Zo organiseer je een toneelavond zonder last-minute stress

Begin een toneelavond niet met de uitnodiging, maar met de voorstelling, datum en zaal. Daarna leg je de planning vast voor kaartverkoop, decor, techniek, catering en vrijwilligers. Werk terug vanaf het moment waarop de deuren opengaan: wat moet dan klaarstaan, getest en gecontroleerd zijn? Vooral techniek, dieetwensen, route-informatie en decoropbouw lopen vaak uit als je ze te laat plant. Met een vaste volgorde houd je overzicht over alle 57 taken en 49 spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Voorstelling en datum vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma afdrukken
8
Kaartverkoop verwerken
9
Decorontwerp uitwerken
2 personen
10
Decorstukken verzamelen
3 personen
11
Techniek controleren
2 personen
12
Catering bestellen
13
Vrijwilligers indelen
14
Routebeschrijving versturen
15
Kaarten en gastenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Decor voormonteren
3 personen
19
Kleding en rekwisieten klaarleggen
2 personen

Event

20
Zaal openen
2 personen
21
Leveringen ontvangen
2 personen
22
Podium en speelvlak opbouwen
4 personen
23
Decor plaatsen
3 personen
24
Stoelen opstellen
3 personen
25
Entree- en garderobetafel plaatsen
2 personen
26
Licht en geluid aansluiten
2 personen
27
Microfoons testen
2 personen
28
Lichtstanden instellen
2 personen
29
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
30
Kleedruimte inrichten
2 personen
31
Koffie en thee bereiden
2 personen
32
Hapjes portioneren
2 personen
33
Programma's en kaarten klaarleggen
2 personen
34
Garderobe inrichten
2 personen
35
Deuren openen
3 personen
36
Bezoekers ontvangen
3 personen
37
Garderobe aannemen
2 personen
38
Bezoekers naar plaatsen verwijzen
2 personen
39
Voorstelling starten
2 personen
40
Licht en geluid bedienen
2 personen
41
Rekwisieten wisselen
2 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Pauzehapjes serveren
3 personen
44
Zaal weer gereedmaken
2 personen
45
Voorstelling afronden
2 personen
46
Publiek uitgeleiden
3 personen
47
Garderobe uitgeven
2 personen

Nazorg

48
Overgebleven catering koelen
2 personen
49
Decor afbreken
4 personen
50
Techniek uitschakelen
2 personen
51
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
52
Servies afwassen
2 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Zaal schoonmaken
3 personen
55
Spullen controleren en inpakken
2 personen
56
Geleende spullen retourneren
2 personen
57
Overgebleven spullen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Kleedkamertafelsaantal 2
Klapstoelen backstageaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Afspeellaptop
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 4
Bouwlampenaantal 2
Snoerdimmersaantal 2

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 2
Decorpanelenaantal 4
Decoratieve plantenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Entreebord
Richtingspijlenaantal 8
Naamkaartjesaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Theelepelsaantal 80
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Voorraadbakkenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de voorstelling, datum en zaal eerst vast en bepaal daarna wanneer uitnodigingen en routebeschrijvingen eruit gaan. Plan de aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week vóór de toneelavond af, zodat de catering niet op het laatste moment verandert.
Test luidsprekers, audiomixer, draadloze microfoons, microfoonstatieven en afspeellaptop niet pas bij aanvang. Reserveer minimaal 90 minuten vóór de deuren opengaan voor techniekcontrole en leg verlenghaspels, stekkerdozen en gaffer tape klaar.
Monteer decorpanelen en achtergronddoeken zo veel mogelijk vooraf. Plan voor het podium, speelvlak, decor en stoelen minstens 2 uur opbouwtijd; controleer daarna of looproutes, zichtlijnen en de entree vrij zijn.
Maak de gastenlijst en kaartverkoop op dezelfde dag definitief waarop je de programma’s afdrukt. Leg bij de entree een tafel met kaarten, gastenlijst en naamkaartjes klaar en wijs minstens één vrijwilliger aan voor ontvangst en één voor de garderobe.
Koel dranken pas nadat leveringen en boodschappen zijn gecontroleerd, zodat je niets kwijtraakt in de voorbereiding. Zet koffiezetapparaten, koffiekopjes, glazen, borden, vorken, theelepels en schenkkanen vóór de zaalopenstelling op één vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een toneelavond organiseren?: Begin minimaal 6 weken van tevoren met de zaal, voorstelling en datum. Gebruik de laatste 2 weken voor kaartverkoop, aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers en de definitieve catering.
Hoeveel tijd heb je nodig om een toneelzaal op te bouwen?: Reken op minstens 2 uur voor podium, speelvlak, decor, stoelen, entree en garderobe. Plan daarnaast 90 minuten voor techniek en verlichting, zodat je nog tijd hebt om storingen op te lossen.
Wanneer moet je de techniek van een toneelavond testen?: Test luidsprekers, audiomixer, microfoons, afspeellaptop en LED-podiumlampen op de dag zelf minimaal 90 minuten vóór de deuren opengaan. Doe eerder al een korte controle wanneer alle apparatuur binnen is.
Wanneer bestel je catering voor een toneelavond?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week vóór de voorstelling zijn verwerkt. Controleer de levering op de dag zelf vóór je dranken koelt en de koffie- en serviestafel inricht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.