Organiser une soirée théâtre, étape par étape

Une soirée théâtre se prépare dans un ordre précis : confirmer la date et le lieu, fixer le spectacle, puis gérer les inscriptions et l’accueil. Le jour J, la circulation, la technique et les changements entre les espaces comptent autant que le programme. Prévoyez aussi du temps pour les costumes, les accessoires, les boissons et le point café. Ce plan vous aide à répartir les 72 tâches et à vérifier les 48 éléments nécessaires sans attendre la dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Fixer le spectacle et le programme
2 personnes
3
Rédiger les invitations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Faire les réservations
8
Imprimer le déroulé
9
Imprimer la liste des visiteurs
10
Plier les programmes
2 personnes
11
Vérifier les éléments de décor
2 personnes
12
Vérifier les costumes
2 personnes
13
Trier les accessoires
2 personnes
14
Préparer les textes et les indications
2 personnes
15
Acheter les boissons
2 personnes
16
Acheter des amuse-bouches
2 personnes
17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Installer le point café et thé
2 personnes
20
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
21
Aménager le vestiaire
2 personnes
22
Vider la salle
4 personnes
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Dégager les voies de circulation
2 personnes
26
Monter la décoration
4 personnes
27
Fixer solidement le décor
2 personnes
28
Installer les accessoires
2 personnes
29
Raccorder le matériel audio
2 personnes
30
Brancher l’éclairage
2 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
33
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
34
Vérifier les toilettes
2 personnes
35
Aménager les vestiaires
2 personnes
36
Préparer les costumes
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Déposer les brochures du programme
2 personnes

Événement

39
Tenir l'entrée
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
2 personnes
41
Prendre les vestes
2 personnes
42
Distribuer les programmes
2 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
2 personnes
45
Accompagner le public à la salle
2 personnes
46
Gérer l’éclairage pendant le spectacle
47
Gérer le son pendant la représentation
48
Installer les accessoires pendant les scènes
2 personnes
49
Préparer les boissons de la pause
3 personnes
50
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Accompagner la salle pendant la pause
2 personnes
53
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
54
Accompagner le public après l'événement
2 personnes
55
Rendre les vestes
2 personnes

Suivi

56
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
60
Démonter le décor
4 personnes
61
Ranger les accessoires
2 personnes
62
Rassembler les costumes
2 personnes
63
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
64
Débrancher l’éclairage
2 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer la salle
3 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
69
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Nettoyer et retourner les costumes
2 personnes
72
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables pliantesqté 8
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 100

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles AAqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes de chantierqté 4
Filtres de lumièreqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 3
Panneaux décoratifsqté 6
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 6
Ruban adhésifqté 6
Passe-câblesqté 8
Attaches-câblesqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Petits bolsqté 12
Carafesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et le spectacle, puis envoyez les invitations au moins 3 semaines à l’avance. Gardez une date limite d’inscription afin de connaître le nombre de chaises, de verres et de portions à prévoir.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la soirée. Cette information doit être disponible avant les réservations et la préparation des en-cas.
Faites un essai technique dans la salle au moins 2 heures avant l’arrivée du public : testez les haut-parleurs, les microphones sans fil, la table de mixage, les projecteurs et les rallonges. Gardez des piles AA de rechange et fixez les câbles avec des passe-câbles.
Aménagez d’abord les zones qui conditionnent l’accueil : entrée, vestiaire, circulation et places assises. Laissez les voies de passage dégagées et prévoyez au moins 30 minutes pour installer les tables, les chaises et les portants.
Préparez les programmes, les textes, les indications, les costumes et les accessoires dans des ensembles séparés avant le jour J. Mettez les boissons au frais quelques heures à l’avance et installez le point café-thé avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée théâtre ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de confirmer le spectacle, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de réserver ce qui manque.
Quand envoyer les invitations pour une soirée théâtre ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Fixez une limite de réponse à 7 jours avant l’événement pour ajuster les chaises, les boissons et les besoins alimentaires.
Quand installer la salle avant une soirée théâtre ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Réservez les 30 dernières minutes au test du son, de l’éclairage, des microphones et des voies de circulation.
Combien de boissons prévoir pour une soirée théâtre ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si la durée ou le nombre de participants reste incertain.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.