Checklist para organizar un concierto de gira

Un concierto de gira exige coordinar artista, sala, equipo técnico, público y horarios sin dejar cabos sueltos. Esta checklist reúne 83 tareas y 64 elementos, desde confirmar la fecha y revisar el contrato hasta abrir la ubicación y despejar la zona de carga. La planificación funciona mejor si cierras primero los permisos, el seguro y la parte técnica; después puedes avanzar con entradas, promoción, catering y transporte. El día del concierto, una revisión por bloques evita retrasos y compras de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha del concierto
2 personas
Revisar el contrato del artista
2 personas
Registrar los datos del lugar
Solicitar permisos
Comprobar el seguro
Montar el escenario y distribuir la sala
2 personas
Comprobar la hoja técnica
2 personas
Reservar equipo técnico
2 personas
Cerrar acuerdos de catering
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
Distribuir material promocional
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Preparar la lista del equipo
Confirmar trayectos y aparcamiento
Planificar el transporte de los artistas
Realizar el pedido de catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Entregar el equipo
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga
3 personas
Descargar la iluminación y el sonido
6 personas
Colocar las piezas del escenario
6 personas
Colgar el fondo
3 personas
Rematar los bordes del escenario
2 personas
Montar la estructura de iluminación
4 personas
Instalar la iluminación del escenario
3 personas
Ajustar la luz frontal
2 personas
Colocar los altavoces
4 personas
Colocar monitores
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Conectar la mesa de mezclas
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Hacer la prueba de sonido
5 personas
Montar backstage
3 personas
Preparar la recepción de artistas
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas
Montar la entrada y el guardarropa
3 personas
Inspeccionar el área de público
2 personas
Realizar briefing al personal
6 personas

Evento

Abrir las puertas
4 personas
Comprobar las entradas
4 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Servir el catering
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reabastecer backstage
Coordinar el programa previo
2 personas
Anunciar el acto principal
Realizar el cambio de escenario
4 personas
Acompañar el concierto
5 personas
Comprobar la seguridad del público
4 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Cerrar el guardarropa
2 personas
Despedir al público
4 personas
Despedir a los artistas
2 personas

Seguimiento

Apagar la técnica
3 personas
Desmontar el equipo
6 personas
Desmontar el escenario
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar el backstage
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver las llaves del recinto
Devolver el material alquilado
3 personas
Inventariar el equipo
2 personas
Cerrar los ingresos de ventas
2 personas
Recoger facturas de proveedores
Responder a los mensajes de los visitantes
Retirar el material promocional
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 80
Percheroscant. 4
Mesas plegablescant. 6

Equipo

Piezas de escenariocant. 24
Altavocescant. 6
Monitores de escenariocant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 16
Cables de micrófonocant. 16
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 12
Canaletas para cablescant. 20
Cinta gaffacant. 10

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Cabezas móvilescant. 6
Estructuras de iluminacióncant. 2
Trípodes de iluminacióncant. 4
Cables alargadorescant. 12

Decoración

Telón de fondo
Telón de escenario
Señales de flechascant. 12
Pósteres del programacant. 20

Vajilla

Vasoscant. 180
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Cucharonescant. 8

Catering

Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Porta-servilletascant. 8
Compras

Limpieza

Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Escobas de manocant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Papeleracant. 12
Pinzas de basuracant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 6
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4

Emisión de entradas

Escáneres de entradascant. 4
Terminales de pagocant. 3
Cajas de caudalescant. 2
Pulserascant. 500
Números de guardarropacant. 250

Comunicación

Walkie-talkiescant. 10
Auriculares para walkie-talkiescant. 10
Credenciales del equipocant. 30

Consejos

Cierra la fecha, el contrato del artista y los datos de la sala antes de abrir la venta de entradas. Reserva al menos una semana para solicitar permisos, comprobar el seguro y resolver posibles cambios contractuales.
Pide la hoja técnica antes de reservar altavoces, monitores, micrófonos, mesa de mezclas y cajas DI. Compárala con el equipo disponible y confirma por escrito qué debe aportar cada parte como mínimo 7 días antes.
Dibuja la distribución de la sala antes de montar mesas, sillas, percheros y escenario. Deja definidos los accesos, la zona de carga y los recorridos de cables para que el montaje no bloquee entradas ni salidas.
Cierra catering, preferencias dietéticas y transporte de artistas con varios días de margen. Haz el pedido y la compra usando una lista única, porque vasos, tazas, platos y regletas son fáciles de olvidar cuando se compra por departamentos.
Prepara un horario del día con responsables y horas concretas: entrega del equipo, apertura de la ubicación, montaje, prueba de sonido y apertura de puertas. Revisa primeros auxilios, seguridad, señalización y cables antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de gira?: Empieza como mínimo 8 semanas antes de la fecha. Deja cerrados durante las primeras 2 semanas el contrato, la sala, los permisos, el seguro y la hoja técnica; así tendrás tiempo para contratar equipo y corregir incompatibilidades.
¿Cuándo hay que reservar el equipo técnico para un concierto?: Reserva altavoces, monitores, mesa de mezclas, micrófonos, iluminación y cableado al menos 4 semanas antes. Confirma la disponibilidad y la entrega 7 días antes, después de revisar la hoja técnica del artista.
¿Qué hay que comprobar el día del concierto?: Comprueba primero la zona de carga, la entrega del equipo y el montaje del escenario. Antes de abrir puertas, revisa sonido, luces, canaletas, cinta gaffa, primeros auxilios, salidas, señalización y catering; reserva al menos 60 minutos para esta revisión final.
¿Cuándo abrir la venta de entradas y enviar las invitaciones?: Abre la venta cuando la fecha, la sala y las condiciones principales del artista estén confirmadas, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Envía las invitaciones y activa la promoción en ese mismo periodo para no anunciar un concierto con datos todavía provisionales.

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