Checklist pour organiser un concert hommage

Un concert hommage demande de coordonner l’artiste, la salle, la technique et l’accueil du public sans laisser les détails au dernier moment. Cette checklist de 84 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la date et du contrat jusqu’à la caisse, aux bracelets et au rangement. Elle couvre aussi les réservations de sono, de lumière et de scène, les inscriptions, le catering et les informations pratiques pour les visiteurs. Utilisez-la comme fil conducteur, puis adaptez les horaires à votre programme.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Confirmer l’artiste et le contrat
2 personnes
Vérifier les autorisations
Gérer l’assurance et la responsabilité
Définir le budget et le prix du billet
2 personnes
Ouvrir la billetterie
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer le concert en ligne
2 personnes
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Rassembler les informations sur l’artiste
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Réserver la sono
Réserver l'installation lumineuse
Réserver la scène et les tentes
Confirmer les réservations
Établir la liste définitive des visiteurs
2 personnes
Vérifier la fiche technique
2 personnes
Imprimer le déroulé
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la caisse et les bracelets
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Aménager les coulisses
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Installer le stand de billetterie
2 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Faire faire la balance sonore aux artistes
4 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Servir l'apéritif
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner le premier set du concert
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer la pause
Vérifier la scène et la salle
2 personnes
Encadrer le deuxième set du concert
3 personnes
Servir un repas léger
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Encadrer le troisième set du concert
3 personnes
Ajuster l’éclairage
2 personnes
Servir le public et le bar
4 personnes
Annoncer la finale
Encadrer la finale
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Fermer le bar
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Laisser la scène en sécurité
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter l’équipement
3 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rassembler les factures des fournisseurs
Traiter les paiements des artistes
Publier les photos des visiteurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Jupe de scène
Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateur portable pour la musique

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Projecteurs avantqté 2
Pieds d’éclairageqté 2
Contrôleur d'éclairage
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 150
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Bannière du concert hommage
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 10
Décorations de tableqté 10
Panneaux directionnelsqté 8
Badges nominatifsqté 20
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’ouvrir la billetterie, puis obtenez le contrat de l’artiste et les conditions techniques par écrit. Gardez une version unique des horaires et des contacts.
Réservez la sono, les retours, les microphones, la scène et l’éclairage plusieurs semaines à l’avance. Vérifiez ensuite la fiche technique avec l’artiste, notamment les boîtiers DI, les câbles et les besoins électriques.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et fixez une date limite pour recueillir les besoins alimentaires. Commandez le catering à partir de la liste définitive plutôt qu’à partir d’une estimation ancienne.
Envoyez l’itinéraire et les informations de stationnement avant le concert, puis imprimez le déroulé pour l’équipe. Prévoyez des lampes de poche et des goulottes de câbles : ces petits éléments sont souvent oubliés au montage.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée du public. Installez la caisse, les bracelets, les tables et les chaises assez tôt pour tester l’accueil avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert hommage ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer l’artiste, les autorisations, l’assurance, la billetterie et les prestataires techniques.
Quand réserver la sono et l’éclairage pour un concert hommage ?: Réservez-les au moins 6 semaines avant la date, puis confirmez chaque réservation 7 à 10 jours avant. La fiche technique doit être validée avant le montage.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert hommage ?: Ouvrez-la dès que la date, le lieu, l’artiste et le prix du billet sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Arrêtez la liste définitive des visiteurs quelques jours avant l’événement.
Que préparer la veille d’un concert hommage ?: La veille, vérifiez les réservations, imprimez le déroulé, finalisez la liste des visiteurs et mettez les boissons au frais. Préparez aussi la caisse, les bracelets, les en-cas et les informations d’accès pour l’équipe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.