Qué necesitas para organizar una feria de transporte

Una feria de transporte necesita más que stands y folletos. Hay que preparar zonas de exposición, registro, presentaciones, catering y circulación de visitantes, con equipos que funcionen desde la apertura. Esta lista reúne el material que conviene comprar, alquilar o llevar al recinto. También ayuda a detectar lo que suele faltar a última hora: regletas, cargadores, acreditaciones, vasos, bebidas frías y un sistema claro para mover cajas y equipos.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Stands de feriacant. 20
Mesas altascant. 20
Sillas para visitantescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mesa de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Papeleracant. 8
Percheroscant. 2

Equipo

Portátilescant. 3
Tabletscant. 3
Pantalla de presentación
Pantallascant. 4
Proyector
Impresora
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Cargadores USBcant. 8
Micrófono de manocant. 2
Altavocescant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Carros de manocant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Cucharillas de cafécant. 100

Decoración

Banner de la feriacant. 4
Carteles de standcant. 20
Tarjetas de nombrecant. 250
Portabadgescant. 250
Pulserascant. 250
Planoscant. 250
Carteles informativoscant. 12
Mantelescant. 24
Carteles direccionalescant. 20

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LED de obracant. 6
Iluminación de emergenciacant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Acumuladores de fríocant. 20

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Puestos de desinfeccióncant. 6

Catering

Compras
- Granos de café - 4 kilos
- Café descafeinado - 1 kilo
- Té negro - 200 bolsas
- Té verde - 100 bolsitas
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Azúcar - 3 kilos
- Edulcorantes - 500 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Cremador de café - 2 litros
- Limones - 3 kilos
- Agua sin gas - 12 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Té helado - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 packs
- Cerveza - 8 cajas
- Cerveza sin alcohol - 3 cajas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Tónica - 2 paquetes
- Ginger beer - 2 paquetes
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Mini croissants - 200 unidades
- Mini bollos de chocolate - 150 unidades
- Mini bollos de pasas - 100 unidades
- Panecillos blancos - 120 unidades
- Pistolets integrales - 120 unidades
- Mini wraps - 150 unidades
- Queso joven - 4 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Jamón - 3 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 3 kilos
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Mantequilla de hierbas - 1 kilo
- Lechuga - 8 unidades
- Tomates - 5 kilos
- Pepinos - 4 kilo
- Pimientos - 3 kilo
- Rúcula - 1 kilo
- Cebolla roja - 1 kilo
- Aceitunas - 2 kilos
- Salsa pesto - 6 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Aliño de yogur - 3 botellas
- Vinagreta balsámica - 2 botellas
- Patatas fritas de pimiento - 10 bolsas
- Patatas fritas naturales - 10 bolsas
- Mezcla de aperitivos salados - 6 bolsas
- Mix de frutos secos - 4 bolsas
- Tortitas de arroz - 6 paquetes
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 6 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Mandarinas - 6 kilos
- Mini muffins - 150 unidades
- Galletas - 12 paquetes
- Brownies - 120 unidades
- Quiches vegetarianas - 50 unidades
- Mini bocaditos de salchicha - 100 unidades
- Bocaditos vegetarianos de hojaldre - 100 unidades
- Servilletas - 500 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante de manos - 6 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 50 unidades
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes

Consejos

Calcula el mobiliario según el plano: reserva un stand y una mesa por expositor, y añade sillas para los visitantes que esperen o conversen. Deja pasillos despejados antes de confirmar la distribución.
Prepara la parte técnica con margen: lleva al menos una regleta y un cable alargador por zona con equipos, además de cargadores USB y un portátil de repuesto si habrá presentaciones o demostraciones.
Para el registro, reúne una mesa, tarjetas de nombre impresas, una impresora y una lista de contactos. Lleva también material para resolver cambios de última hora, como expositores añadidos o nombres corregidos.
En bebidas y café, calcula entre 2 y 3 consumiciones por persona durante la primera hora y vuelve a ajustar según la duración de la feria. Enfría las bebidas antes del traslado y usa termos para mantener el café y el té disponibles.
No dejes el transporte interno para el final: prepara carros de mano y neveras portátiles para mover cajas, bebidas y equipos desde la entrega hasta el stand. Comprueba las entregas al menos 24 horas antes del montaje.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos y tazas necesito para una feria de transporte?: Calcula entre 2 y 3 vasos o tazas por visitante durante la primera hora, y añade un 15 % de reserva. Si el catering dura varias horas, prevé reposición en lugar de depender de un único lote.
¿Cuándo debo imprimir las tarjetas de nombre?: Imprímelas entre 24 y 48 horas antes de la feria, cuando la lista de expositores esté revisada. Reserva algunas tarjetas en blanco para cambios o inscripciones tardías.
¿Cuántas regletas y cables alargadores hacen falta?: Calcula al menos una regleta y un cable alargador por cada zona con portátiles, pantallas o equipos audiovisuales. Añade 2 o 3 unidades de reserva para puestos alejados de las tomas eléctricas.
¿Cuándo debo enfriar las bebidas y preparar el catering?: Enfría las bebidas la noche anterior o, como mínimo, 6 horas antes de la apertura. Confirma el catering y las preferencias dietéticas entre 48 y 72 horas antes para evitar cambios cuando ya esté montado el recinto.

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