Checklist para organizar un concierto tributo

Un concierto tributo necesita más que contratar a un artista y abrir la venta de entradas. Esta checklist te ayuda a ordenar 84 tareas, desde elegir la fecha y cerrar el contrato hasta revisar el sonido, recibir al público y dejar lista la caja. Empieza con los permisos, el seguro y el presupuesto; después confirma proveedores, artistas y asistentes. En la última semana, concentra la información operativa en un solo plan de trabajo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Confirmar al artista y el contrato
2 personas
Comprobar permisos
Gestionar el seguro y la responsabilidad
Fijar el presupuesto y el precio de la entrada
2 personas
Abrir la venta de entradas
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar el concierto en línea
2 personas
Definir el programa y los horarios
2 personas
Recopilar información de los artistas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Reservar el equipo de sonido
Reservar la instalación de iluminación
Reservar el escenario y las carpas
Confirmar las reservas
Elaborar la lista definitiva de asistentes
2 personas
Comprobar la hoja técnica
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Dejar preparada la caja y las pulseras
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Montar backstage
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la barra
3 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Comprobar los baños
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar la mesa de venta de entradas
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido a los artistas
4 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Servir el aperitivo
3 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar la primera sesión de conciertos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar el descanso
Comprobar el escenario y la sala
2 personas
Coordinar el segundo set del concierto
3 personas
Servir una comida ligera
4 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Coordinar el tercer set del concierto
3 personas
Ajustar la iluminación
2 personas
Atender al público y al bar
4 personas
Anunciar la final
Coordinar la final
3 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Cerrar el bar
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Dejar el escenario seguro y ordenado
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Vaciar las neveras
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar el equipo
3 personas
Clasificar los artículos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Recoger facturas de proveedores
Gestionar los pagos a los artistas
Publicar fotos de visitantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenario
Falda de escenario
Mesascant. 10
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Perchascant. 150
Postes separadorescant. 8

Equipo

Altavoces de PAcant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Monitores de escenariocant. 3
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Portátil para música

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Faros delanteroscant. 2
Trípodes de iluminacióncant. 2
Controlador de luces
Iluminación ambientalcant. 12
Linternascant. 4

Vajilla

Vasoscant. 150
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Dispensadores de bebidascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Banner del concierto homenaje
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 10
Decoraciones de mesacant. 10
Señales direccionalescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 20
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100

Limpieza

Papelelerascant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el contrato antes de anunciar el concierto. Reserva al menos 8 semanas para comprobar permisos, seguro, necesidades técnicas y condiciones de cancelación.
Define el programa con horarios concretos y compártelo con artistas, técnicos y personal. Incluye llegada, prueba de sonido, apertura de puertas, actuación y desmontaje para evitar esperas entre equipos.
Revisa la hoja técnica con el proveedor de sonido antes de confirmar la reserva. Un concierto tributo puede necesitar PA, subwoofers, monitores, micrófonos, cajas DI, mesa de mezclas y cables suficientes para el escenario.
No dejes el catering y las preferencias dietéticas para el día del concierto. Recoge la información de artistas y equipo con varios días de margen y confirma el pedido antes de elaborar la lista definitiva de asistentes.
Prepara el acceso del público y la operación de sala la víspera: ruta, aparcamiento, pulseras, caja, bebidas frías, aperitivos y señalización. Ten linternas y canaletas para cables disponibles durante el montaje y la revisión final.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto tributo?: Empieza como mínimo 8 semanas antes para cerrar fecha, contrato, permisos, seguro, presupuesto y proveedores técnicos. Reserva la última semana para confirmar asistentes, horarios, catering y necesidades de montaje.
¿Qué permisos hacen falta para un concierto tributo?: Depende del lugar y del aforo, pero debes comprobar los permisos aplicables antes de anunciarlo y contratar el seguro de responsabilidad. Haz esta revisión al menos 6 semanas antes de la fecha para poder corregir cualquier requisito.
¿Cuándo hay que abrir la venta de entradas?: Abre la venta cuando estén confirmados el artista, el lugar, el precio y las condiciones básicas del concierto. Como referencia, hazlo entre 4 y 8 semanas antes y envía después las invitaciones y la información de acceso.
¿Cuándo se prepara el equipo de sonido y la iluminación?: Reserva sonido, iluminación, escenario y carpas varias semanas antes, y confirma todas las reservas al menos 7 días antes. El día del concierto, comprueba la hoja técnica durante el montaje y realiza la prueba de sonido antes de abrir las puertas.

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