Tourneekonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Tourneekonzert müssen Vertrag, Veranstaltungsort, Technik, Transport und Catering ineinandergreifen. Beginne mit Datum, Künstlervertrag und Genehmigungen, bevor du Ticketverkauf und Werbung startest. In der letzten Woche zählen bestätigte Fahrten, eine vollständige Crewliste und ein belastbarer Sicherheitsplan. Am Veranstaltungstag entscheidet ein klarer Aufbauplan, ob Bühne, Ton, Licht und Einlass rechtzeitig bereit sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Konzertdatum bestätigen
2 Personen
Künstlervertrag prüfen
2 Personen
Veranstaltungsdaten festhalten
Genehmigungen beantragen
Versicherung prüfen
Bühnen- und Saalaufteilung erstellen
2 Personen
Technischen Rider prüfen
2 Personen
Technische Geräte reservieren
2 Personen
Cateringabsprachen festhalten
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Ticketverkauf öffnen
Werbematerial verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Crewliste zusammenstellen
Fahrten und Parken bestätigen
Künstlertransport planen
Cateringbestellung aufgeben
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Ausrüstung ausliefern
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Laderaum freimachen
3 Personen
Licht und Ton ausladen
6 Personen
Bühnenelemente aufstellen
6 Personen
Hintergrund aufhängen
3 Personen
Bühnenkanten fertigstellen
2 Personen
Lichtbrücke montieren
4 Personen
Bühnenbeleuchtung aufstellen
3 Personen
Frontlicht ausrichten
2 Personen
Lautsprecher aufstellen
4 Personen
Monitore aufstellen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Mischpult anschließen
2 Personen
Instrumente bereitstellen
3 Personen
Soundcheck durchführen
5 Personen
Backstage einrichten
3 Personen
Künstlerempfang vorbereiten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kasse und Zahlungsterminal testen
2 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
Crew-Briefing abhalten
6 Personen

Event

Türen öffnen
4 Personen
Tickets kontrollieren
4 Personen
Gäste empfangen
3 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Catering ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Backstage versorgen
Vorprogramm betreuen
2 Personen
Hauptact ankündigen
Podiumswechsel durchführen
4 Personen
Konzert begleiten
5 Personen
Publikumssicherheit überprüfen
4 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Garderobe abschließen
2 Personen
Publikum verabschieden
4 Personen
Artiesten verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Technik ausschalten
3 Personen
Ausrüstung abbauen
6 Personen
Bühne abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Backstage reinigen
2 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Locationschlüssel zurückgeben
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
Ausstattung inventarisieren
2 Personen
Verkaufserlös abrechnen
2 Personen
Lieferantenrechnungen sammeln
Besucheranfragen beantworten
Werbematerial entfernen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
StühleAnz. 80
GarderobenständerAnz. 4
KlappischeAnz. 6

Ausstattung

BühnenelementeAnz. 24
LautsprecherAnz. 6
BühnemonitoreAnz. 4
Mischpult
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 16
MikrofonkabelAnz. 16
KabeltrommelnAnz. 8
SteckdosenleistenAnz. 12
KabelkanäleAnz. 20
Gaffa-TapeAnz. 10

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
Moving headsAnz. 6
LichttraversenAnz. 2
LichtstativeAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12

Dekoration

Hintergrundvorhang
Bühnenvorhang
PfeilschilderAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20

Geschirr

GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8

Catering

ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
ServiettenhalterAnz. 8
Einkäufe

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2
HandfegerAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
NotbeleuchtungslampenAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Ticketing

TicketscannerAnz. 4
KartenterminalsAnz. 3
GeldkassettenAnz. 2
ArmbänderAnz. 500
GarderobennummernAnz. 250

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 10
Walkie-Talkie-HeadsetsAnz. 10
Crew-BadgesAnz. 30

Tipps

Prüfe den technischen Rider spätestens 4 Wochen vor dem Konzert und gleiche ihn mit Mischpult, Monitoren, Mikrofonen, DI-Boxen und Kabeln ab. Fehlendes Material lässt sich kurz vor der Anreise oft nur noch teuer oder gar nicht beschaffen.
Lege Bühnen- und Saalaufteilung mindestens 2 Wochen vorher fest. Plane dabei nicht nur Bühnenelemente und Lichtstative, sondern auch Garderobenständer, Stühle, Stehtische sowie freie Wege für Publikum und Crew ein.
Bestätige Künstlertransport, Fahrten und Parkmöglichkeiten 7 Tage vor dem Termin erneut. Eine Telefonnummer pro Fahrer und ein konkreter Lade- oder Treffpunkt verhindern Verzögerungen bei Ankunft und Ausrüstung.
Erfasse Ernährungswünsche bis spätestens 5 Tage vor dem Konzert und gib die Cateringbestellung danach verbindlich auf. Rechne Getränke nicht nur für Künstler und Crew, sondern getrennt für Aufbau, Soundcheck und Auftritt.
Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem Einlass und halte den Laderaum vorher frei. So können Bühnenelemente, Lautsprecher, Lichttechnik und Kabel nacheinander ausgeliefert und geprüft werden, ohne Flucht- oder Publikumswege zu blockieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Tourneekonzert organisieren?: Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Konzertdatum, Künstlervertrag, Veranstaltungsdaten und Genehmigungen. Technik, Transport, Catering und Werbung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin verbindlich geplant sein.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Tourneekonzert starten?: Öffne den Ticketverkauf, sobald Datum, Ort, Künstlervertrag und die wichtigsten Veranstaltungsdaten bestätigt sind. Praktisch sind mindestens 4 bis 6 Wochen Vorlauf für Einladungen, Werbematerial und Anmeldungen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Tourneekonzert?: Plane mindestens 3 Stunden für das Öffnen der Location, Ausladen, Bühnenaufbau, Ton, Licht und Kabelsicherung ein. Bei umfangreicher Technik mit Mischpult, Monitoren, Traversen und Moving Heads solltest du 4 bis 6 Stunden vor dem Einlass beginnen.
Was muss man am Tag vor dem Tourneekonzert prüfen?: Prüfe am Vortag Vertrag und Genehmigungen, Sicherheits- und Saalplan, Crewliste, Transport, Catering sowie die vollständige Ausrüstung. Kontrolliere außerdem mindestens eine Ersatzlösung für kritische Kabel, Mikrofone und Stromverteilung.

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