Tributeconcert organiseren: checklist van plan tot concertdag

Een tributeconcert vraagt om meer dan een artiest en een podium. Je legt eerst datum, locatie, contract, begroting en ticketverkoop vast en werkt daarna toe naar techniek, publieksinformatie en ontvangst. Vooral de technische rider, stroomvoorziening en de definitieve bezoekerslijst worden vaak te laat gecontroleerd. Gebruik deze checklist om 84 taken en 58 benodigde spullen in de juiste volgorde af te werken, van de eerste reserveringen tot de kassa en gekoelde dranken op de concertdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Artiest en contract bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering en aansprakelijkheid regelen
Begroting en ticketprijs vaststellen
2 personen
Ticketverkoop openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online aankondigen
2 personen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Artiestinformatie verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Geluidsinstallatie reserveren
Lichtinstallatie reserveren
Podium en tenten reserveren
Reserveringen bevestigen
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
Technische rider controleren
2 personen
Draaiboek printen
Route en parkeerinformatie delen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kassa en polsbandjes klaarleggen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Backstage inrichten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Toiletten controleren
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Kaartverkooptafel klaarzetten
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten laten soundchecken
4 personen
Briefing ontvangstteam geven
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Aperitief serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste concertset begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauze aankondigen
Podium en zaal controleren
2 personen
Tweede concertset begeleiden
3 personen
Lichte maaltijd serveren
4 personen
Tafels afruimen
3 personen
Derde concertset begeleiden
3 personen
Verlichting aanpassen
2 personen
Publiek en bar bedienen
4 personen
Finale aankondigen
Finale begeleiden
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Bar afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Podium veilig achterlaten
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Koelers legen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur demonteren
3 personen
Geleende spullen sorteren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Leveranciersfacturen verzamelen
Artiestenbetalingen verwerken
Bezoekersfoto's publiceren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Podiumrok
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitor-speakersaantal 3
XLR-kabelsaantal 12
Jack-kabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Laptop voor muziek

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Frontlampenaantal 2
Lichtstatievenaantal 2
Lichtcontroller
Sfeerverlichtingaantal 12
Zaklampenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Tributeconcertbanner
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Tafeldecoratiesaantal 10
Richtingsbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 20
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische controle uiterlijk twee weken voor het concert. Vergelijk de rider met je reserveringen voor PA-speakers, subwoofers, mengtafel, monitor-speakers, microfoons en DI-boxen; ontbrekende kabels of statieven vallen dan nog op.
Open de ticketverkoop pas nadat capaciteit, ticketprijs en programma vaststaan. Houd de aanmeldingen doorlopend bij en maak uiterlijk 48 uur vooraf een definitieve bezoekerslijst, inclusief dieetwensen.
Zet route- en parkeerinformatie minimaal zeven dagen voor het concert in de uitnodiging en online aankondiging. Vermeld ook de aanvangstijd, zodat bezoekers niet tegelijk met de soundcheck of opbouw aankomen.
Regel stroom en looproutes vóór de opbouw. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig in kabelgoten en houd met afzetpalen een vrije doorgang rond podium, kabels en garderoberekken.
Koel dranken en zet glazen, hapjes, kassa en polsbandjes op de dag zelf klaar vóór de eerste bezoekers binnenkomen. Reserveer daarnaast een aparte plek voor de draaiboeken, zaklampen en contactgegevens van artiest en leveranciers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tributeconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, artiest en contract. Plan vergunningen, verzekering, ticketverkoop en technische reserveringen daarna zo vroeg mogelijk, zodat je minimaal 2 weken voor het concert alle bevestigingen binnen hebt.
Wanneer moet de ticketverkoop voor een tributeconcert starten?: Start de verkoop zodra datum, locatie, capaciteit, programma en ticketprijs definitief zijn; meestal 8 tot 12 weken voor het concert. Verwerk aanmeldingen wekelijks en sluit of controleer de lijst uiterlijk 48 uur vooraf.
Wanneer controleer je de technische rider van een tributeconcert?: Controleer de rider direct na het tekenen van het contract en nogmaals 2 weken voor de concertdag. Vergelijk het document met PA-speakers, subwoofers, mengtafel, microfoons, DI-boxen, monitoren, kabels en stroomvoorziening.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een tributeconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Tel extra voorraad op voor artiesten en crew en stem de verdeling af op de verwachte bezoekerslijst en de duur van het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.