Tourneeconcert organiseren: checklist en planning

Een tourneeconcert vraagt om meer dan een datum, artiesten en een podium. Je moet techniek, vervoer, vergunningen, catering, publieksstromen en de opening van de locatie op elkaar afstemmen. Begin met contract, locatie en technische rider; leg daarna reserveringen en veiligheidsafspraken vast. In de laatste week controleer je crew, dieetwensen, ritten, boodschappen en apparatuur. Zo voorkom je dat kabels, laadruimte of artiestenvervoer pas op de concertdag aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum bevestigen
2 personen
Artiestencontract controleren
2 personen
Locatiegegevens vastleggen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Podium en zaalindeling maken
2 personen
Technische rider controleren
2 personen
Technische apparatuur reserveren
2 personen
Cateringafspraken vastleggen
Beveiligingsplan opstellen
2 personen
EHBO-materialen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Ticketverkoop openen
Promotiemateriaal verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Crewlijst samenstellen
Ritten en parkeren bevestigen
Artiestenvervoer plannen
Cateringbestelling plaatsen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur uitleveren
3 personen
Locatie openen
2 personen
Laadruimte vrijmaken
3 personen
Licht en geluid lossen
6 personen
Podiumdelen plaatsen
6 personen
Achterdoek ophangen
3 personen
Podiumranden afwerken
2 personen
Lichtbrug monteren
4 personen
Podiumverlichting plaatsen
3 personen
Frontlicht richten
2 personen
Luidsprekers plaatsen
4 personen
Monitoren plaatsen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Mengtafel aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Soundcheck uitvoeren
5 personen
Backstage inrichten
3 personen
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
Entree en garderobe inrichten
3 personen
Publieksruimte controleren
2 personen
Crewbriefing houden
6 personen

Event

Deuren openen
4 personen
Tickets controleren
4 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Catering serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Backstage bevoorraden
Voorprogramma begeleiden
2 personen
Hoofdact aankondigen
Podiumwissel uitvoeren
4 personen
Concert begeleiden
5 personen
Publieksveiligheid controleren
4 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Garderobe afsluiten
2 personen
Publiek uitgeleiden
4 personen
Artiesten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
3 personen
Apparatuur afbouwen
6 personen
Podium afbouwen
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Backstage schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatiesleutels retourneren
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Apparatuur inventariseren
2 personen
Verkoopopbrengst afsluiten
2 personen
Leveranciersfacturen verzamelen
Bezoekersberichten beantwoorden
Promotiemateriaal verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Garderoberekkenaantal 4
Klaptafelsaantal 6

Apparatuur

Podiumdelenaantal 24
Luidsprekersaantal 6
Podiummonitorenaantal 4
Mengtafel
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 16
Microfoonkabelsaantal 16
Stroomhaspelsaantal 8
Verdeelstekkersaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Gaffa tapeaantal 10

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Moving headsaantal 6
Lichtbruggenaantal 2
Lichtstatievenaantal 4
Verlengkabelsaantal 12

Decoratie

Achterdoek
Podiumdoek
Pijlenbordjesaantal 12
Programmapostersaantal 20

Servies

Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Servettenhoudersaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Noodverlichtingslampenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Ticketing

Ticketscannersaantal 4
Betaalterminalsaantal 3
Geldkistjesaantal 2
Polsbandjesaantal 500
Garderobenummersaantal 250

Communicatie

Portofoonsaantal 10
Portofoonheadsetsaantal 10
Crewbadgesaantal 30

Tips

Bevestig uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf de concertdatum, locatiegegevens en artiestencontracten. Controleer meteen welke vergunningen en verzekering nodig zijn; aanvragen kunnen meerdere weken duren.
Zet de technische rider naast je zaalindeling en reserveer podiumdelen, luidsprekers, monitoren, mengtafel, microfoons en bekabeling minimaal 4 weken vooraf. Plan ook tijd voor opbouw, soundcheck en een storingstest.
Maak 2 weken vooraf één crewlijst met contactgegevens, aankomsttijden, ritten en parkeerafspraken. Bevestig artiestenvervoer opnieuw 48 uur voor vertrek en geef de laadruimte een duidelijk vrij tijdvak.
Open de ticketverkoop en verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma vaststaan; plan de belangrijkste promotieronde 4 tot 6 weken voor het concert. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf voor de cateringbestelling.
Controleer 1 dag vooraf de boodschappen, EHBO-materialen, beveiligingsafspraken en verlichtingsonderdelen zoals LED-spots, moving heads en kabels. Leg pijlenbordjes, programmaposters, garderoberekken en servies klaar voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tourneeconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de datum, het contract, de locatie, vergunningen, techniek, vervoer en ticketverkoop regelen zonder de laatste week te overbelasten.
Wanneer moet ik de technische apparatuur voor een tourneeconcert reserveren?: Reserveer podium, geluid en verlichting minimaal 4 weken vooraf, nadat je de technische rider hebt gecontroleerd. Plan de definitieve controle van kabels, stroomverdeling en monitoren 1 tot 2 dagen voor het concert.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een concert?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en plaats daarna de cateringbestelling. Controleer de aantallen opnieuw 48 uur voor aanvang, vooral als de ticketverkoop nog openstaat.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een tourneeconcert?: Reserveer minimaal 4 uur voor laden, podium- en lichtopbouw en de eerste technische controle. Plan daarna nog 1 tot 2 uur voor soundcheck, veiligheidscontrole en het vrijmaken van publieksroutes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.