Cómo organizar una noche de teatro sin olvidos
Una noche de teatro se organiza mejor en dos líneas paralelas: primero cierras fecha, lugar y programa; después preparas al público, la sala y la parte técnica. Empieza por registrar la actuación y enviar las invitaciones antes de comprar comida o montar la decoración. Las inscripciones y las preferencias dietéticas determinan las reservas y los aperitivos. El día del evento, deja lista la entrada, el guardarropa, el sonido y las rutas de paso antes de recibir a la primera persona.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Registrar la actuación y el programa
2 personas
- 3
Redactar invitaciones
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Hacer reservas
- 8
Imprimir el plan de trabajo
- 9
Imprimir la lista de visitantes
- 10
Doblar folletos del programa
2 personas
- 11
Comprobar los elementos de decoración
2 personas
- 12
Comprobar los disfraces
2 personas
- 13
Clasificar los accesorios
2 personas
- 14
Preparar textos y señales de entrada
2 personas
- 15
Comprar bebidas
2 personas
- 16
Comprar aperitivos
2 personas
- 17
Enfriar las bebidas
2 personas
- 18
Preparar aperitivos
3 personas
- 19
Montar el punto de café y té
2 personas
- 20
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 21
Montar el guardarropa
2 personas
- 22
Desocupar la sala
4 personas
- 23
Montar mesas
3 personas
- 24
Colocar las sillas
4 personas
- 25
Despejar las rutas de paso
2 personas
- 26
Montar la decoración
4 personas
- 27
Fijar la decoración de forma segura
2 personas
- 28
Preparar los accesorios
2 personas
- 29
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 30
Conectar la iluminación
2 personas
- 31
Probar los micrófonos
2 personas
- 32
Probar los modos de iluminación
2 personas
- 33
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
- 34
Comprobar los baños
2 personas
- 35
Preparar los vestuarios
2 personas
- 36
Preparar los disfraces
2 personas
- 37
Preparar el buffet de catering
3 personas
- 38
Colocar los folletos del programa
2 personas
Evento
- 39
Atender la entrada
2 personas
- 40
Recibir a los visitantes
2 personas
- 41
Recibir abrigos
2 personas
- 42
Repartir folletos del programa
2 personas
- 43
Servir café y té
2 personas
- 44
Servir aperitivos
2 personas
- 45
Guiar al público al recinto
2 personas
- 46
Controlar la iluminación durante la función
- 47
Controlar el sonido durante la función
- 48
Colocar el atrezzo durante las escenas
2 personas
- 49
Preparar las bebidas del descanso
3 personas
- 50
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Guiar la sala durante el descanso
2 personas
- 53
Comprobar los baños periódicamente
- 54
Guiar al público al final
2 personas
- 55
Devolver los abrigos
2 personas
Seguimiento
- 56
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
- 57
Recoger la vajilla
3 personas
- 58
Recoger la basura
3 personas
- 59
Recoger las mesas y sillas
4 personas
- 60
Desmontar la decoración
4 personas
- 61
Guardar los accesorios
2 personas
- 62
Reunir los trajes
2 personas
- 63
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
- 64
Desconectar la iluminación
2 personas
- 65
Lavar la vajilla
3 personas
- 66
Limpiar la sala
3 personas
- 67
Limpiar los baños
2 personas
- 68
Guardar el equipo de forma segura
2 personas
- 69
Llevar los residuos al punto de recogida
2 personas
- 70
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 71
Limpiar y devolver los trajes
2 personas
- 72
Guardar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesas plegablescant. 8
- Taburetes de barcant. 4
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 100
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Reproductor de música
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Pilas AAcant. 12
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Lámparas de trabajocant. 4
- Filtros de luzcant. 6
Decoración
- Telones de fondocant. 3
- Paneles decorativoscant. 6
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Señales direccionalescant. 6
- Cinta adhesivacant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Bridascant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tijerascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cuencoscant. 12
- Jarrascant. 6
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 8
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación y el programa antes de redactar las invitaciones. Envía las invitaciones con suficiente antelación para que puedas gestionar las inscripciones y recoger las preferencias dietéticas antes de hacer reservas.
- Imprime el plan de trabajo y la lista de visitantes antes del montaje. Prepara también los folletos del programa y los textos de entrada; buscarlos durante la llegada de los invitados provoca colas innecesarias.
- Haz una prueba técnica completa con altavoces, mesa de mezclas y micrófonos inalámbricos antes de abrir las puertas. Comprueba los cables alargadores, las regletas y las pilas AA, y cubre los cables que crucen zonas de paso.
- Monta primero la estructura de la sala: desocupa el espacio, coloca mesas y sillas, instala el guardarropa y despeja las rutas de paso. Después añade telones, paneles, manteles y señales, para no mover la decoración al reorganizar el mobiliario.
- Compra bebidas y aperitivos según el número confirmado, enfría las bebidas con antelación y monta el punto de café y té antes de la recepción. Deja vasos, platos, cubiertos y tazas juntos para que el servicio no dependa de una sola persona.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para una noche de teatro?
- Envíalas al menos 3 semanas antes de la función. Así tendrás tiempo para gestionar las inscripciones, recoger preferencias dietéticas, hacer reservas e imprimir la lista definitiva de visitantes.
- ¿Cuándo hay que preparar la sala para una noche de teatro?
- Haz el montaje principal el mismo día con varias horas de margen, antes de que lleguen los invitados. Coloca primero el mobiliario y las rutas de paso, y reserva tiempo después para probar el sonido, la iluminación y la entrada.
- ¿Cuándo se deben enfriar las bebidas y preparar los aperitivos?
- Enfría las bebidas al menos 4 horas antes de la recepción si dependen de un frigorífico normal. Prepara los aperitivos lo más cerca posible del inicio, pero deja montados con antelación los platos, vasos y utensilios necesarios.
- ¿Qué hay que comprobar antes de abrir las puertas del teatro?
- Haz una comprobación final 30 minutos antes: lista de visitantes, señales de entrada, guardarropa, folletos, vestuario, accesorios, sonido, micrófonos y rutas despejadas. Comprueba también que el café, el té y las bebidas estén listos para el primer grupo de invitados.
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