Organiser une soirée théâtre sans improviser la logistique

Une soirée théâtre se prépare dans un ordre précis : confirmer le spectacle et la date, réserver la salle, puis ouvrir les inscriptions et la billetterie. Ensuite, il faut coordonner les besoins alimentaires, le décor, les costumes, la technique et les bénévoles. Les oublis arrivent surtout dans les dernières 48 heures : accès, livraisons, boissons à refroidir et installation des chaises. Ce plan vous aide à répartir les tâches jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Fixer le spectacle et la date
2 personnes
3
Rédiger les invitations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Imprimer le programme
8
Traiter la vente des billets
9
Élaborer le design du décor
2 personnes
10
Rassembler les éléments de décoration
3 personnes
11
Vérifier la technique
2 personnes
12
Commander le catering
13
Répartir les bénévoles
14
Envoyer les indications d'accès
15
Vérifier les invitations et la liste des invités
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Pré-monter la déco
3 personnes
19
Préparer les costumes et accessoires
2 personnes

Événement

20
Ouvrir la salle
2 personnes
21
Réception des livraisons
2 personnes
22
Monter la scène et la zone de jeu
4 personnes
23
Installer la décoration
3 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Installer la table d’entrée et du vestiaire
2 personnes
26
Brancher l’éclairage et le son
2 personnes
27
Tester les microphones
2 personnes
28
Régler les niveaux d’éclairage
2 personnes
29
Installer les accessoires
2 personnes
30
Aménager le vestiaire
2 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Portionner les amuse-bouches
2 personnes
33
Préparer les programmes et les billets
2 personnes
34
Aménager le vestiaire
2 personnes
35
Ouvrir les portes
3 personnes
36
Accueillir les visiteurs
3 personnes
37
Garderobe
2 personnes
38
Orienter les visiteurs vers les places
2 personnes
39
Lancer le spectacle
2 personnes
40
Gérer la lumière et le son
2 personnes
41
Changer les accessoires
2 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Servir les en-cas de pause
3 personnes
44
Remettre la salle en état
2 personnes
45
Clôturer le spectacle
2 personnes
46
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
47
Distribuer le vestiaire
2 personnes

Suivi

48
Refroidir le catering restant
2 personnes
49
Démonter le décor
4 personnes
50
Éteindre la technique
2 personnes
51
Ranger les chaises et les tables
3 personnes
52
Faire la vaisselle
2 personnes
53
Rassembler les déchets
2 personnes
54
Nettoyer la salle
3 personnes
55
Vérifier et emballer les affaires
2 personnes
56
Rendre les articles empruntés
2 personnes
57
Ranger le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 8
Portantsqté 2
Tables de logeqté 2
Chaises pliantes backstageqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable de lecture
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 4
Projecteurs de chantierqté 2
Gradateurs à câbleqté 2

Décoration

Toiles de fondqté 2
Panneaux décoratifsqté 4
Plantes décorativesqté 6
Nappesqté 8
Panneau d’entrée
Flèches directionnellesqté 8
Badges nominatifsqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillères à caféqté 80
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs de stockageqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et le spectacle avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 à 3 semaines entre l’envoi et la représentation pour traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et la billetterie.
Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la soirée. Vous aurez ainsi le nombre de chaises, d’assiettes, de verres et de portions nécessaires pour le catering.
Faites un essai technique complet au moins 24 heures avant l’accueil du public : haut-parleurs, mixeur, microphones sans fil, ordinateur de lecture, projecteurs et rallonges doivent être testés ensemble.
Préparez le décor et les costumes la veille, mais gardez l’installation finale pour le jour même. Prévoyez notamment les toiles de fond, les panneaux, les plantes et le ruban gaffer pour sécuriser les câbles.
Donnez à chaque bénévole une mission et une heure d’arrivée écrites. À l’ouverture de la salle, vérifiez séparément l’entrée, le vestiaire, la liste des invités, les livraisons, la scène et la zone de jeu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée théâtre ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer le spectacle, envoyer les invitations, vendre les billets et organiser la technique sans précipitation.
Quand envoyer les invitations pour une soirée théâtre ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la représentation. Indiquez une date limite d’inscription située 5 à 7 jours avant l’événement afin de finaliser les places et le catering.
Quand tester la sonorisation et les lumières ?: Faites un test complet la veille, puis une vérification rapide 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Testez les microphones, les haut-parleurs, les projecteurs LED, les gradateurs et toutes les multiprises.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez au moins 3 heures pour monter la scène, installer les chaises, la décoration, l’entrée et le vestiaire. Ajoutez 30 minutes pour réceptionner les livraisons et régler les derniers détails.

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