Zo organiseer je een toneelavond zonder last-minute stress

Een toneelavond organiseren begint niet bij de decorstukken, maar bij datum, locatie en het programma. Leg daarna vast hoeveel bezoekers je verwacht en werk van publiek en zaal naar techniek, decor en catering. Plan controles op verschillende momenten: kostuums, rekwisieten, teksten, cues en apparatuur lopen anders snel door elkaar. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde, vrije looproutes en één aanspreekpunt achter de schermen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Voorstelling en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Reserveringen maken
8
Draaiboek printen
9
Bezoekerslijst printen
10
Programmafolders vouwen
2 personen
11
Decorstukken controleren
2 personen
12
Kostuums controleren
2 personen
13
Rekwisieten sorteren
2 personen
14
Teksten en cues klaarleggen
2 personen
15
Dranken inkopen
2 personen
16
Hapjes inkopen
2 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
20
Entreebalie inrichten
2 personen
21
Garderobe inrichten
2 personen
22
Zaal leegmaken
4 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen opstellen
4 personen
25
Looproutes vrijmaken
2 personen
26
Decor opbouwen
4 personen
27
Decor veilig vastzetten
2 personen
28
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
29
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
30
Verlichting aansluiten
2 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Lichtstanden testen
2 personen
33
Nooduitgangen controleren
2 personen
34
Toiletten controleren
2 personen
35
Kleedkamers inrichten
2 personen
36
Kostuums klaarleggen
2 personen
37
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
38
Programmafolders neerleggen
2 personen

Event

39
Entree bemannen
2 personen
40
Bezoekers ontvangen
2 personen
41
Jassen aannemen
2 personen
42
Programmafolders uitdelen
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Hapjes serveren
2 personen
45
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
46
Licht tijdens voorstelling bedienen
47
Geluid tijdens voorstelling bedienen
48
Rekwisieten tijdens scènes klaarzetten
2 personen
49
Pauzedranken klaarzetten
3 personen
50
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Zaal tijdens pauze begeleiden
2 personen
53
Toiletten tussentijds controleren
54
Publiek na afloop begeleiden
2 personen
55
Jassen teruggeven
2 personen

Nazorg

56
Restanten veilig verpakken
2 personen
57
Servies verzamelen
3 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
60
Decor afbreken
4 personen
61
Rekwisieten opbergen
2 personen
62
Kostuums verzamelen
2 personen
63
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
64
Verlichting afkoppelen
2 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Zaal schoonmaken
3 personen
67
Toiletten schoonmaken
2 personen
68
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
69
Afval naar verzamelpunt brengen
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Kostuums reinigen en retourneren
2 personen
72
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 100

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Batterijen AAaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Werklampenaantal 4
Lichtfiltersaantal 6

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Decorpanelenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 6
Plakbandaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Tie-wrapsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Kannenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig datum, locatie en voorstelling eerst; verstuur uitnodigingen pas wanneer programma, aanmeldwijze en praktische informatie vaststaan. Verwerk aanmeldingen direct en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de avond.
Maak het draaiboek niet alleen voor de voorstelling. Zet ook tijden voor zaalopbouw, techniekcontrole, ontvangst, pauze, opruimen en eventuele wissels tussen scènes in het document en print minstens één exemplaar.
Controleer decorpanelen, achterdoeken, kostuums en rekwisieten per scène. Leg teksten en cues in dezelfde volgorde klaar als in het programma, zodat spelers en techniek niet op losse notities hoeven te zoeken.
Test luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, muziekspeler en verlichting vóór bezoekers binnenkomen. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en AA-batterijen; een reservebatterij voorkomt dat een microfoon tijdens de voorstelling uitvalt.
Richt entree, garderobe, koffie- en theepunt en zaal pas in nadat de looproutes zijn vrijgemaakt. Zet stoelen en tafels zo neer dat bezoekers, spelers en bediening elkaar niet kruisen en houd een vrije doorgang naar de speelvloer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een toneelavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur uitnodigingen zodra die basis vastligt en plan de technische en decorcontrole uiterlijk 1 week voor de voorstelling.
Wat regel je eerst bij het organiseren van een toneelavond?: Leg eerst datum en locatie vast en bevestig daarna de voorstelling en het programma. Pas daarna kun je uitnodigingen, reserveringen, bezoekersaantallen en catering betrouwbaar plannen.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een toneelavond?: Reserveer minimaal 3 uur voor zaal, decor, techniek, entree en catering; bij veel decorwissels of complexe belichting is 4 uur veiliger. Plan daarna nog een korte doorloop voor teksten, cues en microfoons.
Wanneer koop je drank en hapjes voor een toneelavond?: Koop houdbare dranken en servies enkele dagen vooraf en haal gekoelde producten zo laat mogelijk, bij voorkeur op de dag zelf. Zet dranken pas kort voor ontvangst koud en bereid hapjes volgens hun bewaartermijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.