese margen permite fijar el lugar, contactar y registrar proveedores, diseñar las invitaciones, abrir las inscripciones y corregir el plano de stands antes de imprimirlo.
- ¿Cuándo se debe cerrar la lista de invitados de una feria de bodas?
- Ciérrala entre 3 y 5 días antes del evento. Con esa lista puedes imprimir las etiquetas con nombres, confirmar el catering y enviar la información de aparcamiento sin trabajar con datos incompletos.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de una feria de bodas?
- El día anterior conviene recopilar el material de feria, colocar o comprobar los números de stand, revisar la señalización y enfriar las bebidas. La compra y cualquier elemento perecedero deben quedar listos para que la apertura no dependa de varias entregas.
- ¿Cuántas sillas y mesas hacen falta para una feria de bodas?
- Calcula primero un puesto de exposición por proveedor y añade sillas según el acuerdo con cada participante. Para los visitantes, separa una zona lounge con sofás, butacas y mesas bajas, y reserva mesas altas para las bebidas; el plano final determina las cantidades exactas.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!