Checklist pour organiser un triathlon sans rien oublier

Un triathlon se prépare plusieurs mois à l’avance, car il faut coordonner la baignade, le vélo, la course et la sécurité sur chaque zone. Commence par fixer la date et les parcours, puis dépose les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Les bénévoles, les secours, le chronométrage et le stationnement doivent être confirmés bien avant le jour J. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre et à repérer les éléments souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le parcours
3 personnes
Déposer les autorisations et déclarations
2 personnes
Réserver le lieu de baignade
Réserver le parcours vélo et course à pied
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Assurer la présence des secours
2 personnes
Répartir les postes de circulation
2 personnes
Réserver le matériel de chronométrage
Réserver des kayaks pour la sécurité sur l’eau
Définir le parking à vélos
2 personnes
Élaborer le plan de stationnement
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste de départ
Imprimer les cartes d'itinéraire
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Fixer les rubans des médailles
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Balisage du parcours de natation
6 personnes
Marquer le parcours cycliste
6 personnes
Baliser le parcours de course
5 personnes
Installer la zone de transition
8 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Installer le parking à vélos
4 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les points de boissons
6 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester la sonorisation et l’alimentation
2 personnes

Événement

Distribuer les dossards
4 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Vérifier les vélos
3 personnes
Donner le briefing de la compétition
3 personnes
Accompagner les participants au départ
4 personnes
Encadrer le départ de natation
8 personnes
Surveiller la sécurité de la baignade
8 personnes
Vérifier la zone de relais
4 personnes
Sécuriser le parcours vélo
10 personnes
Transmettre les cyclistes
4 personnes
Servir le premier poste de ravitaillement
5 personnes
Tenir le deuxième point boissons
5 personnes
Sécuriser le parcours de course
8 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
4 personnes
Accueillir les finisseurs
5 personnes
Distribuer les médailles et l'eau
3 personnes
Suivre les résultats d’arrivée
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir un repas léger
5 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Accompagner les derniers participants
4 personnes
Autoriser le parcours
4 personnes

Suivi

Démonter le matériel de départ et d’arrivée
6 personnes
Vider la zone de transition
5 personnes
Démonter les postes de boissons
4 personnes
Rassembler les déchets
6 personnes
Nettoyer le lieu
6 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Arche de départ
Arche d'arrivée
Porte-vélosqté 80
Barrières de sécuritéqté 30
Paravents de vestiaireqté 8
Miroirsqté 4
Porte-manteauxqté 6

Matériel de sport

Bouées de natationqté 20
Lignes de nageqté 4
Bouées de sauvetageqté 8
Kayaksqté 3
Pagaiesqté 3
Cônes de signalisationqté 80
Flèches de directionqté 60
Panneaux de kilométrageqté 12
Numéros de départqté 120
Bracelets de dossardqté 120
Bonnets de bainqté 120
Puces de chronométrageqté 120
Braceletsqté 150
Rubans de médailleqté 120
Médailles de finisherqté 120
Prixqté 12
Système de pointage
Chronomètresqté 8
Presse-papiersqté 12
Siffletsqté 15
Gilets réfléchissantsqté 30
Pompes à véloqté 4
Outillage vélo de baseqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Serviettesqté 40
Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 4
Bracelet de parcoursqté 20
Craie de marquageqté 12
Pédales de rechange pour véloqté 4
Caisses de bidonsqté 20

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Téléphonesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3
Ordinateurs portablesqté 3
Imprimantesqté 2
Rallonges à enrouleurqté 4
Boîtes de rangement étanchesqté 12
Chariots à roulettesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 10
Bacs à glaceqté 4
Carafesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Bacs alimentairesqté 20
Pains de glaceqté 30

Catering

Courses
Carafes d’eauqté 20
Thermoboxesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Corbeilles à painqté 12
Vitrines réfrigéréesqté 2

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 30
Packs de froidqté 20
Pansementsqté 200
Compresses stérilesqté 50
Bandes élastiquesqté 20
Gants jetablesqté 100
Lingettes désinfectantesqté 100
Ciseaux de sécuritéqté 4

Décoration

Drapeaux de parcoursqté 80
Panneaux de sponsorqté 20
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 40
Banderoles d’arrivéeqté 2
Nappesqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Poubellesqté 20
Pinces à déchetsqté 6
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2
Conteneurs à papierqté 6
Gantsqté 12

Conseils

Dépose les autorisations et déclarations dès que la date et le parcours sont fixés : prévois au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les validations nécessaires.
Confirme les secours, les kayaks et les postes de circulation avant d’envoyer les informations finales aux participants. Une modification du parcours peut obliger à revoir tout le plan de sécurité.
Ferme les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires, confirmer les participants et attribuer les numéros de départ. Prévois une liste de départ imprimée et une version de secours le matin de l’épreuve.
Réserve le chronométrage, les puces, les bonnets de bain, les supports à vélos et le balisage plusieurs semaines avant la course. Vérifie aussi les pompes à vélo et les barrières, souvent oubliées dans le comptage du matériel.
La veille, contrôle la météo, installe les panneaux de kilométrage et les flèches, puis prépare les kits de départ et les médailles. Garde les cartes d’itinéraire et la répartition des bénévoles dans plusieurs pochettes accessibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un triathlon ?: Prévois généralement 3 à 6 mois pour un triathlon avec parcours sur route, autorisations et bénévoles. Commence par la date, les parcours et les réservations, puis ouvre les inscriptions après avoir sécurisé l’organisation.
Quand déposer les autorisations pour un triathlon ?: Dépose-les idéalement 8 à 12 semaines avant l’épreuve, ou plus tôt si plusieurs routes et services de secours sont concernés. Vérifie les délais exigés par chaque commune et chaque gestionnaire de parcours.
Combien de bénévoles faut-il pour un triathlon ?: Le nombre dépend du parcours, mais compte au minimum une personne par point de circulation et une équipe séparée pour la transition, le ravitaillement et l’arrivée. Finalise la répartition au moins 2 semaines avant le jour J.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations pratiques 2 à 3 semaines avant la course, puis un rappel final 48 à 72 heures avant. Indique les horaires, le stationnement, le retrait des dossards, les parcours et les consignes de sécurité.

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