Zo organiseer je een tourneeconcert

Begin met de concertdatum, het artiestencontract en de locatiegegevens. Daarna leg je vergunningen, verzekering, techniek, vervoer en catering vast, zodat je niet weken later nog cruciale afspraken moet herstellen. Open de ticketverkoop pas wanneer capaciteit, zaalindeling en veiligheidsplan kloppen. Werk in de laatste week met één crewlijst en controleer de technische rider opnieuw. Op de concertdag begint alles met een vrije laadruimte, een geopende locatie en een gecontroleerde stroom- en kabelroute.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum bevestigen
2 personen
2
Artiestencontract controleren
2 personen
3
Locatiegegevens vastleggen
4
Vergunningen aanvragen
5
Verzekering controleren
6
Podium en zaalindeling maken
2 personen
7
Technische rider controleren
2 personen
8
Technische apparatuur reserveren
2 personen
9
Cateringafspraken vastleggen
10
Beveiligingsplan opstellen
2 personen
11
EHBO-materialen controleren
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Ticketverkoop openen
14
Promotiemateriaal verspreiden
3 personen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
17
Crewlijst samenstellen
18
Ritten en parkeren bevestigen
19
Artiestenvervoer plannen
20
Cateringbestelling plaatsen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Apparatuur uitleveren
3 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Laadruimte vrijmaken
3 personen
26
Licht en geluid lossen
6 personen
27
Podiumdelen plaatsen
6 personen
28
Achterdoek ophangen
3 personen
29
Podiumranden afwerken
2 personen
30
Lichtbrug monteren
4 personen
31
Podiumverlichting plaatsen
3 personen
32
Frontlicht richten
2 personen
33
Luidsprekers plaatsen
4 personen
34
Monitoren plaatsen
3 personen
35
Microfoons aansluiten
2 personen
36
Kabels veilig afplakken
2 personen
37
Mengtafel aansluiten
2 personen
38
Instrumenten klaarzetten
3 personen
39
Soundcheck uitvoeren
5 personen
40
Backstage inrichten
3 personen
41
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
42
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
45
Entree en garderobe inrichten
3 personen
46
Publieksruimte controleren
2 personen
47
Crewbriefing houden
6 personen

Event

48
Deuren openen
4 personen
49
Tickets controleren
4 personen
50
Gasten ontvangen
3 personen
51
Garderobe bemannen
2 personen
52
Artiesten ontvangen
2 personen
53
Catering serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Backstage bevoorraden
56
Voorprogramma begeleiden
2 personen
57
Hoofdact aankondigen
58
Podiumwissel uitvoeren
4 personen
59
Concert begeleiden
5 personen
60
Publieksveiligheid controleren
4 personen
61
Afvalbakken legen
2 personen
62
Garderobe afsluiten
2 personen
63
Publiek uitgeleiden
4 personen
64
Artiesten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

65
Techniek uitschakelen
3 personen
66
Apparatuur afbouwen
6 personen
67
Podium afbouwen
6 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Servies verzamelen
3 personen
70
Servies afwassen
2 personen
71
Catering opruimen
3 personen
72
Afval sorteren
2 personen
73
Zaal schoonmaken
4 personen
74
Backstage schoonmaken
2 personen
75
Toiletten schoonmaken
2 personen
76
Gevonden voorwerpen verzamelen
77
Locatiesleutels retourneren
78
Huurmaterialen retourneren
3 personen
79
Apparatuur inventariseren
2 personen
80
Verkoopopbrengst afsluiten
2 personen
81
Leveranciersfacturen verzamelen
82
Bezoekersberichten beantwoorden
83
Promotiemateriaal verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Garderoberekkenaantal 4
Klaptafelsaantal 6

Apparatuur

Podiumdelenaantal 24
Luidsprekersaantal 6
Podiummonitorenaantal 4
Mengtafel
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 16
Microfoonkabelsaantal 16
Stroomhaspelsaantal 8
Verdeelstekkersaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Gaffa tapeaantal 10

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Moving headsaantal 6
Lichtbruggenaantal 2
Lichtstatievenaantal 4
Verlengkabelsaantal 12

Decoratie

Achterdoek
Podiumdoek
Pijlenbordjesaantal 12
Programmapostersaantal 20

Servies

Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Servettenhoudersaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Noodverlichtingslampenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Ticketing

Ticketscannersaantal 4
Betaalterminalsaantal 3
Geldkistjesaantal 2
Polsbandjesaantal 500
Garderobenummersaantal 250

Communicatie

Portofoonsaantal 10
Portofoonheadsetsaantal 10
Crewbadgesaantal 30

Tips

Plan de technische voorbereiding minimaal 2 weken voor het concert. Controleer de rider op podiumdelen, luidsprekers, monitoren, mengtafel, microfoons, kabels en stroomhaspels; een ontbrekende DI-box of microfoonstatief merk je pas bij de soundcheck.
Leg artiestenvervoer, ritten en parkeren uiterlijk 7 dagen vooraf vast. Noteer per artiest de aankomsttijd, chauffeur, parkeerplek en contactpersoon, zodat de crew niet tegelijk naar de laadruimte en een parkeerplaats hoeft te zoeken.
Maak de zaalindeling vóór je stoelen, statafels en garderoberekken plaatst. Houd rekening met publieksstromen, zichtlijnen, kabelgoten en een vrije vluchtroute; pas daarna kun je capaciteit en ticketverkoop betrouwbaar inschatten.
Verzamel dieetwensen zodra aanmeldingen binnenkomen en geef de cateringbestelling uiterlijk 3 dagen vooraf door. Tel artiesten, crew en genodigden apart, want zij eten vaak op een ander tijdstip dan het publiek.
Gebruik de laatste 24 uur voor controle, niet voor nieuwe afspraken. Loop vergunningen, verzekering, EHBO-materialen, tickets, crewlijst, boodschappen en technische apparatuur af en maak op de ochtend zelf de laadruimte vrij voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een tourneeconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, contract, locatie en vergunningen. Reserveer techniek, vervoer en catering uiterlijk 2 tot 3 weken voor het concert.
Wanneer moet ik de technische rider van een band controleren?: Controleer de rider direct na het tekenen van het artiestencontract en nogmaals 14 dagen voor het concert. Reserveer ontbrekende apparatuur daarna meteen, zodat levering en aansluitingen nog getest kunnen worden.
Wanneer open je de ticketverkoop voor een tourneeconcert?: Open de verkoop zodra datum, zaalcapaciteit, zaalindeling en veiligheidsplan zijn bevestigd, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Zo verkoop je geen tickets voor plaatsen die later door podium, techniek of vluchtroutes vervallen.
Wat moet er op de dag van een tourneeconcert als eerste gebeuren?: Maak eerst de laadruimte vrij en open de locatie op het afgesproken tijdstip, bij voorkeur 3 tot 4 uur voor aanvang. Controleer daarna podium, stroom, kabelroutes, licht, geluid, garderobe en catering voordat artiesten en publiek arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.