Boodschappenlijst voor een transportbeurs

Voor een transportbeurs heb je meer nodig dan stands en tafels. Bezoekers moeten zich vlot kunnen registreren, exposanten hebben stroom en presentatiemiddelen nodig en de catering moet klaarstaan op het juiste moment. Denk ook aan bewegwijzering, naamkaartjes, afvalbakken en koelruimte voor dranken. Gebruik deze lijst om inkopen en transport naar de locatie te controleren, vooral als meerdere leveranciers op verschillende tijden leveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursstandsaantal 20
Standtafelsaantal 20
Bezoekersstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Registratietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 3
Presentatiescherm
Beeldschermenaantal 4
Beamer
Printer
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
USB-opladersaantal 8
Handmicrofoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Portofoonsaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Steekwagensaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Koffielepelsaantal 100

Decoratie

Beursbanneraantal 4
Standbordjesaantal 20
Naamkaartjesaantal 250
Badgehoudersaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Plattegrondenaantal 250
Infobordenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Pijlbordenaantal 20

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6
Noodverlichtingaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiestationsaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 kilo
- Cafeïnevrije koffie - 1 kilo
- Zwarte thee - 200 zakjes
- Groene thee - 100 zakjes
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 500 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Koffiecreamer - 2 liter
- Citroenen - 3 kilo
- Plat water - 12 flessen
- Bruisend water - 12 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Ice tea - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Jus d'orange - 6 pakken
- Bier - 8 kratten
- Alcoholvrij bier - 3 kratten
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- Tonic - 2 pakken
- Gemberbier - 2 pakken
- IJsblokjes - 20 kilo
- Mini croissants - 200 stuks
- Mini chocoladebroodjes - 150 stuks
- Mini krentenbollen - 100 stuks
- Witte pistolets - 120 stuks
- Volkoren pistolets - 120 stuks
- Mini wraps - 150 stuks
- Jonge kaas - 4 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Ham - 3 kilo
- Kipfiletbeleg - 3 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Kruidenboter - 1 kilo
- Sla - 8 kroppen
- Tomaten - 5 kilo
- Komkommers - 4 kilo
- Paprika's - 3 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Rode ui - 1 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Pestosaus - 6 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Mosterd - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Yoghurtdressing - 3 flessen
- Balsamicodressing - 2 flessen
- Paprikachips - 10 zakken
- Naturelchips - 10 zakken
- Zoutjesmix - 6 zakken
- Notenmix - 4 zakken
- Rijstwafels - 6 pakken
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Mandarijnen - 6 kilo
- Mini muffins - 150 stuks
- Koekjes - 12 pakken
- Brownies - 120 stuks
- Vegetarische quiches - 50 stuks
- Mini saucijzenbroodjes - 100 stuks
- Vegetarische bladerdeeghapjes - 100 stuks
- Servetten - 500 stuks
- Cocktailprikkers - 300 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectiegel - 6 flessen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 50 stuks
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfectiedoekjes - 6 pakken

Tips

Plan per stand minimaal één tafel en controleer vooraf of exposanten extra schermen, laptops of barkrukken nodig hebben. Zo voorkom je dat ontbrekend materiaal pas bij de opbouw zichtbaar wordt.
Leg bij de registratietafel laptops of tablets, naamkaartjes en een geprinte exposantenlijst klaar. Neem ook een printer mee als je op de beursdag nog badges of deelnemersgegevens moet afdrukken.
Tel verlengkabels en stekkerdozen per stand en per presentatieruimte, niet alleen voor de hele zaal. Neem enkele USB-opladers mee voor telefoons en tablets die gedurende de beursdag worden gebruikt.
Koel dranken vóór het transport en verdeel ze over koelboxen. Controleer daarnaast of koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes, glazen, borden en bestek op locatie aanwezig zijn of moeten worden meegenomen.
Maak één aparte transportgroep voor kwetsbare apparatuur zoals beamers, beeldschermen, microfoons en luidsprekers. Laad steekwagens in en controleer bij aankomst of alle dozen, kabels en adapters compleet zijn voordat de stands worden opgebouwd.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een transportbeurs?: Reken op beursstands, standtafels, bezoekersstoelen, een registratietafel en buffettafels. Voor de techniek zijn onder meer laptops of tablets, schermen, een beamer, verlengkabels, stekkerdozen en presentatiemateriaal nodig. Voeg cateringbenodigdheden, naamkaartjes, bewegwijzering en afvalbakken toe.
Hoeveel stoelen heb ik nodig op een transportbeurs?: Neem minimaal één bezoekersstoel per verwachte bezoeker die tegelijk zit, plus stoelen voor registratie en eventuele presentaties. Bij een beurs met 100 bezoekers tegelijk is een startpunt van ongeveer 100 bezoekersstoelen, aangevuld met stoelen voor de organisatie, praktisch.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een transportbeurs?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Bestel naast koffie en thee ook water en frisdrank, en tel extra voor exposanten die vóór opening aanwezig zijn en voor de afbouw.
Wanneer moet ik de beursmaterialen naar de locatie brengen?: Breng stands, meubels en techniek uiterlijk enkele uren vóór de opening naar de locatie, zodat opbouw en een volledige controle nog mogelijk zijn. Plan catering en gekoelde dranken zo dat ze kort vóór gebruik aankomen; bevestig alle levertijden minstens 24 uur van tevoren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.