Checklist para organizar un concierto tributo sin olvidar nada
Un concierto tributo combina contratación artística, producción técnica, venta de entradas y atención al público. Esta checklist reúne 68 tareas y 48 elementos para avanzar en el orden correcto, desde fijar la fecha y el presupuesto hasta abrir el recinto. La parte que más se retrasa suele ser la técnica: pide las necesidades de los artistas con antelación y confirma el equipo antes de cerrar el programa. También encontrarás controles para permisos, seguro, catering, voluntarios y la preparación del día del concierto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Contratar artistas
2 personas
Solicitar necesidades técnicas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Fijar el presupuesto
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
Publicar la promoción en línea
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Pedir el catering
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de contactos
Confirmar el programa
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enviar briefing a los artistas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los instrumentos
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Montar la barra
3 personas
Preparar la restauración
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Comprobar los baños
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Realizar la comprobación de luces
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Abrir las puertas
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir el aperitivo
3 personas
Acompañar la actuación
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Anunciar el descanso
Atender a los artistas
Acompañar la segunda actuación
3 personas
Atender las preguntas del público
Atender la barra
3 personas
Informar al público sobre el final
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger bebidas y comida
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver el equipo
3 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Recoger facturas de proveedores
Comprobar la fianza y los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escalera del escenario
- Mesas altascant. 8
- Mesas de comedorcant. 6
- Sillascant. 80
- Percheroscant. 2
- Taburetes plegablescant. 6
Equipo
- Altavocescant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Cajas de monitorcant. 3
- Cables de sonidocant. 20
- Regletascant. 10
- Cables alargadorescant. 10
- Soportes para tecladocant. 2
- Soportes para guitarracant. 4
- Atriles de músicacant. 4
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 6
- Linternascant. 4
Vajilla
- Copas de vinocant. 80
- Vasos altoscant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Jarracant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas de serviciocant. 6
- Pinzascant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
Decoración
- Lona de fondo
- Decoración del escenario
- Manteles runnerscant. 8
- Jarroncitoscant. 12
- Letras luminosas
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Juego de fregonacant. 2
- Carros de limpiezacant. 2
- Escobillas y recogedorescant. 3
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Postes separadorescant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Pide a los artistas sus necesidades técnicas antes de contratar definitivamente el equipo. Confirma por escrito el número de micrófonos, cajas DI, monitores, soportes y conexiones necesarias.
- No dejes los permisos y el seguro para la última semana. Comprueba los requisitos del recinto al menos 4 semanas antes y guarda los contactos responsables junto con la documentación.
- Coordina la venta de entradas, las inscripciones y las preferencias dietéticas en una sola lista. Cierra el número de comensales entre 5 y 7 días antes para poder hacer las reservas y pedir el catering con datos reales.
- Prepara la logística de carga y descarga antes de que llegue el grupo. Despeja la zona, indica dónde colocar las piezas del escenario y deja previstos cables alargadores, regletas y linternas para los ajustes en zonas oscuras.
- El día del concierto, imprime el plan de trabajo y la lista de contactos antes de abrir el recinto. Confirma el programa con los artistas, revisa la previsión meteorológica y enfría las bebidas con varias horas de margen.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto tributo?
- Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, contratar a los artistas, revisar permisos y preparar la venta de entradas. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar el programa, el catering, los voluntarios y el equipo técnico.
- ¿Cuándo hay que pedir las necesidades técnicas a los artistas?
- Solicítalas en el momento de contratarles y ciérralas como mínimo 4 semanas antes del concierto. Así puedes comprobar si dispones de mesa de mezclas, subwoofers, monitores, micrófonos, cajas DI y cableado suficiente.
- ¿Cuándo se debe cerrar el número de asistentes y el catering?
- Recoge las inscripciones y preferencias dietéticas hasta 5 o 7 días antes. Haz entonces las reservas y pide el catering; comprar comida y bebida demasiado pronto suele dejar cantidades incorrectas.
- ¿Qué hay que revisar el día del concierto tributo?
- Antes de abrir, comprueba la zona de carga y descarga, el escenario, el sonido, la iluminación y la previsión del tiempo. Ten impresos el plan de trabajo y la lista de contactos, y confirma el programa con los artistas y voluntarios.
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