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Tribute-Konzert organisieren: die Checkliste

Ein Tribute-Konzert steht und fällt mit guter Abstimmung zwischen Künstlern, Technik, Veranstaltungsort und Publikum. Kläre zuerst Datum, Ort, Budget und technische Anforderungen, bevor du Tickets und Werbung startest. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Anmeldungen, Catering, Helfer und das Künstlerbriefing. Am Veranstaltungstag brauchst du einen gedruckten Ablaufplan, eine Kontaktliste und genug Zeit für Aufbau, Soundcheck und Einlass.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Künstler buchen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen erfragen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Budget festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Ticketverkauf öffnen

  • Werbung online stellen

    2 Personen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Kontaktliste drucken

  • Programm bestätigen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Künstlerbriefing versenden

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lade- und Entladezone freimachen

    2 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Instrumente anschließen

    3 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    2 Personen

  • Kabel sicher abkleben

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Wegweiser anbringen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Lichtcheck durchführen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher einchecken

    3 Personen

  • Garderobe besetzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Aperitif servieren

    3 Personen

  • Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Künstler betreuen

  • Zweiten Auftritt betreuen

    3 Personen

  • Publikumsfragen bearbeiten

  • Bar bedienen

    3 Personen

  • Publikum über das Ende informieren

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Getränke und Essen wegräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Lieferantenrechnungen sammeln

  • Kaution und Materialien prüfen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 6
  • Bühnentreppe
  • StehtischeAnz. 8
  • EsstischeAnz. 6
  • StühleAnz. 80
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KlapphockerAnz. 6

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • MonitorboxenAnz. 3
  • AudiokabelAnz. 20
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KeyboardständerAnz. 2
  • GitarrenständerAnz. 4
  • NotenpulteAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-BühnenlichterAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

  • WeingläserAnz. 80
  • LongdrinkgläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • KaraffeAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ZangenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3

Dekoration

  • Hintergrundtuch
  • Bühnendekoration
  • TischläuferAnz. 8
  • VasenAnz. 12
  • Leuchtbuchstaben

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • WischsetAnz. 2
  • ReinigungswagenAnz. 2
  • Handfeger und KehrschaufelnAnz. 3
  • KabelmattenAnz. 12
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Frage die Künstler früh nach ihrer technischen Bühnenanforderung: Für Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, Monitorboxen und DI-Boxen muss vor dem Aufbau klar sein, was vorhanden ist und wer es bedient.
  • Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass. Bühne, Bühnentreppe, Lichtstative und LED-Bühnenlichter sollten vor dem Soundcheck stehen; halte die Lade- und Entladezone bis dahin frei.
  • Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Kapazität, Bestuhlung und Stehtische feststehen. Berücksichtige dabei auch Garderobenständer und Klapphocker, damit die Raumaufteilung am Veranstaltungstag nicht improvisiert werden muss.
  • Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung und bestelle das Catering mit Reserve. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt werden; Weingläser, Longdrinkgläser, Kaffeetassen, Teller und Bestecksets gehören getrennt zum Service bereit.
  • Drucke Ablaufplan und Kontaktliste spätestens am Vortag mehrfach aus. Prüfe außerdem die Wettervorhersage und stelle Taschenlampen sowie Stimmungsbeleuchtung bereit, falls Wege oder Außenbereiche nach Einbruch der Dunkelheit genutzt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Tribute-Konzert organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort, Budget und Künstlerbuchung. Genehmigungen, Versicherung und technische Anforderungen solltest du spätestens 8 Wochen vor dem Konzert prüfen.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Tribute-Konzert starten?
Starte den Ticketverkauf, sobald Künstler, Veranstaltungsort, Kapazität und Eintrittsablauf bestätigt sind. In der Praxis sind 6 bis 10 Wochen vor dem Termin ein sinnvoller Vorlauf für Werbung und Reservierungen.
Was muss die Technik für ein Tribute-Konzert enthalten?
Kläre mindestens Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, Monitorboxen, DI-Boxen, Audiokabel und Verlängerungskabel. Die verbindliche Liste kommt vom Künstler oder der betreuenden Technikperson und sollte spätestens 4 Wochen vorher vorliegen.
Wann soll man Catering und Getränke für ein Tribute-Konzert bestellen?
Bestelle das Catering etwa 10 bis 14 Tage vor dem Konzert, nachdem Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Getränke, Gläser und Geschirr solltest du spätestens am Vortag kontrollieren und die Getränke rechtzeitig zum Kühlen einplanen.

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