Themenabend organisieren: So bleibt der Ablauf unter Kontrolle

Ein Themenabend beginnt nicht mit der Dekoration, sondern mit Saal, Termin und Show. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Kartenverkauf und die Erfassung von Ernährungswünschen. Plane Technik, Catering und Helfer spätestens in der letzten Woche verbindlich ein. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan: Lieferungen annehmen, Bühne und Spielfläche vorbereiten, Getränke kühlen und Einlass sowie Garderobe besetzen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Saal reservieren
2
Show und Datum festlegen
2 Personen
3
Einladungen erstellen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Programm drucken
8
Kartenverkauf abwickeln
9
Dekorentwurf ausarbeiten
2 Personen
10
Dekorationsteile einsammeln
3 Personen
11
Technik prüfen
2 Personen
12
Catering bestellen
13
Freiwillige einteilen
14
Wegbeschreibung versenden
15
Karten und Gästeliste prüfen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Dekor vorinstallieren
3 Personen
19
Kleidung und Requisiten bereitlegen
2 Personen

Event

20
Saal öffnen
2 Personen
21
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
22
Bühne und Spielfläche aufbauen
4 Personen
23
Dekoration aufstellen
3 Personen
24
Stühle aufstellen
3 Personen
25
Einlass- und Garderobentisch aufstellen
2 Personen
26
Licht und Ton anschließen
2 Personen
27
Mikrofone testen
2 Personen
28
Lichtstufen einstellen
2 Personen
29
Requisiten bereitstellen
2 Personen
30
Umkleide einrichten
2 Personen
31
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
32
Snacks portionieren
2 Personen
33
Programme und Karten bereitlegen
2 Personen
34
Garderobe einrichten
2 Personen
35
Türen öffnen
3 Personen
36
Besucher empfangen
3 Personen
37
Garderobe annehmen
2 Personen
38
Besucher zu ihren Plätzen leiten
2 Personen
39
Vorstellung starten
2 Personen
40
Licht und Ton bedienen
2 Personen
41
Requisiten austauschen
2 Personen
42
Getränke nachfüllen
2 Personen
43
Pausensnacks servieren
3 Personen
44
Saal wieder vorbereiten
2 Personen
45
Vorstellung abschließen
2 Personen
46
Publikum verabschieden
3 Personen
47
Garderobe ausgeben
2 Personen

Nachbereitung

48
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
49
Deko abbauen
4 Personen
50
Technik ausschalten
2 Personen
51
Stühle und Tische wegräumen
3 Personen
52
Geschirr abwaschen
2 Personen
53
Abfall sammeln
2 Personen
54
Saal reinigen
3 Personen
55
Sachen kontrollieren und einpacken
2 Personen
56
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
57
Übrig gebliebene Sachen aufräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 80
TischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2
UmkleidetischeAnz. 2
Klappstühle im Backstage-BereichAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Abspiel-Laptop
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 4
BaustrahlerAnz. 2
KabeldimmerAnz. 2

Dekoration

HintergrundtücherAnz. 2
DekorplattenAnz. 4
Dekorative PflanzenAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
Eingangsschild
RichtungspfeileAnz. 8
NamensschilderAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 80
TellerAnz. 80
GabelnAnz. 80
TeelöffelAnz. 80
KaraffenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ServiertablettsAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ServierzangenAnz. 4
MessbecherAnz. 2
VorratsboxenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Saal und lege Show und Datum zuerst fest. Verschicke die Einladungen anschließend so früh, dass du mindestens 7 Tage vor dem Termin eine belastbare Gästeliste und die Ernährungswünsche hast.
Teile die Vorbereitung in zwei Blöcke: Dekorationsteile und Requisiten vorher einsammeln, Bühne, Stühle, Tische und Eingang erst am Veranstaltungstag aufbauen. So bleibt der Saal bis zum Aufbau nutzbar.
Prüfe die Technik nicht erst beim Einlass. Teste Lautsprecher, Audiomischpult, Funkmikrofone, Abspiel-Laptop und Bühnenlichter spätestens am Vortag und sichere Kabel mit Gaffer Tape.
Bestelle das Catering nach der bestätigten Anmeldung, nicht nach der Zahl der verschickten Einladungen. Stelle für den Empfang außerdem Gläser, Karaffen, Kaffeetassen und mindestens eine Kaffeemaschine bereit.
Plane für den Veranstaltungstag feste Zuständigkeiten ein: Eine Person nimmt Lieferungen entgegen, eine kontrolliert Karten und Gästeliste, und mindestens zwei Personen kümmern sich vor dem Einlass um Saal, Dekoration und Getränke.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Saal für einen Themenabend reservieren?: Reserviere den Saal, sobald Termin und Show grob feststehen, idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. So bleiben Zeitfenster für Aufbau, Lieferungen und den Techniktest verfügbar.
Wann sollte ich die Einladungen für einen Themenabend verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze den Anmeldeschluss auf 7 bis 10 Tage vorher, damit Catering, Sitzplätze und Namensschilder rechtzeitig angepasst werden können.
Wann muss die Technik für den Themenabend geprüft werden?: Führe den vollständigen Techniktest spätestens am Vortag durch und prüfe Mikrofone, Audiomischpult, Laptop, Lautsprecher und Bühnenlichter gemeinsam. Am Veranstaltungstag reicht dann eine kurze Funktionskontrolle vor dem Einlass.
Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?: Plane für Bühne, Spielfläche, Stühle, Dekoration, Einlass- und Garderobentisch mindestens 3 Stunden ein. Lieferungen und Catering sollten spätestens 90 Minuten vor dem Einlass angekommen sein.

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