Tribute-Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Tribute-Konzert steht und fällt mit zwei Dingen: einem bestätigten Künstlervertrag und einer Technik, die zum Auftritt passt. Plane zuerst Termin, Ort, Genehmigungen und Budget, bevor du Tickets oder Einladungen veröffentlichst. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Technik, Catering, Besucherliste und Anreiseinformationen. Am Veranstaltungstag brauchst du einen ausgedruckten Ablaufplan, gekühlte Getränke und eine klare Kassenlösung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Künstler und Vertrag bestätigen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung und Haftung regeln
Budget und Ticketpreis festlegen
2 Personen
Ticketverkauf öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Konzert online ankündigen
2 Personen
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
Künstlerinformationen sammeln
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
Tonanlage reservieren
Lichtanlage reservieren
Bühne und Zelte reservieren
Reservierungen bestätigen
Endgültige Besucherliste erstellen
2 Personen
Technischen Rider prüfen
2 Personen
Ablaufplan ausdrucken
Routen- und Parkinformationen teilen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kasse und Armbänder bereitlegen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Stromversorgung anschließen
2 Personen
Backstage einrichten
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bar einrichten
3 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Fluchtwege freihalten
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Kassentisch aufstellen
2 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstler den Soundcheck machen lassen
4 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Aperitif servieren
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Erste Konzertnummer begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Pause ankündigen
Bühne und Saal kontrollieren
2 Personen
Die zweite Konzert-Session betreuen
3 Personen
Leichte Mahlzeit servieren
4 Personen
Tische abräumen
3 Personen
Drittes Konzertset betreuen
3 Personen
Beleuchtung anpassen
2 Personen
Publikum und Bar bedienen
4 Personen
Finale ankündigen
Finale betreuen
3 Personen
Dankesrede halten
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
Bar schließen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Bühne sicher hinterlassen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geräte abbauen
3 Personen
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Lieferantenrechnungen sammeln
Künstlerzahlungen abwickeln
Besucherfotos veröffentlichen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
Bühnentreppe
Bühnenrock
TischeAnz. 10
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 150
AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorlautsprecherAnz. 3
XLR-KabelAnz. 12
Jack-KabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
Laptop für Musik

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 6
FrontscheinwerferAnz. 2
LichtstativeAnz. 2
Lichtcontroller
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

TrinkgläserAnz. 150
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServiertablettsAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

Tribute-Konzertbanner
BühnentücherAnz. 4
TischdeckenAnz. 10
TischdekorationenAnz. 10
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 20
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100

Reinigung

MülleimerAnz. 8
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Künstlervertrag, Spielzeiten und technischen Rider spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. So bleibt Zeit, fehlende Mikrofone, DI-Boxen oder Monitorlautsprecher zu reservieren.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Ort, Einlasszeit und Konzertbeginn feststehen. Teile Routen- und Parkinformationen spätestens 3 Tage vorher mit den Gästen.
Plane die Tonanlage nicht nur nach der Raumgröße: Für ein Live-Konzert müssen PA-Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, Kabel und mindestens ein Monitorset zusammenpassen.
Erfasse Ernährungswünsche 7 bis 10 Tage vor dem Termin und bestelle danach das Catering. Getränke solltest du am Vortag kühlen, damit am Einlass nicht gleichzeitig Einkauf und Ausschank erledigt werden müssen.
Drucke Ablaufplan, Besucherliste und wichtige Kontaktdaten am Veranstaltungstag mindestens 2-mal aus. Lege Kasse, Armbänder, Taschenlampen und Kabelkanäle vor dem Einlass an einem festen Ort bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Tribute-Konzert planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstlervertrag, Ort, Genehmigungen, Versicherung und Technik sollten spätestens 6 Wochen vor dem Konzert bestätigt sein.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Tribute-Konzert starten?: Starte den Verkauf, sobald Künstler, Ort, Datum und Einlasszeit verbindlich feststehen. Das ist häufig 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert; veröffentliche Park- und Routeninformationen spätestens 3 Tage vorher.
Wie viel Technik braucht man für ein Tribute-Konzert?: Mindestens PA-Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, Monitorlautsprecher sowie passende XLR- und Stromkabel gehören in die Planung. Prüfe den technischen Rider 2 bis 3 Wochen vorher und bestätige die Reservierungen spätestens 7 Tage vor dem Aufbau.
Wann soll man Catering und Getränke für ein Konzert organisieren?: Frage Ernährungswünsche 10 bis 14 Tage vorher ab und bestelle das Catering danach. Kaufe haltbare Getränke und Snacks 2 bis 3 Tage vorher; kühle die Getränke am Vortag.

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