Tributeconcert organiseren: checklist en planning
Een tributeconcert organiseren vraagt meer dan een artiest en een podium. Je moet techniek, vergunningen, ticketverkoop, catering en publieksstromen op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie, begroting en artiesten, en werk daarna toe naar een concreet draaiboek. Op de concertdag zelf zitten de risico’s vaak in details: een niet-vrijgemaakte laadzone, ontbrekende kabels of een artiestenbriefing die te laat wordt verstuurd. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Artiesten boeken
2 personen
Technische wensen opvragen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Begroting vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Ticketverkoop openen
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Catering bestellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek printen
Contactlijst printen
Programma bevestigen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Artiestenbriefing versturen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Instrumenten aansluiten
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Wayfinding ophangen
2 personen
Toiletten controleren
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers inchecken
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Aperitief serveren
3 personen
Optreden begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Artiesten verzorgen
Tweede optreden begeleiden
3 personen
Publieksvragen afhandelen
Bar bedienen
3 personen
Publiek informeren over einde
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Dranken en eten opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Leveranciersfacturen verzamelen
Borg en materialen controleren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Podiumtrap
- Statafelsaantal 8
- Eettafelsaantal 6
- Stoelenaantal 80
- Garderoberekkenaantal 2
- Klapkrukkenaantal 6
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Monitorboxenaantal 3
- Geluidskabelsaantal 20
- Stekkerdozenaantal 10
- Verlengkabelsaantal 10
- Keyboardstandaardsaantal 2
- Gitaarstandaardsaantal 4
- Muzieklessenaarsaantal 4
Verlichting
- LED-podiumlampenaantal 8
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerverlichtingaantal 6
- Zaklampenaantal 4
Servies
- Wijnglazenaantal 80
- Longdrinkglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Schenkkanaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Serveerbladenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
Decoratie
- Achtergronddoek
- Podiumdecoratie
- Tafellopersaantal 8
- Vaasjesaantal 12
- Lichtletters
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Dweilsetaantal 2
- Schoonmaakkarrenaantal 2
- Handvegers en blikkenaantal 3
- Kabelmattenaantal 12
- Afzetpalenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de technische wensen van de artiesten minimaal 4 weken voor het concert vast. Controleer daarna of luidsprekers, subwoofers, microfoons, DI-boxen, monitorboxen en voldoende kabels daadwerkelijk beschikbaar zijn.
- Plan de opbouw met een vaste laad- en lostijd en maak de zone minstens 1 uur voor aankomst vrij. Zet podiumdelen, podiumtrap, lichtstatieven en apparatuur op het draaiboek met een verantwoordelijke erbij.
- Open de ticketverkoop pas nadat capaciteit, zit- en staanplaatsen en eventuele reserveringen zijn gecontroleerd. Verwerk aanmeldingen wekelijks en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert.
- Print op de dag zelf minimaal 2 exemplaren van het draaiboek en de contactlijst. Geef vrijwilligers een korte briefing vóór de locatie opent, inclusief garderobe, publieksontvangst en wie technische problemen doorzet.
- Koel dranken enkele uren vóór de deuren opengaan en tel glazen per gebruiksmoment. Controleer ook koffiekopjes, borden, besteksets, schenkkan en verlichting; juist deze kleinere spullen worden bij een concert vaak pas tijdens de opbouw gemist.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een tributeconcert organiseren?
- Leg datum, locatie en artiesten bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Begin minimaal 8 weken voor het concert met ticketverkoop, promotie en het verzamelen van technische wensen.
- Wanneer moet ik de techniek voor een tributeconcert regelen?
- Vraag de technische rider direct na het boeken van de artiesten op en controleer de set uiterlijk 4 weken vooraf. Plan een laatste controle van mengtafel, microfoons, monitorboxen, kabels en stroomvoorziening in de laatste 7 dagen.
- Wanneer moet de catering voor een tributeconcert besteld worden?
- Bestel catering nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, meestal 7 tot 10 dagen voor het concert. Geef de definitieve aantallen en allergieën uiterlijk 3 dagen vooraf door aan de leverancier.
- Hoe laat moet ik de locatie openen op de concertdag?
- Open de locatie zo dat er vóór de inloop tijd is voor laden, podiumbouw, soundcheck en briefing. Reken minimaal 3 uur vóór het publiek arriveert op de locatie, en houd daarna 30 minuten vrij voor de laatste controle.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!