Concert hommage : la checklist pour ne rien oublier

Un concert hommage demande plus qu’une programmation et une scène. Il faut coordonner les artistes, la sonorisation, les autorisations, la billetterie et l’accueil du public dans le bon ordre. Cette checklist couvre les étapes de préparation jusqu’à l’ouverture du lieu, avec les détails souvent réglés trop tard : besoins techniques, catering, bénévoles, chargement et documents de référence. Utilise-la pour suivre les 68 tâches du projet et vérifier que les 48 éléments nécessaires sont disponibles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver des artistes
2 personnes
Demander les besoins techniques
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Fixer le budget
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Commander le catering
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des contacts
Confirmer le programme
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Envoyer le briefing aux artistes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les instruments
3 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir l'apéritif
3 personnes
Accompagner la prestation
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Annoncer la pause
S’occuper des artistes
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
Gérer les questions du public
Tenir le bar
3 personnes
Informer le public de la fin
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger les boissons et la nourriture
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rassembler les factures des fournisseurs
Vérifier la caution et le matériel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Tables hautesqté 8
Tables à mangerqté 6
Chaisesqté 80
Portantsqté 2
Tabourets pliantsqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 3
Câbles audioqté 20
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 10
Supports de clavierqté 2
Supports de guitareqté 4
Pupitres de musiqueqté 4

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 80
Verres à long drinkqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Carafeqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 6
Planches à découperqté 3

Décoration

Bâche de fond
Décoration de scène
Chemins de tableqté 8
Petits vasesqté 12
Lettres lumineuses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Kit de lavageqté 2
Chariots de ménageqté 2
Balais à main et pellesqté 3
Passe-câblesqté 12
Poteaux de balisageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commence par bloquer la date, le lieu et le budget avant de confirmer les artistes. Demande ensuite leurs besoins techniques détaillés : microphones, retours, boîtiers DI, supports et branchements peuvent modifier l’organisation de la scène.
Ne laisse pas les autorisations et l’assurance pour la dernière semaine. Vérifie les délais auprès du lieu et conserve les confirmations avec la liste des contacts imprimée, afin de pouvoir réagir rapidement le jour du concert.
Ouvre la billetterie dès que le programme est confirmé, puis prévois un suivi des inscriptions. Recueille les besoins alimentaires au moment de l’inscription pour commander le catering avec une quantité connue, plutôt qu’au dernier moment.
Prépare le plan de salle en fonction du mobilier réellement disponible : éléments de podium, escalier, chaises, tables et portants. Réserve aussi une zone dégagée pour le chargement et le déchargement avant l’arrivée du matériel audio et des artistes.
La veille, refroidis les boissons, prépare les en-cas et imprime le déroulé. Le jour même, vérifie la météo, ouvre le lieu à l’heure prévue et envoie le briefing final aux artistes et aux bénévoles.

Questions fréquentes

Quand réserver les artistes pour un concert hommage ?: Réserve-les dès que la date, le lieu et le budget sont fixés. Envoie ensuite un briefing technique au moins 7 jours avant le concert, avec les horaires, l’accès et le programme confirmé.
Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation ?: Prévois au minimum 3 heures avant l’ouverture au public pour installer les haut-parleurs, subwoofers, micros, retours, câbles et table de mixage. Ajoute du temps si plusieurs artistes partagent la scène ou si une balance complète est nécessaire.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert hommage ?: Ouvre-la dès que le programme et le lieu sont confirmés, idéalement plusieurs semaines avant la date. Cela te laisse le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster le catering.
Que préparer la veille d’un concert hommage ?: La veille, refroidis les boissons, prépare les en-cas, imprime le déroulé et la liste des contacts, puis vérifie les prévisions météo. Contrôle également que les éclairages, rallonges, multiprises et accessoires de scène sont bien regroupés pour l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.