Checklist pour organiser un concert et une tournée

Un concert ou une tournée demande de coordonner l’artiste, le lieu, l’équipe technique et l’accueil du public. Cette checklist de 83 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date au rangement du matériel. Elle couvre aussi les autorisations, l’assurance, la fiche technique, la billetterie, la restauration, les transports et la sécurité. La liste de 64 fournitures permet enfin de vérifier que la scène, la sonorisation, l’éclairage et l’espace d’accueil sont prêts.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du concert
2 personnes
Vérifier le contrat de l'artiste
2 personnes
Consigner les informations du lieu
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Créer l’agencement de la scène et de la salle
2 personnes
Vérifier la fiche technique
2 personnes
Réserver le matériel technique
2 personnes
Finaliser les accords de restauration
Établir le plan de sécurité
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
Distribuer le matériel promotionnel
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste de l'équipe
Confirmer les trajets et le stationnement
Planifier le transport des artistes
Passer la commande traiteur
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Livrer l'équipement
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Dégager la zone de chargement
3 personnes
Décharger l'éclairage et le son
6 personnes
Installer les éléments de scène
6 personnes
Suspendre le fond de scène
3 personnes
Finir les bords de scène
2 personnes
Monter la structure d’éclairage
4 personnes
Installer l’éclairage de scène
3 personnes
Orienter l’éclairage frontal
2 personnes
Installer les haut-parleurs
4 personnes
Installer les écrans
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Brancher la table de mixage
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
Aménager les coulisses
3 personnes
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes
Tenir le briefing de l’équipe
6 personnes

Événement

Ouvrir les portes
4 personnes
Vérifier les billets
4 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Approvisionner les coulisses
Encadrer le pré-programme
2 personnes
Annoncer la tête d'affiche
Effectuer le changement de scène
4 personnes
Encadrer le concert
5 personnes
Vérifier la sécurité du public
4 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Fermer le vestiaire
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
4 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
3 personnes
Démonter le matériel
6 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les coulisses
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Restituer les clés du lieu
Retourner les matériels de location
3 personnes
Inventorier l’équipement
2 personnes
Clôturer le produit des ventes
2 personnes
Rassembler les factures des fournisseurs
Répondre aux messages des visiteurs
Retirer le matériel promotionnel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Portantsqté 4
Tables pliantesqté 6

Équipement

Éléments de podiumqté 24
Haut-parleursqté 6
Moniteurs de scèneqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 16
Câbles de microqté 16
Enrouleurs électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Ruban gafferqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Projecteurs asservisqté 6
Ponts lumineuxqté 2
Pieds d’éclairageqté 4
Rallongesqté 12

Décoration

Fond de scène
Drapé de scène
Panneaux de flèchesqté 12
Affiches du programmeqté 20

Vaisselle

Verresqté 180
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Louchesqté 8

Catering

Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Porte-serviettesqté 8
Courses

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Lampes d’éclairage de secoursqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Billetterie

Scanners de billetsqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Caisses à monnaieqté 2
Braceletsqté 500
Numéros de vestiaireqté 250

Communication

Talkies-walkiesqté 10
Casques pour talkie-walkiesqté 10
Badges de l’équipeqté 30

Conseils

Confirmez la date et le contrat de l’artiste avant d’ouvrir la billetterie. Vérifiez notamment les horaires, les besoins techniques, la restauration et les conditions d’annulation.
Demandez les autorisations et vérifiez l’assurance plusieurs semaines avant le concert. Le plan de sécurité doit préciser les accès, la zone de chargement, les issues et le matériel de premiers secours.
Comparez la fiche technique avec le matériel réellement réservé : console, haut-parleurs, retours, microphones, boîtiers DI, câbles et alimentation. Prévoyez aussi du ruban gaffer et des goulottes pour sécuriser les passages.
Bloquez les transports, les trajets et le stationnement avant le jour J. Confirmez séparément l’arrivée des artistes, la livraison de l’équipement et l’ouverture du lieu.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de passer la commande traiteur. Le jour du concert, ouvrez le lieu assez tôt pour dégager la zone de chargement, installer la scène et effectuer les tests techniques.

Questions fréquentes

Quand ouvrir la billetterie pour un concert ?: Ouvrez la billetterie dès que la date, le contrat de l’artiste, le lieu et les principales conditions d’accueil sont confirmés. Prévoyez idéalement 4 à 8 semaines de vente pour un concert local, davantage si le public vient de loin.
Combien de temps avant un concert faut-il réserver le matériel technique ?: Réservez la sonorisation, l’éclairage et les éléments de scène au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Pour une tournée ou une date avec une fiche technique exigeante, commencez plutôt 2 à 3 mois avant.
Quand préparer le plan de sécurité d’un concert ?: Préparez-le au minimum 3 à 4 semaines avant l’événement, puis vérifiez-le avec le lieu et l’équipe. Il doit couvrir les accès, les issues, le chargement, les câbles, les premiers secours et la circulation du public.
Quand confirmer le transport des artistes et le stationnement ?: Confirmez les trajets, les horaires, les véhicules et les places de stationnement au moins 7 jours avant le concert. Renvoyez les informations pratiques à l’équipe 24 à 48 heures avant l’arrivée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.