Checklist para organizar un triatlón

Organizar un triatlón exige coordinar tres recorridos, permisos, seguridad acuática, tráfico, voluntarios e inscripciones. Empieza por fijar la fecha y el trazado; después confirma las autorizaciones, reserva los espacios y prepara el plan de seguridad. Durante las semanas previas tendrás que cerrar participantes, dorsales, puestos y material. La última revisión debe comprobar previsión meteorológica, aparcamiento, mapas, kits de salida y la colocación de las medallas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el recorrido
3 personas
Presentar permisos y notificaciones
2 personas
Reservar lugar para nadar
Reservar el circuito de bicicletas y caminata
2 personas
Elaborar un plan de seguridad
3 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
2 personas
Asignar números de dorsal
2 personas
Enviar información a los participantes
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Asignar personal de primeros auxilios
2 personas
Asignar puestos de tráfico
2 personas
Reservar el equipo de cronometraje
Reservar kayaks para la seguridad acuática
Determinar el aparcamiento para bicicletas
2 personas
Desarrollar el plan de estacionamiento
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista de salida
Imprimir mapas de ruta
Preparar kits de inicio
4 personas
Colocar las cintas de las medallas
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Trazar el recorrido de natación
6 personas
Marcar el circuito ciclista
6 personas
Marcar el recorrido de carrera
5 personas
Montar la zona de transición
8 personas
Montar las mesas de registro
3 personas
Montar el aparcamiento de bicicletas
4 personas
Colocar el arco de salida y meta
4 personas
Montar los puntos de bebidas
6 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
Probar la megafonía y la electricidad
2 personas

Evento

Repartir dorsales
4 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Comprobar las bicicletas
3 personas
Dar la charla previa al partido
3 personas
Acompañar a los participantes hasta la salida
4 personas
Guiar la salida de natación
8 personas
Vigilar la seguridad en la piscina
8 personas
Comprobar la zona de transición
4 personas
Asegurar el circuito ciclista
10 personas
Informar a los ciclistas
4 personas
Atender el primer punto de bebida
5 personas
Atender el segundo puesto de bebidas
5 personas
Asegurar el circuito de carrera
8 personas
Registrar los tiempos parciales
3 personas
Rellenar las bebidas
4 personas
Repartir fruta y snacks
4 personas
Recibir a los participantes que terminan
5 personas
Repartir medallas y agua
3 personas
Registrar los resultados de la meta
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir una comida ligera
5 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Gestionar la entrega de premios
4 personas
Guiar a los últimos participantes
4 personas
Abrir el recorrido
4 personas

Seguimiento

Desmontar el material de salida y meta
6 personas
Vaciar la zona de cambio
5 personas
Desmontar los puntos de bebida
4 personas
Recoger la basura
6 personas
Limpiar el lugar
6 personas
Devolver los materiales
4 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Publicar los resultados
2 personas
Agradecer a los participantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Arco de salida
Arco de meta
Portabicicletascant. 80
Vallas de separacióncant. 30
Biombos para vestuarioscant. 8
Espejoscant. 4
Percheroscant. 6

Material deportivo

Boyas de natacióncant. 20
Líneas de natacióncant. 4
Boyas de rescatecant. 8
Kayakscant. 3
Remeroscant. 3
Conos de tráficocant. 80
Flechas de rutacant. 60
Señales de kilómetrocant. 12
Dorsalescant. 120
Brazaletes con número de salidacant. 120
Gorros de bañocant. 120
Chips de cronometrajecant. 120
Pulserascant. 150
Cintas de medallacant. 120
Medallas de metacant. 120
Premioscant. 12
Sistema de registro de tiempo
Cronómetroscant. 8
Portapapelescant. 12
Silbatoscant. 15
Chalecos reflectantescant. 30
Bombas de bicicletacant. 4
Herramientas básicas de bicicletacant. 3
Cámaras de aire de repuestocant. 12
Toallascant. 40
Banderas de salidacant. 4
Banderas de metacant. 4
Cinta de rutacant. 20
Tiza de marcarcant. 12
Sets de pedales de bicicleta de repuestocant. 4
Cajas para bidonescant. 20

Equipo

Sistema de megafonía
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Baterías externascant. 8
Teléfonoscant. 6
Walkie-talkiescant. 12
Megáfonoscant. 3
Portátilescant. 3
Impresorascant. 2
Enrollacablescant. 4
Cajas de almacenamiento impermeablescant. 12
Carritos de manocant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Tazas de cafécant. 100

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 10
Cajas de hielocant. 4
Jarras de servircant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Bandejas de comidacant. 20
Acumuladores de fríocant. 30

Catering

Compras
Jarras de aguacant. 20
Cajas térmicascant. 12
Bandejas de servircant. 20
Cestas de pancant. 12
Vitrinas refrigeradascant. 2

Primeros auxilios

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 30
Cold packscant. 20
Tiritascant. 200
Gasas estérilescant. 50
Vendas elásticascant. 20
Guantes desechablescant. 100
Toallitas desinfectantescant. 100
Tijeras de seguridadcant. 4

Decoración

Banderas de rutacant. 80
Carteles de patrocinadorescant. 20
Paneles informativoscant. 12
Carteles direccionalescant. 40
Telas de metacant. 2
Mantelescant. 12

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Papelelerascant. 20
Pinzas para residuoscant. 6
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2
Contenedores de papelcant. 6
Guantescant. 12

Consejos

Presenta los permisos y las notificaciones con varias semanas de margen: el recorrido de bicicleta y carrera puede afectar a tráfico, aparcamiento y accesos de emergencia.
No dejes la seguridad acuática para el final. Confirma kayaks, remeros, boyas de rescate y puestos asignados antes de abrir las inscripciones.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con antelación suficiente para confirmar participantes, preparar dorsales, gorros, chips y kits de inicio sin improvisar.
Asigna por escrito a cada voluntario su puesto y horario. Necesitarás cubrir salida, meta, tráfico, transición, avituallamiento y primeros auxilios, no solo la línea de llegada.
Haz una revisión operativa el día anterior: comprueba el pronóstico, coloca las señales de ruta y kilómetros, prepara la lista de salida y verifica el sistema de cronometraje y los cronómetros.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un triatlón?: Empieza al menos 3 meses antes para fijar fecha, recorrido, permisos, reservas y plan de seguridad. Deja las últimas 2 semanas para confirmar participantes, voluntarios, dorsales y material.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un triatlón?: Depende del número de participantes y de los cruces, pero debes cubrir como mínimo seguridad acuática, transición, tráfico, salida, meta y primeros auxilios. Asigna una persona responsable por puesto y prepara un pequeño grupo de reserva.
¿Cuándo se deben enviar las instrucciones a los participantes?: Envía la información principal entre 7 y 14 días antes de la prueba, con horarios, recorrido, aparcamiento, dorsales, transición y normas de seguridad. Manda cualquier cambio importante de inmediato y vuelve a recordarlo 24 horas antes.
¿Qué hay que revisar el día antes de un triatlón?: Comprueba el pronóstico, el montaje de salida y meta, las boyas, las señales, las vallas, el aparcamiento de bicicletas y el cronometraje. También deben estar listos la lista de salida, los mapas, los kits, los dorsales y las cintas de medalla.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.