Triatlon organiseren: complete checklist

Een triatlon organiseren vraagt meer dan een zwemstart, fietsparcours en finish. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersveiligheid, waterbeveiliging, tijdregistratie en de doorstroming van deelnemers. Begin met datum, locaties en parcours, zodat meldingen en reserveringen op tijd kunnen worden ingediend. Daarna volgen inschrijvingen, vrijwilligers en materiaal. In de laatste week controleer je startlijsten, routekaarten, weersverwachting en startpakketten. Deze checklist zet de voorbereiding in een praktische volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en parcours vastleggen
3 personen
Vergunningen en meldingen indienen
2 personen
Zwemlocatie reserveren
Fiets- en loopparcours reserveren
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
Verkeersposten indelen
2 personen
Timingapparatuur reserveren
Kajaks voor waterveiligheid reserveren
Fietsenstalling bepalen
2 personen
Parkeerplan uitwerken
2 personen
Weersverwachting controleren
Startlijst afdrukken
Routekaarten afdrukken
Startpakketten samenstellen
4 personen
Medaillelinten bevestigen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Zwemparcours uitzetten
6 personen
Fietsparcours markeren
6 personen
Loopparcours markeren
5 personen
Wisselzone opbouwen
8 personen
Registratietafels opstellen
3 personen
Fietsenstalling opbouwen
4 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Drankposten inrichten
6 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Omroep en stroom testen
2 personen

Event

Startnummers uitdelen
4 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Fietsen controleren
3 personen
Wedstrijdbriefing geven
3 personen
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
Zwemstart begeleiden
8 personen
Zwemveiligheid bewaken
8 personen
Wisselzone controleren
4 personen
Fietsparcours beveiligen
10 personen
Fietsers doorgeven
4 personen
Eerste drankpost bedienen
5 personen
Tweede drankpost bedienen
5 personen
Loopparcours beveiligen
8 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Dranken bijvullen
4 personen
Fruit en snacks uitdelen
4 personen
Finishers ontvangen
5 personen
Medaille en water uitdelen
3 personen
Finishresultaten bijhouden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Lichte maaltijd serveren
5 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
Parcours vrijgeven
4 personen

Nazorg

Start- en finishmateriaal afbouwen
6 personen
Wisselzone leeghalen
5 personen
Drankposten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
6 personen
Locatie schoonmaken
6 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Startboog
Finishboog
Fietsrekkenaantal 80
Afzethekkenaantal 30
Kleedkamerschermenaantal 8
Spiegelsaantal 4
Kapstokkenaantal 6

Sportmateriaal

Zwemboeienaantal 20
Zwemlijnenaantal 4
Reddingsboeienaantal 8
Kajaksaantal 3
Peddelsaantal 3
Verkeerskegelsaantal 80
Routepijlenaantal 60
Kilometerbordjesaantal 12
Startnummersaantal 120
Startnummerbandenaantal 120
Badmutsenaantal 120
Tijdregistratiechipsaantal 120
Polsbandjesaantal 150
Medaillelintenaantal 120
Finishmedaillesaantal 120
Prijzenaantal 12
Tijdregistratiesysteem
Stopwatchesaantal 8
Klembordenaantal 12
Fluitjesaantal 15
Reflectievestenaantal 30
Fietspompenaantal 4
Basis fietsgereedschapaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 12
Handdoekenaantal 40
Startvlaggenaantal 4
Finishvlaggenaantal 4
Routebandaantal 20
Markeerkrijtaantal 12
Reserve fietspedaalsetsaantal 4
Bidonkrattenaantal 20

Apparatuur

Omroepinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Telefoonsaantal 6
Portofoonsaantal 12
Megafoonsaantal 3
Laptopsaantal 3
Printersaantal 2
Kabelhaspelsaantal 4
Waterdichte opbergboxenaantal 12
Handtrolleysaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 10
IJsboxenaantal 4
Schenkkannenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Voedselbakkenaantal 20
Koelelementenaantal 30

Catering

Boodschappen
Waterkannenaantal 20
Thermoboxenaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Broodmandenaantal 12
Koelvitrinesaantal 2

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 30
Cold packsaantal 20
Pleistersaantal 200
Steriele gaasjesaantal 50
Elastische zwachtelsaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Desinfecterende doekjesaantal 100
Veiligheidsscharenaantal 4

Decoratie

Routevlaggenaantal 80
Sponsorbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 40
Finishdoekenaantal 2
Tafelkledenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 20
Afvalgrijpersaantal 6
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2
Papiercontainersaantal 6
Handschoenenaantal 12

Tips

Leg het zwem-, fiets- en loopparcours zo vroeg mogelijk vast. Vergunningen en meldingen kunnen meerdere weken voorbereiding vragen, vooral wanneer verkeersposten en wegafsluitingen nodig zijn.
Plan de waterveiligheid niet alleen met reddingsboeien. Leg ook kajaks, peddels, zwemlijnen en zwem-boeien vast en wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan vóór je vrijwilligers indeelt.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de triatlon. Vermeld daarin starttijd, wisselzones, parkeren, fietsenstalling, routekaarten, startnummers en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Maak aparte indelingen voor EHBO, verkeersposten, zwemveiligheid, inschrijving en finish. Reken per post op een duidelijke overdracht en geef vrijwilligers herkenbare reflectievesten en een klembord.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en het volledige materiaal. Leg startnummers, badmutsen, tijdregistratiechips, medaillelinten en routepijlen per zone klaar, zodat de opbouw niet afhankelijk is van zoekwerk op de ochtend zelf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een triatlon organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, parcours, zwemlocatie en vergunningen. Reserveer timingapparatuur, kajaks en belangrijke locaties zodra de datum vaststaat. De inschrijving kan daarna meestal 3 tot 6 maanden voor de wedstrijddag open.
Wanneer moet ik de vergunning voor een triatlon aanvragen?: Dien de vergunning of melding in zodra het parcours en de datum definitief zijn. Houd minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding aan, omdat verkeersmaatregelen, waterveiligheid en afstemming met hulpdiensten extra tijd kunnen vragen. Controleer de termijn bij de betreffende gemeente.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een triatlon?: Maak een aparte bezetting voor zwemveiligheid, wisselzones, verkeersposten, inschrijving, routecontrole, tijdregistratie en finish. Voor een kleinschalige triatlon kom je al snel uit op 20 tot 40 vrijwilligers, afhankelijk van het aantal kruisingen en deelnemers. Plan daarnaast enkele reservevrijwilligers voor uitval op de wedstrijddag.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een triatlon?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de start en een korte laatste update 24 tot 48 uur vooraf. Neem startnummer, starttijd, parkeren, fietsenstalling, parcours, wisselzone, weersverwachting en wijzigingen op. Zo voorkom je vragen die pas bij de inschrijving of start ontstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.