Cómo organizar una noche de teatro sin improvisar
Una noche de teatro se organiza en este orden: primero aseguras la sala, la actuación y la fecha; después abres las inscripciones y cierras la producción. Las entradas, el programa, la técnica y el catering necesitan plazos distintos, así que no conviene dejarlos para la última semana. El día del evento, reserva tiempo para recibir entregas, montar el escenario, probar el sonido y preparar la entrada. El plan completo reúne 57 tareas y 49 elementos para que nada quede pendiente.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sala
- 2
Definir la actuación y la fecha
2 personas
- 3
Redactar invitaciones
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Imprimir el programa
- 8
Procesar la venta de entradas
- 9
Desarrollar el diseño de la decoración
2 personas
- 10
Recopilar piezas de decoración
3 personas
- 11
Comprobar la técnica
2 personas
- 12
Pedir el catering
- 13
Asignar voluntarios
- 14
Enviar indicaciones
- 15
Comprobar las entradas y la lista de invitados
2 personas
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Enfriar bebidas
2 personas
- 18
Preensamblar la decoración
3 personas
- 19
Preparar la ropa y los accesorios
2 personas
Evento
- 20
Abrir la sala
2 personas
- 21
Recibir entregas
2 personas
- 22
Montar el escenario y la zona de juego
4 personas
- 23
Colocar la decoración
3 personas
- 24
Colocar las sillas
3 personas
- 25
Colocar la mesa de entrada y guardarropa
2 personas
- 26
Conectar la luz y el sonido
2 personas
- 27
Probar los micrófonos
2 personas
- 28
Configurar niveles de luz
2 personas
- 29
Preparar los accesorios
2 personas
- 30
Preparar el vestuario
2 personas
- 31
Preparar café y té
2 personas
- 32
Porcionar aperitivos
2 personas
- 33
Dejar listos los programas y mapas
2 personas
- 34
Montar el guardarropa
2 personas
- 35
Abrir las puertas
3 personas
- 36
Recibir a los visitantes
3 personas
- 37
Gestionar guardarropa
2 personas
- 38
Guiar a los visitantes a sus asientos
2 personas
- 39
Empezar la actuación
2 personas
- 40
Manejar luces y sonido
2 personas
- 41
Cambiar los atrezos
2 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
- 44
Volver a dejar listo el salón
2 personas
- 45
Cerrar la actuación
2 personas
- 46
Despedir al público
3 personas
- 47
Entrega del guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 48
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
- 49
Desmontar la decoración
4 personas
- 50
Apagar la técnica
2 personas
- 51
Retirar sillas y mesas
3 personas
- 52
Lavar la vajilla
2 personas
- 53
Recoger la basura
2 personas
- 54
Limpiar la sala
3 personas
- 55
Revisar y empaquetar los materiales
2 personas
- 56
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 57
Recoger las cosas sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 80
- Mesascant. 8
- Percheroscant. 2
- Mesas de vestuariocant. 2
- Sillas plegables backstagecant. 6
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Portátil de reproducción
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 4
- Lámparas de obracant. 2
- Reguladores de cablecant. 2
Decoración
- Telones de fondocant. 2
- Paneles decorativoscant. 4
- Plantas decorativascant. 6
- Mantelescant. 8
- Cartel de entrada
- Flechas de direccióncant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cucharillascant. 80
- Jarrascant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas de serviciocant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas de servircant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Cajas de almacenamientocant. 6
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva la sala y confirma la actuación antes de enviar invitaciones. Deja cerrados el horario de apertura, la duración de la función y el tiempo necesario para montar y desmontar.
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite para las inscripciones. Recoge en el mismo formulario las preferencias dietéticas para pedir el catering con datos reales.
- Haz la prueba técnica antes de que lleguen los invitados: comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, portátil, luces LED y todos los cables. Reserva entre 60 y 90 minutos para solucionar fallos sin retrasar la función.
- Prepara el programa, las entradas y la lista de invitados como documentos separados. Imprime el programa al menos 2 días antes y deja una copia de la lista en la mesa de entrada para controlar accesos y guardarropa.
- Monta la decoración y el escenario antes de colocar las sillas definitivamente. Deja libres los pasillos, fija los cables con cinta gaffer y asigna voluntarios a entrada, guardarropa, catering y apoyo técnico antes de abrir la sala.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de teatro?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar la sala, confirmar la actuación, enviar invitaciones, procesar las entradas y pedir el catering después de conocer las inscripciones.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una noche de teatro?
- Envíalas al menos 3 semanas antes de la fecha. Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes para poder confirmar el número de asistentes, las preferencias dietéticas y las cantidades del catering.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para preparar la sala?
- Calcula entre 3 y 4 horas el día del evento para abrir la sala, recibir entregas, montar el escenario, colocar la decoración y organizar las sillas. Añade entre 60 y 90 minutos para la prueba técnica.
- ¿Cuándo hay que imprimir el programa de la función?
- Imprímelo 2 o 3 días antes, cuando el orden de la actuación y los nombres estén confirmados. Prepara algunas copias adicionales, aproximadamente un 10 % más que el número previsto de invitados.
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